Ikgadējā inventarizācija. Vai tai jābūt dārgai un mokošai?

Katrā uzņēmumā ir virkne dažādu pamatlīdzekļu kā, piemēram, galdi, datori, skapji, krēsli, galda lampas, kafijas automāti, printeri u.t.t. Piemēram, SIA Visma Enterprise, uzņēmumam ar 132 darbiniekiem, ir aptuveni 1360 pamatlīdzekļu vienības.

Likums nosaka, ka inventarizācija ir jāveic vismaz reizi gadā un tā uzņēmumam ir nepieciešama, lai aktualizētu pamatlīdzekļu un  inventāra daudzumu, novērstu uzskaites kļūdas, kā arī atklātu inventāra un pamatlīdzekļu zudumus.

Kā parasti notiek inventarizācijas process?

Vispirms no grāmatvedības programmas tiek izdrukāts garš saraksts ar uzņēmumā esošo inventāru un pamatlīdzekļiem.

Tad seko procesa garākā un sarežģītākā daļa – visu sarakstā un dabā atrodamo lietu pārskaitīšana. Darbiniekam ir jāspēj ne tikai orientēties garajos inventarizācijas sarakstos, bet arī jāsameklē, kur katra lieta atrodas. Praksē tas izpaužas kā darbinieka “pastaiga” pa kabinetiem vairāku dienu ilgumā, meklējot katru saskaitāmo vienību.

Katram galdam, krēslam u.c. materiālajām vērtībām jāsameklē uzlīmētais inventarizācijas numurs, kas jāsalīdzina ar sarakstā esošo, un katra vienība ar roku jāatzīmē sarakstā.

Kad šis garais un nogurdinošais process ir pabeigts, aizpildītais saraksts jāievada programmā. Atkarībā no saimniecības lieluma, tas ir vairāku dienu vai stundu ilgs darbs kādam, kas, uzlicis lineālu uz izdrukātām tabulām, datus ievada datorā.

Visa šī procesa noslēgumā ir neizbēgamā kļūdu labošana. Kad tiek konstatēts, ka Jānim bija jābūt krēslam, kas nezin kāpēc neparādās inventarizācijas papīros, kādam ir jāmeklē, lai noskaidrotu pazudušās mēbeles likteni. Visbiežāk izrādās, ka tas, kādu iemeslu dēļ, gluži vienkārši nav pieskaitīts.

Kāpēc “kā parasti” nav “labi”?

Šāda inventarizācija ir gara un nogurdinoša, pastāv liela iespēja kļūdīties. Piemēram, dienas beigās, kad acis ir nogurušas no nemitīga sasprindzinājuma, darbinieks nepareizi nolasa vai atzīmē inventāra numuru. Vai arī, atgriežoties pēc kafijas pauzes, ir aizmirsis, cik tālu ticis ar uzskaiti.

Turklāt mēs nekad nevaram būt  pārliecināti, vai vispār esam inventarizējuši pareizo vienību – ir taču tik vienkārši kļūdīties un ielikt atzīmi pie nepareizā ieraksta. Pastāv arī iespēja, ka kāds neapzinīgāks darbinieks neatrod pamatlīdzekli, bet vienkārši saliek ķeksīšus inventarizācijas sarakstā.

Protams, visas šīs kļūdas tiek atrastas un novērstas, bet tas notiek darba devēja apmaksātā laikā. Varētu pieņemt darbā darbiniekus, kas nekad nenogurst un nekļūdās. Bet varbūt tomēr ir kāds labāks risinājums?

Elektroniskā inventarizācija

Uzņēmumi, kuriem ir daudz inventāra un pamatlīdzekļu un/vai vēlme ietaupīt, darbinieku laiku izmantojot efektīvi, inventarizācijas veikšanai izmanto tehnoloģijas. Nav nepieciešams drukāt garus sarakstus un ar roku tajos atzīmēt katru galdu, skapīti un datoru, jo šo darbu var uzticēt elektroniskajām iekārtām – datu termināliem.

Kā notiek elektroniskā inventarizācija?

new

Vispirms no grāmatvedības uzskaites programmas tiek nosūtīts jeb eksportēts skaitāmo vienību sarakstu uz ierīci, kuru izmantos inventarizācijas veikšanai. Tā var būt jebkāda mobila ierīce, kas spēj nolasīt svītrkodu. Var izmantot tādas plaši zināmas ierīces kā datori vai telefoni, bet ērtāk noteikti būs ar šim nolūkam speciāli piemērotu rīku.

