Mūsdienu straujās tehnoloģiju attīstības ietekmē, ikdienā arvien biežāk runā par organizāciju procesu optimizāciju – kā ietaupīt laiku? Kā darba laiku padarīt maksimāli efektīvu? Kā atbrīvoties no fiziskas dokumentu plūsmas un liekām darbībām? Kā mazināt birokrātiskos procesus, vienlaikus nodrošinot korektu un precīzu grāmatvedības uzskaiti? Kā nodrošināt operatīvu lēmumu pieņemšanu, vienlaikus ievērojot organizācijas iekšējās procedūras? Iespējas ir dažādas un tās jāizvērtē visos organizācijas procesu posmos, tai skaitā domājot, kā var tikt optimizēta materiālo vērtību uzskaite un aprite.
Labākās resursu vadības sistēmas piedāvā risinājumus, kas ļauj visas šīs darbības veikt bez fiziskas dokumentu plūsmas. Tas vienkāršo darbu un ietaupa laiku darbiniekiem, kuriem materiālās vērtības nepieciešamas, un grāmatvežiem, kas ir atbildīgi par korektu materiālo vērtību uzskaiti un atbilstošo dokumentu sagatavošanu. Laiku ietaupa arī vadītāji, kas šajā procesā velta daudz laika saskaņošanai, izvērtēšanai un apstiprināšanai.
Izmantojot tehnoloģijas, visa materiālo vērtību uzskaite, sākot ar konkrētu preču pasūtīšanu līdz šo preču norakstīšanai, notiek elektroniski WEB vidē, nodrošinot iespēju būt elastīgiem un nepieciešamās darbības veikt ārpus biroja telpām jebkurā brīdī.
..
Preču pasūtīšana
Ir uzņēmumi un organizācijas, kas ļauj darbiniekiem patstāvīgi pieņemt lēmumus par nepieciešamo lietu, piemēram, kancelejas vai saimniecības preču, iegādi. Tomēr vairumā organizāciju preču pasūtīšana ir formāls process. Sākumā darbinieks sagatavo iesniegumu par nepieciešamo materiālu iegādi, pēc tam to saskaņo (vīzē) un nodod atbildīgajam par sagādi.
Process ir sarežģīts – īpaši organizācijām ar vairākām struktūrvienībām vai plašu filiāļu tīklu, kas izvietotas dažādās ģeogrāfiskās vietās. Šādās situācijās fiziska dokumentu plūsma ir apgrūtinoša un laikietilpīga.
Materiālo vērtību pasūtīšana ir aktuāla arī ražošanas uzņēmumiem, kur spēja būt elastīgiem un nodrošināt tūlītēju reakciju un operatīvu lēmumu pieņemšanu, ir atslēga ceļā uz attīstību. Vai, piemēram, medicīnas iestādēm, kurās medikamentu pasūtīšana ir atbildīgs process, kurā atsekojamība un ātra preču piegāde ir priekšnoteikums veiksmīgai darbībai.
Labā prakse – vienkāršība
Labs preču iekšējās pasūtīšanas risinājuma princips ir tieši tikpat vienkāršs kā preču iegāde internetveikalā. Ar pāris klikšķu palīdzību iespējams izvēlēties konkrētas preces (no grāmatvedības sistēmas nomenklatūru saraksta, kas ērtā veidā atspoguļots WEB vidē) vai norādīt vēlamo preci, gala lēmumu par konkrētas preces iegādi atstājot sagādes daļai vai noliktavas pārzinim. Pēc tam pasūtījumu pēc organizācijas definēta scenārija saskaņo un apstiprina (vadītāji saņem e-pastā ziņu par pasūtījumu un saiti uz šo pasūtījumu).
Jāpiebilst, ka pasūtījuma autors tā statusam var sekot līdzi WEB vidē vai saņemot ziņas e-pastā. Tā iespējams izvairīties no nepieciešamības traucēt kolēgus, interesējoties par pasūtījuma statusu un iespējamiem piegādes termiņiem.
..
