Funkcionalitātes
Kas jāņem vērā, izsūtot un saņemot e-rēķinus?
Rēķinu izsūtīšana
Svarīgi apzināt visas vietas, kur tiek ģenerēti izejošie rēķini. Tie ne vienmēr rodas tikai grāmatvedības sistēmās – var būt arī citas norēķinu sistēmas vai biznesa lietojumprogrammas, piemēram, Excel vai Word, kurās tiek veidoti un izrakstīti rēķini.
Apkopot, kas šobrīd sūta rēķinus un caur kādiem kanāliem tas tiek darīts, lai noteiktu iesaistītās personas un nepieciešamos procesu uzlabojumus.
E-rēķiniem nav obligāti jāpievieno pielikumi. Jāsaprot, vai papildus strukturētajam rēķinam nepieciešams pievienot arī tā vizualizāciju, piemēram, PDF rēķina izdruku. Jāsaprot arī, kur šī rēķina vizualizācija tiks veidota.
Jāizvērtē, kāds risinājums ir piemērotākais katrai rēķinu veidošanas vietai, lai nodrošinātu strukturētu rēķinu izveidi. Vai konkrētā sistēma atbalsta strukturētu rēķinu ģenerēšanu? Ja nē, var izmantot valsts nodrošināto bezmaksas rīku latvija.lv.
Svarīgi izpētīt visas pieejamās iespējas e-rēķinu nosūtīšanai: latvija.lv bezmaksas risinājums, grāmatvedības sistēmas, kas atbalsta e-rēķinu ģenerēšanu un nosūtīšanu, vai citas norēķinu sistēmas, kas nodrošina šo formātu. Vai ir pieejama e-rēķinu nosūtīšana tiešsaistē un automātiska apmaiņa starp sistēmām?
E-rēķinu nodošana VID atkarīga no izvēlētā piegādes kanāla, kurā e-rēķinu nosūtat sadarbības partnerim. Nosūtot e-rēķinus latvija.lv vai izmantojot e-adreses integrāciju tie tiek automātiski nodoti VID. Arī izmantojot e-rēķinu operatorus, tie ir izveidojuši integrācijas, lai automātiski iesniegtu e-rēķinus VID. Ja sadarbības partnerim nosūtat e-rēķinu citā kanālā, piemēram, e-pastā, tad e-rēķina iesniegšana VID jānodrošina jums, augušupielādējot VID EDS portālā vai izmantojot integrāciju ar VID EDS API, ja to piedāvā jūsu izmantotā sistēma.
Rēķinu saņemšana
Var gadīties, ka rēķini pie organizācijas nenonāk centralizēti, tie tiek saņemti dažādu darbinieku e-pastos vai struktūrvienībās. Iespējams daļa no tiem ir papīra, daļa elektroniski - PDF vai XML. Apzinot šī brīža rēķinu saņemšanas kanālus var saprast, kādas ir iespējamās pārmaiņas, ko e-rēķini ienesīs procesā.
Var gadīties, ka mainās process, kā rēķini nonāk grāmatvedības sistēmā. Iespējams iepriekš šis bija pēdējais solis procesā, kad pārējā rēķinu apstrāde jau veikta, bet tagad, saņemot strukturētu rēķinu, tieši grāmatvedības programma var būt vieta, kurā ieraudzīs rēķinu saturu.
Saņemot rēķinus papīra vai .pdf formā galvenais interpretators parasti ir cilvēks, kas apskatot rēķinu saprot, no kāda partnera tas ir, kādi pakalpojumi un/vai preces saņemtas un citus rēķina rekvizītus un pazīmes. Bieži apritē pa uzņēmumu tiek vēl fiksētas papildus lietas, ko nenorāda rēķina sūtītājs, bet apraksta uzņēmuma darbinieki, piemēram, izdevumu sadalījumu pa kādām pozīcijām. Tagad, saņemot strukturētos rēķinus, nepieciešams tos pēc iespējas automātiski atpazīt - klientu pēc reģistrācijas koda vai pakalpojumus pēc to nosaukumiem vai svītrkoda. Šajā situācijā tieši sistēma var palīdzēt atpazīt mašīnlasāmo informāciju strukturētajā rēķinā. Visticamāk pēc tam vēl nepieciešama interpretācija atbilstoši jūsu organizācijas vajadzībām. Atkarībā no situācijas, iespējams to spēj paveikt arī grāmatvedības sistēma, balstoties uz konfigurētajām sakarībām, vai nepieciešams rēķinu elektroniski nodot cilvēkam papildināt.
