Vārdi “izrakstiet rēķinu” bieži vien ir noslēgums ilgstošam pārdošanas procesam. Ja tajā iesaistītajiem tie šķiet kā labs nobeigums vai vismaz nozīmīgs punkts, tad grāmatvedībai tas ir jauna procesa sākums. Maksājumu automatizācija un citi IT risinājumi palīdz samazināt šī procesa izmaksas.
Norēķinu procesa nemanāmās izmaksas
Rēķina izrakstīšana iesāk vairāku secīgu darbību plūsmu, kurā ir iesaistīti gan piegādātāja un saņēmēja grāmatveži, gan arī citas personas. Vairums uzņēmumu ikdienā izraksta daudz rēķinu un veic daudzu rēķinu apmaksu, tam patērējot nozīmīgu grāmatvežu darba laika daļu. Laiks, kā zināms, ir nauda, tāpēc ir vērts papētīt, vai to nav iespējams ietaupīt, izmantojot tehnoloģiju piedāvātās iespējas.
Rēķinu plūsma
Rēķinu izrakstīšana
Vairums uzņēmumu rēķinu izrakstīšanai vairs neizmanto Word vai Excel, bet paveic to ar grāmatvedības programmas palīdzību. Tas nodrošina virkni priekšrocību – iespējams analizēt apgrozījumu, sekot līdz apmaksai, iegūt detalizētas atskaites. Tomēr daudz mazāk uzņēmumi ir gājuši vēl tālāk – aizstājot rēķina izrakstīšanu katram klientam atsevišķi ar automātisku rēķinu ģenerēšanu uz sistēmā ievadīta algoritma pamata. Piemēram, ja jums ir jāizraksta SIA “Neaizmirstule” rēķins reizi mēnesī, nav nepieciešams par to katru mēnesi atcerēties – moderna grāmatvedības programma to izdarīs jūsu vietā.
Rēķinu nogādāšana
Tehnoloģiju iespējas ir vēl lielākas, kad nonākam līdz nepieciešamībai rēķinu nogādāt. Daudzi uzņēmumi pasta pakalpojumu vietā izmanto iespēju rēķinus klientiem nosūtīt pa e-pastu. Arī šo darbu ir iespējams uzticēt modernai grāmatvedības sistēmai – programma spēj ne tikai vajadzīgajā datumā pati rēķinu izveidot, bet arī automātiski nosūtīt to uz klienta e-pastu. Lai gan šis jauninājums vēl tikai ieviešas ikdienas dzīvē, tehnoloģijas strauji attīstās un nu jau vairs nav nepieciešams izmantot e-pastu – ja klients ir cits uzņēmums, iespējams rēķinu nogādāt arī tieši klienta ERP sistēmā.
Rēķinu saņemšana un apstrāde
Vai kādam no jums ir gadījusies situācija, kad piegādātājs zvana par nesamaksātu rēķinu, kas grāmatvedībā nekad nav manīts? Varbūt ir gadījies, ka grāmatvedībā nonāk rēķins, uz kura nav visu nepieciešamo saskaņotāju paraksti? Šādas situācijas patērē ārkārtīgi daudz laika, turklāt rada arī problēmas sadarbībā ar piegādātājiem. Arī tās ir iespējams novērst ar tehnoloģiju palīdzību, izmantojot rēķinu digitalizācijas un saskaņošanas risinājumus.
Saņemtos rēķinus grāmatvedības programmā var ievadīt manuāli, tomēr laiku taupošs risinājums ir izvēlēties to automātisku ielādi.
Maksājumu plūsma un Maksājumu automatizācija
Maksājumu sagatavošana un nosūtīšana
Kad pienācis brīdis rēķinu apmaksāt, grāmatveži gatavo maksājumu uzdevumu. Daudz laika iespējams ietaupīt, veidojot maksājuma uzdevumu nevis katram rēķinam atsevišķi, bet gan ģenerējot tos visam rēķinu sarakstam vienlaicīgi.
Maksājumu saņemšana un apstrāde
Ikviens uzņēmums ir ne tikai maksātājs, bet arī maksājumu saņēmējs. Uzņēmumos ar lielu ienākošo maksājumu skaitu, ievērojams darba apjoms tiek veltīts maksājumu apstrādei. Joprojām daudzi uzņēmumi maksājumus apstrādā manuāli, vienu pēc otra tos ievadot grāmatvedības programmā. Uzņēmumi ar lielu maksājumu skaitu, tam izmanto manuālu bankas pārskata ielādi grāmatvedības sistēmā. Vēl vairāk laika iespējams ietaupīt, izmantojot automātisku saraksta ielādi ar tiešsaistes bankas risinājuma palīdzību. Risinājums paredz, ka uzņēmums nosaka atpazīšanas un piesaistes parametrus, pēc kuriem bankā saņemtais maksājums tiek automātiski atpazīts un piesaistīts attiecīgajam dokumentam uzņēmuma grāmatvedības sistēmā.
Ko dara grāmatvedis, kad maksājuma plūsma ir automatizēta?
Pārskata eksports no internetbankas, ieskaitot bankas atvēršanu, pierakstīšanos un citas darbības, aizņem aptuveni 5 minūtes. Savukārt, viena maksājuma apstrāde veiklam grāmatvedim aizņem vismaz 30 sekundes, mazliet gausākam – pat minūti. Vidēja lieluma uzņēmumam ik dienu ir jāapstrādā apmēram 200 maksājumi. Neliela matemātika un redzam ka, ik dienu cilvēks tam patērē gandrīz divas stundas, kas mēnesī ir veselas 40 stundas. Protams, tas viss ir pie nosacījuma, ka cilvēks, veicot manuālo darbu, nav pieļāvis kļūdas, kas jālabo. Savukārt situācijā, kad tiek izmantota tiešsaistes banka, maksājumu apstrāde notiek automātiski un vienīgais, kas jāizdara, ir jāvelta 5 minūtes konta atlikuma un grāmatvedības sistēmā redzamā konta atlikuma salīdzināšanai vienu reizi dienā.
Ko iesākt ar ietaupīto laiku? Nodarboties ar inteliģentiem uzdevumiem, ko datori nespēj izdarīt bez cilvēka palīdzības.