Krājumu norakstīšana
Kad pasūtītās preces vai materiāli ir saņemti un izlietoti, tos nepieciešams norakstīt. Vairums organizāciju tādas lietas kā, piemēram, kancelejas preces, noraksta uzreiz pēc saņemšanas. Tomēr bieži ir situācijas, kad šāda rīcība nav saprātīga un var būt pat bīstama. Tipisks piemērs ir slimnīcas, kur realitātei atbilstoša medikamentu uzskaite ir pašsaprotama prasība.
Ja organizānija vēlas, lai tās rīcībā esošo materiālo vērtību uzskaite valdītu kārtība, tai ir jānodrošina vienkāršs un ērts krājumu norakstīšanas process. Ja tas būs apgrūtināts ar papīra dokumentiem un saskaņotāju parakstu meklēšanu, pastāv risks, ka norakstīšanu veiks neregulāri, novēloti un kļūdaini. Tas, savukārt noved pie neprecīzas informācijas par pieejamo krājumu daudzumu un var radīt situāciju, ka laikus nav pasūtīti papildinājumi vai rodas negaidīti materiālo vērtību zudumi.
Tehnoloģijas korektai krājumu norakstīšanai
Izmantotjot ERP sistēmu piedāvātos risinājumus, atbildīgais darbinieks jebkurā brīdī var pārliecināties par viņa atbildībā esošo krājumu uzskaites daudzumiem. Salīdzinot tos ar faktiskajiem apjomiem, iespējams ātri un ērti veikt norakstīšanu. Procesam jābūt ātram un automātiskam – norakstīšanas uzdevums inicē sakaņošanas pieprasījumu un norakstīšanas pavadzīmes izveidi. Rezultātā – faktiskā situācija ir atspoguļota arī uzskaites datos un pieejama visām iesaistītajām pusēm – darbiniekiem, grāmatvedībai, vadībai.
Pieredze liecina, ka piemērotu tehnoloģiju izmantošana krājumu norakstīšanai, palīdz uzturēt sakārtotāku materiālo vērtību uzskaiti organizācijā. Retākas ir situācijas, kad lietas pietrūkst vai pazūd, kā arī tiek ietaupīts laiks un pieaug darbinieku apmierinātība.
..
Interneta pārlūks vai programmatūras instalēšana?
Pasūtītāja un saskaņotāja skats
Organizācijām ar daudz struktūrvienībām parasti ir daudzi darbinieki, kuru pienākumos ietilpst materiālo vērtību pasūtīšana un norakstīšana. Tāpēc nav praktiski iegādāties licences un instalēt speciālu programmatūru katra lietotāja datorā. Turklāt ir svarīgi, lai preču pasūtīšanu nodrošinošā sistēma būtu intuitīvi lietojama.
Lai izvairītos no nepieciešamības iegādāties papildus licences un apgūt programmatūru, no darbinieku (pasūtītāja) viedokļa labs risinājums ir intuitīva saskarne, kurai iespējams piekļūt WEB vidē.
Grāmatvedības skats
Savukārt, grāmatvedības pusē viss process – uzskaite, atlikumi, dokumentu sagataves – ir atspoguļots instalētā grāmatvedības sistēmā. WEB vide, ko izmanto pasūtītāji un saskaņotāji, ir “spogulis” grāmatvedības programmai, kurā atrodama visa aktuālā informācija.
..
Materiālo vērtību uzskaite – kāpēc izmantot specializētus IT risinājumus?
- Risku vadība – atbrīvojoties no manuāla darba, zūd cilvēciskās kļūdīšanās risks, savukārt atbrīvojoties no fiziskas dokumentu plūsmas, vairs nav dokumentu nozušanas un ieilgušas saskaņošanas risks.
- Laika ietaupījums – mazinās grāmatvežu un vadītāju, kas atbildīgi par saskaņošanu, noslodze.
- Kārtība – vienkāršots process uzskaites atbilstības nodrošināšanai.
- Pārskatāmība – atbildīgajiem darbiniekiem ir ātri pieejama informācija par pasūtījumu un uzskaites statusu.
- Kontrole – pieejama vēsturiskās saskaņošanas plūsmas un pieteikumu statusu informācija.