Jāapskata, vai organizācijā tiek saskaņoti rēķini un kā tas tiek organizēts šobrīd. Ja rēķini tiek saskaņoti, parakstot papīru, tad jādomā kādas ir digitalizācijas iespējas, jo rēķins vairs netiks sūtīts papīra formā. Vai kāda esošā sistēma nodrošina elektronisku rēķinu saskaņošanu? Kāda būtu nepieciešamā rēķinu saskaņošanas plūsma sistēmā? Ja rēķini jau tiek saskaņoti elektroniski, jāpārskata, vai būs nepieciešamas kādas izmaiņas saskaņošanas plūsmā vai procesā kā rēķins tiek nodots saskaņošanā. Iespējams ar mašīnlasāmiem rēķiniem var veikt kādus automatizācijas soļus.
Ja rēķini tiek digitalizēti vēl pirms grāmatošanas soļa, tad jāpārbauda, vai nepieciešamas kādas izmainās grāmatošanas procesā. Vai elektroniskie rēķini nonāk grāmatvedības sistēmā vai tiek apstrādāti kādā citā sistēmā? Vai rēķinu atpazīšana un interpretācija var palīdzēt rēķinus grāmatot automātiski?
Soli pa solim instrukcija
Kā saņemt un izsūtīt rēķinus, izmantojot Horizon?
Horizon nodrošina pilnu e-rēķinu dzīves ciklu — no automatizētas izveides un drošas nosūtīšanas līdz saņemšanai un automatizētai grāmatošanai. Sistēma ir pilnībā pielāgota Latvijas standarta (PEPPOL) prasībām, palīdzot uzņēmumam ne tikai izpildīt valsts noteiktās obligātās digitālās aprites normas, bet arī būtiski samazināt manuālo datu ievadi, novērst kļūdas un paātrināt rēķinu saskaņošanas procesu.
Produkta attīstības ceļa karte
Produkta attīstības ceļa karte
Likumdošanas atbilstība un standarti
Horizon nodrošina e-rēķinu izveidi atbilstoši Eiropas Savienības standartam LVS EN 16931-1:2017 "Elektroniskie rēķini. 1. daļa. Elektronisko rēķinu pamatelementu semantisko datu modelis" un Pan-European Public Procurement On-Line (PEPPOL) BIS Billing 3.0 specifikācijai. E-rēķinu veidošana pieejama visiem izejošajiem grāmatvedības dokumentu pamatveidiem, kas nodrošina debitora saistību attaisnojuma dokumentu uzskaiti. Veidojot rēķinu iespējams piemērot PEPPOL formāta biznesa noteikumu pārbaudes, lai nodrošinātu e-rēķina korektumu.
Izejošo rēķinu plūsma
Horizon piedāvā e-rēķinu nosūtīt:
- tiešsaistē izmantojot operatoru Unifiedpost (klienta kartītēs automātiski pieejama e-rēķinu saņēmēju informācija no operatora adrešu grāmatas);
- tiešsaistē izmantojot integrāciju ar e-adresi (klientu kartītēs iespējams norādīt e-rēķinu e-adresi);
- nosūtīt e-pastā pielikumā pievienojot XML failu (saņēmēja e-pasts var būt klienta kartītes kontaktinformācija, klienta kontaktpersonas e-pasts, līguma kontaktinformācija);
- lejupielādēt e-rēķina XML failu uz lietotāja darbstacijas, lai nodotu citā kanālā.Jā, Horizon atbalsta masveida e-rēķinu veidošanu un izsūtīšanu no rēķinu saraksta (izmantojot darbību "Nosūtīt e-rēķinus" vai drukas logā).
Horizon pieejams atskaišu redaktors, kas sistēmas lietotājam vai administratoram ļauj pielāgot rēķina vizualizāciju. Vienam vai vairākiem rēķiniem vizualizācijas iespējams ģenerēt kā pievienotos failus PDF formā. Šie sistēmas veidotie PDF faili vai citi lietotāja pievienotie faili tiek iekļauti e-rēķina XML failā (konteinerizēti).
Ienākošo rēķinu automatizācija
Rēķinu saņemšanu tiešsaistē Horizon nodrošina no e-rēķinu operatora Unifiedpost un E-adreses, izmantojot regulāru automatizēto darbu vai ārpuskārtas ielādi veicot lietotājam manuāli. Sistēmā iespējams uzstādīt automatizēto darbu, kas veic e-rēķinu importu no direktorijas (mapes), ja e-rēķinu ievietošanu tur nodrošina cita organizācijas automatizācija, kā arī lietotājs var veikt manuālu importu.
Par e-rēķina atbilstību standartam pamatā ir atbildīts tā sūtītājs. Saņemot e-rēķinu Horizon tiek veikta pārbaude, ka pamata datu struktūra atbilst e-rēķinam, e-rēķina saņēmējs atbilst organizācijai, kuras Horizon tas tiek importēts. Iespējams konfigurēt arī rēķina numuru unikalitātes kontroli viena piegādātāja ietvaros.