Kad saraksts no grāmatvedības programmas ir ielādēts mobilajā ierīcē, var doties ekspedīcijā pa kabinetiem un uzmeklēt saskaitāmās vienības. Labākie elektroniskās inventarizācijas risinājumi ļauj izvēlēties, vai skatīšanu vēlas veikt “pa kabinetiem” vai “pa atbildīgajiem”. Tas nozīmē, ka inventarizācijas veicējs Anna var izvēlēties, vai viņa vēlas dodies uz sapulču telpu A, savā mobilajā ierīcē redzot sarakstu ar visu, kam tur jābūt, vai arī viņa vēlas doties pie Jāņa ar sarakstu ar visiem viņa atbildībā esošajiem priekšmetiem.

Inventarizācija notiek, ar mobilo ierīci noskenējot svītrkodu, kas uzlīmēts uz skaitāmā priekšmeta. Pēc tam iespējams ierakstīt vajadzīgo skaitu, pievienot komentāru, mainīt atbildīgo personu, struktūrvienību. Ja kādā kabinetā atrodas priekšmets, kam tur “nav jābūt”, automātiski tiek fiksēta atrašanās vietas maiņa uzskaites datos.

Procesa gaitā pēc atskaites ir iespēja izsekot, cik pamatlīdzekļi kopumā jāapseko, kādi materiāli jau ir inventarizēti un kuri vēl jāapseko.

Kad skaitīšana pabeigta, mobilā ierīce vienkārši jāpievieno datoram un inventarizācijas rezultāti tiek ielādēti grāmatvedības programmā tālākai apstrādei. Faktiski saskatītos rezultātus var ātri salīdzināt ar uzskaites sistēmā esošajiem, uzreiz konstatēt nesakritības un veikt korekcijas.

Kāpēc elektroniski ir labāk nekā manuāli?

Laika (un naudas) ietaupījums

Elektroniskā inventarizācija notiek ātrāk, līdz ar to uzņēmuma darbinieki savu laiku var tērēt citiem vērtīgiem darbiem. Lielākais laika ietaupījums rodas, izvairoties no nevajadzīgām manuālām darbībām (sarakstu ievadīšana datorā u.c.) un kļūdām. Kā zināms, laiks ir nauda, līdz ar to uzņēmums ietaupa, izvēloties automatizēt manuālu procesu.

Precizitāte

Salīdzinot ar manuālo inventarizāciju, kļūdu daudzums, veicot inventarizāciju elektroniski, ir par 80-90% mazāks. Par laika ietaupījumu, kas rodas no mazākas nepieciešamības labot kļūdas, rakstījām jau agrāk. Tomēr, ja kļūdu ir daudz, jārēķinās, ka ne visas no tām tiks izlabotas. Līdz ar to, izmantojot elektronisko inventarizāciju, tās mērķis tiek sasniegts labāk – organizācija var būt droša, ka uzskaites dati atbilst faktiskajiem datiem. Ikviens labs saimnieks vēlas zināt, ka ar viņa pārziņā esošajām mantām viss ir kārtībā.

Zaudējumu samazināšana

Ikviens piekritīs, ka, atklājot svarīgas iekārtas pazušanu laicīgi, būs lielāka iespēja to atrast. Tāpēc uz inventarizāciju ir vērts raudzīties nevis kā uz apgrūtinošu, likumā noteiktu prasību, bet kā uz iespēju turēt savu saimniecību kārtībā un izvairīties no zaudējumiem.

Kāpēc manuāli ir labāk nekā elektroniski?

Manuāla inventarizācija ir labāka par elektronisku gadījumos, ja

  1. pieejami neierobežoti cilvēkresursi, kuru izmaksas ir zemas;
  2. inventāra un pamatlīdzekļu ir tik maz, ka manuāla inventarizācija ir viegls un ātrs process.

Jebkuras jaunas sistēmas ieviešana saistās ar zināmām izmaksām, tāpēc uzņēmumam, domājot par kāda procesa automatizēšanu, ir jāaprēķina vai  ieguvumi atsvērs izmaksas. Visma elektroniskās inventarizācijas iesviešanu  iesaka apsvērt, ja organizācijas pamatlīdzekļu un inventāra vienību skaits pārsniedz 500.

Elektroniskā inventarizācija ar VISMA Horizon