Funkcionalitātes
Likumdošanas atbilstība un standarti
Horizon nodrošina e-rēķinu izveidi atbilstoši Eiropas Savienības standartam LVS EN 16931-1:2017 "Elektroniskie rēķini. 1. daļa. Elektronisko rēķinu pamatelementu semantisko datu modelis" un Pan-European Public Procurement On-Line (PEPPOL) BIS Billing 3.0 specifikācijai. E-rēķinu veidošana pieejama visiem izejošajiem grāmatvedības dokumentu pamatveidiem, kas nodrošina debitora saistību attaisnojuma dokumentu uzskaiti. Veidojot rēķinu iespējams piemērot PEPPOL formāta biznesa noteikumu pārbaudes, lai nodrošinātu e-rēķina korektumu.
Izejošo rēķinu plūsma
Horizon piedāvā e-rēķinu nosūtīt:
- tiešsaistē izmantojot operatoru Unifiedpost (klienta kartītēs automātiski pieejama e-rēķinu saņēmēju informācija no operatora adrešu grāmatas);
- tiešsaistē izmantojot integrāciju ar e-adresi (klientu kartītēs iespējams norādīt e-rēķinu e-adresi);
- nosūtīt e-pastā pielikumā pievienojot XML failu (saņēmēja e-pasts var būt klienta kartītes kontaktinformācija, klienta kontaktpersonas e-pasts, līguma kontaktinformācija);
- lejupielādēt e-rēķina XML failu uz lietotāja darbstacijas, lai nodotu citā kanālā.Jā, Horizon atbalsta masveida e-rēķinu veidošanu un izsūtīšanu no rēķinu saraksta (izmantojot darbību "Nosūtīt e-rēķinus" vai drukas logā).
Horizon pieejams atskaišu redaktors, kas sistēmas lietotājam vai administratoram ļauj pielāgot rēķina vizualizāciju. Vienam vai vairākiem rēķiniem vizualizācijas iespējams ģenerēt kā pievienotos failus PDF formā. Šie sistēmas veidotie PDF faili vai citi lietotāja pievienotie faili tiek iekļauti e-rēķina XML failā (konteinerizēti).
Ienākošo rēķinu automatizācija
Rēķinu saņemšanu tiešsaistē Horizon nodrošina no e-rēķinu operatora Unifiedpost un E-adreses, izmantojot regulāru automatizēto darbu vai ārpuskārtas ielādi veicot lietotājam manuāli. Sistēmā iespējams uzstādīt automatizēto darbu, kas veic e-rēķinu importu no direktorijas (mapes), ja e-rēķinu ievietošanu tur nodrošina cita organizācijas automatizācija, kā arī lietotājs var veikt manuālu importu.
Par e-rēķina atbilstību standartam pamatā ir atbildīts tā sūtītājs. Saņemot e-rēķinu Horizon tiek veikta pārbaude, ka pamata datu struktūra atbilst e-rēķinam, e-rēķina saņēmējs atbilst organizācijai, kuras Horizon tas tiek importēts. Iespējams konfigurēt arī rēķina numuru unikalitātes kontroli viena piegādātāja ietvaros.
XML dati sistēmā tiek saglabāti sadaļā Metarēķinu imports un attēloti lietotājam cilvēklasāmā formā. E-rēķina saturā esošie pielikumi tiek “izpakoti” un pievienoti gan saskaņojamajam rēķinam, gan gala grāmatvedības rēķinam kā pievienotie faili. Ja e-rēķinā nav iekļauts PDF pielikums un organizācijas vēlas saskaņotājiem saņemtā rēķina datus vizualizēt, tad iespējams automātiski pievienot Horizon ģenerētu XML vizualizāciju PDF formātā.
Saņemot e-rēķinu tiek automātiski piemeklēta piegādātāja un līguma kartītes, ja sistēmā ir reģistrētas atbilstošas. Ja e-rēķinā norādīta strukturēta atsauce uz saņēmēja struktūrvienību tagā BuyerReference, tad sistēma automātiski piemeklē dokumenta struktūrvienību. Rēķina rindās pēc dažādiem algoritmiem tiek veikta pakalpojuma/nomeklatūras piemeklēšana, kuras atrašanas gadījumā tiek piemeklētas arī mērvienības, PVN likmes un finanšu dimensijas. Horizon pakalpojuma/nomenklatūras norādīšana nodrošina automātisku grāmatošanu atbilstoši kontējumu shēmai.
Ja saņemot e-rēķinu sistēma piemeklē atbilstošu līgumu, tad rēķina apstrādes un saskaņošanas laikā tiek veiktas kontroles pret līguma termiņu, summas izpildi un rindiņu datu kontrole izmantojot Iepirkuma līgumus.
Kas notiek, ja e-rēķins ir kļūdains – kā notiek tā noraidīšana un komunikācija ar piegādātāju sistēmas ietvaros?
Sistēmā iespējams uzstādīt automātiskus brīdinājumus, ja kādu no saņemtajiem e-rēķiniem nav iespējams apstrādāt un metarēķina importa ieraksts paliek statusā Neapstrādāts. Lietotājs apskatot problemātisko ierakstu to var apstrādāt manuāli. Ja nepieciešams sazināties ar piegādātāju, lai precizētu rēķinu vai norādīto uz tā neatbilstību un noraidītu, nepieciešams izmantot citus saziņas kanālus. Latvijas e-rēķinu aprites sistēma nenodrošina atgriezeniskās saistes par e-rēķinu sniegšanu piegādātājam.
Ja saņemot e-rēķinu sistēma piemeklē atbilstošu līgumu, tad rēķina apstrādes un saskaņošanas laikā tiek veiktas kontroles pret līguma termiņu, summas izpildi un rindiņu datu kontrole izmantojot Iepirkuma līgumus.
Drošība un izmaksas
E-rēķinu XML faili un citi pielikumi tiek glabāti sistēmā kā pievienotie faili. To atrašanās vieta atbilst Horizon izvietošanas vietai - mākonī vai klienta inrastruktūrā. Horizon nodrošina failu iznīcināšanas iespējas, ja organizācija pēc atbilstošā glabāšanas termiņa beigām to vēlas darīt.
Sistēma nodrošina dokumentu notikumu uzskaiti, fiksējot darbību, laiku, lietotāja informāciju kā arī citu papildus informāciju, ja tā atbilst konkrētajai darbībai.
Horizon ir ļoti detalizēta tiesību sistēma. Iespējams veidot tiesību komplektus - lomas un piešķirt to konkrētiem lietotājiem. Var nodalīt dažādas darbības e-rēķinu dzīves ciklā, piemēram, kurš tikai ievada, kurš saskaņo un kurš grāmato e-rēķinus.
E-rēķinu funkcionalitāte iekļauta produkta pamata abonēšanas pakā. Ja ir nepieciešamība veikt saskaņošanu pašapkalpošanas portālā HoP, nepieciešama Grāmatvedība+ abonēšanas paka. Izmantojot e-rēķinu saņemšanu tiešsaistē no e-rēķinu operatora Unifiedpost nepieciešams slēgt līgumu ar operatoru un vienoties par izmaksām.