XML dati sistēmā tiek saglabāti sadaļā Metarēķinu imports un attēloti lietotājam cilvēklasāmā formā. E-rēķina saturā esošie pielikumi tiek “izpakoti” un pievienoti gan saskaņojamajam rēķinam, gan gala grāmatvedības rēķinam kā pievienotie faili. Ja e-rēķinā nav iekļauts PDF pielikums un organizācijas vēlas saskaņotājiem saņemtā rēķina datus vizualizēt, tad iespējams automātiski pievienot Horizon ģenerētu XML vizualizāciju PDF formātā.
Saņemot e-rēķinu tiek automātiski piemeklēta piegādātāja un līguma kartītes, ja sistēmā ir reģistrētas atbilstošas. Ja e-rēķinā norādīta strukturēta atsauce uz saņēmēja struktūrvienību tagā BuyerReference, tad sistēma automātiski piemeklē dokumenta struktūrvienību. Rēķina rindās pēc dažādiem algoritmiem tiek veikta pakalpojuma/nomeklatūras piemeklēšana, kuras atrašanas gadījumā tiek piemeklētas arī mērvienības, PVN likmes un finanšu dimensijas. Horizon pakalpojuma/nomenklatūras norādīšana nodrošina automātisku grāmatošanu atbilstoši kontējumu shēmai.
Ja saņemot e-rēķinu sistēma piemeklē atbilstošu līgumu, tad rēķina apstrādes un saskaņošanas laikā tiek veiktas kontroles pret līguma termiņu, summas izpildi un rindiņu datu kontrole izmantojot Iepirkuma līgumus.
Kas notiek, ja e-rēķins ir kļūdains – kā notiek tā noraidīšana un komunikācija ar piegādātāju sistēmas ietvaros?
Sistēmā iespējams uzstādīt automātiskus brīdinājumus, ja kādu no saņemtajiem e-rēķiniem nav iespējams apstrādāt un metarēķina importa ieraksts paliek statusā Neapstrādāts. Lietotājs apskatot problemātisko ierakstu to var apstrādāt manuāli. Ja nepieciešams sazināties ar piegādātāju, lai precizētu rēķinu vai norādīto uz tā neatbilstību un noraidītu, nepieciešams izmantot citus saziņas kanālus. Latvijas e-rēķinu aprites sistēma nenodrošina atgriezeniskās saistes par e-rēķinu sniegšanu piegādātājam.
Ja saņemot e-rēķinu sistēma piemeklē atbilstošu līgumu, tad rēķina apstrādes un saskaņošanas laikā tiek veiktas kontroles pret līguma termiņu, summas izpildi un rindiņu datu kontrole izmantojot Iepirkuma līgumus.
Drošība un izmaksas
E-rēķinu XML faili un citi pielikumi tiek glabāti sistēmā kā pievienotie faili. To atrašanās vieta atbilst Horizon izvietošanas vietai - mākonī vai klienta inrastruktūrā. Horizon nodrošina failu iznīcināšanas iespējas, ja organizācija pēc atbilstošā glabāšanas termiņa beigām to vēlas darīt.
Sistēma nodrošina dokumentu notikumu uzskaiti, fiksējot darbību, laiku, lietotāja informāciju kā arī citu papildus informāciju, ja tā atbilst konkrētajai darbībai.
Horizon ir ļoti detalizēta tiesību sistēma. Iespējams veidot tiesību komplektus - lomas un piešķirt to konkrētiem lietotājiem. Var nodalīt dažādas darbības e-rēķinu dzīves ciklā, piemēram, kurš tikai ievada, kurš saskaņo un kurš grāmato e-rēķinus.
E-rēķinu funkcionalitāte iekļauta produkta pamata abonēšanas pakā. Ja ir nepieciešamība veikt saskaņošanu pašapkalpošanas portālā HoP, nepieciešama Grāmatvedība+ abonēšanas paka. Izmantojot e-rēķinu saņemšanu tiešsaistē no e-rēķinu operatora Unifiedpost nepieciešams slēgt līgumu ar operatoru un vienoties par izmaksām.
Pieteikties saziņai par Horizon!
Paldies!
Jūsu pieteikums ir saņemts.
Tuvākajā laikā ar Jums sazināsies mūsu speciālisti.
Kamēr gaidāt saziņu ar mums - norādītajā e-pastā saņemsiet apkopotu materiālu par Horizon iespējām.
Ja e-pastu nesaņemat, lūdzu, pārbaudiet mēstuļu sadaļu.
Gadījumā, ja e-pasts nav atrodams arī tur, sazinieties ar mums, rakstot uz visma@visma.lv.
Oops! Something went wrong while submitting the form.
