Daži vienkārši e-pasta komunikācijas principi, kurus derētu zināt visiem

E-pasta komunikācija ir svarīga darba daļa gandrīz visiem ofisa darbiniekiem. Katru dienu Jūs saņemat desmitiem vai pat simtiem vairāk vai mazāk svarīgu e-pastu. Dažreiz ir diezgan grūti tikt galā ar tik lielu informācijas straumi un saprast, par ko ir visi šie teksti. Lai gan par e-pasta kultūru ir uzrakstītas vairākas grāmatas, tomēr tā efektīva izmantošana nav nekāda “raķešu zinātne”.

 

Šajā rakstā SIA Visma Labs digtālā mārketinga speciālists Jurijs Guraļņiks uzskaita 10, viņaprāt, svarīgākos priekšnoteikumus, lai padarītu savu e-pasta komunikāciju efektīvu un palielinātu iespēju saņemt uz savu e-pastu atbildi.

  1. Kas jūs esat?
    Labs e-pasts ir īss un kodolīgs. Ja tas ir jūsu pirmais e-pasts cilvēkam – kolēģim vai partnerim – tad jāsāk ar iepazīšanos. Protams, jūsu ieņemamais amats ir norādīts vēstules parakstā, bet labais tonis prasa arī e-pasta sākumā minēt vārdu un darba pienākumus. Tam var izmanot nelielu sarakstu, kas atspoguļotu jūsu pienākumus. Pēc tam noformulējiet konkrētu jautājumu vai jautājumu sarakstu, lai adresāts varētu uz tiem secīgi atbildēt.
  1.  Ko Jūs vēlaties?
    Jebkuram e-pastam ir tēma jeb Subject aile . Atceraties, ka adresāts vispirms izlasa e-pasta tēmu un tikai pēc tam lemj, vai viņam vispār būtu jāatver šis e-pasts. Tāpēc  e-pasta tēmai jābūt ļoti skaidrai. Piemēram, ja vēlaties no piegādātāja noskaidrot vai viņam ir 15 gabali 100×53 baļķu, tad tēmai jābūt: “Pieprasījums: 15 gab. 100×53 baļķi firmai XXX” . Jau no e-pasta tēmas var saprast tā galveno domu un pieņemt lēmumu par tālāko rīcību – atbildēt pašam vai pārsūtīt kolēģim, kas varētu nokārtot konkrēto gadījumu vai būtu kompetentāks attiecīgajā jomā.
  1. Viss pēc saraksta
    Kā minēts iepriekš, visiem jautājumiem jābūt uzrakstītiem saraksta veidā. Svarīgākais jāraksta pirmais, pēc tam  – papildinājumi. Ja jums ir iespēja rakstīt savas domas “bulletos” nevis garos teikumos – izmantojiet to.
  1.  Vai jāatbild uzreiz?
    Ja noticis kaut kas, kas prasa zibenīgu reakciju, tad labāk nerakstīt e-pastus, bet zvanīt. Tomēr, ja tādas iespējas nav, jāraksta e-pastu, kura virsraksts sākas ar STEIDZAMI (URGENT) un pašu problēmu ir jāapraksta jau virsrakstā. Šajā ārkārtas situācijā ir jāapstiprina vēstules saņemšana arī tad, ja nevarat uzreiz atbildēt uz uzdoto jautājumu. Noteikti vajadzētu minēt, kad prasītā atbilde tiks sniegta. Ja to nedarat, sūtītājs nesaprot vai viņa e-pasts ticis saņemts un izlasīts un var rasties iespaids, ka viņš tiek ignorēts. Taču tas nav vēlamais rezultāts, vai ne?
  1. Atgādinājumi –  tas nav nekas nepieklājīgs.
    Dzīve ir dzīve un daži adresāti mēdz nereaģēt uz jūsu e-pastiem. Ko darīt? Rakstīt atgādinājumu. Arī vēstules tēmā jāieraksta: “Atgādinājums” (reminder). Šāds solis nav nepieklājīgs, rupjš vai izaicinošs – uz e-pastiem ir jāatbild vismaz pāris dienu laikā, un, rakstot atgādinājumus, darbinieks parāda savu proaktivitāti.
  1. CC un BCC
    Carbon Copy – jūs sutāt vēstuli vairākiem adresātiem, un visi zina, ka pārējiem arī tika nosūtīta šī informācija. Šis paņēmiens veido darba grupas, kuras strādā pie viena jautājuma. Ja jūs esat pievienots CC kāda liela e-pasta diskusijā, tas nenozīmē, ka jums steidzami jāatbild uz attiecīgo e-pastu. Ofisa teiciens vēsta “Tiesības spiest pogu Reply to all vēl ir jānopelna” – tas nozīmē, ja diskusijā jums nav uzdots konkrēts jautājums vai nav pieminēts fakts, kas skar jūsu darbu tiešā veidā, tad uzmanīgi jāpadomā, vai ir vērts atbildēt. Varbūt jūs esat ielikts CC tikai pieklājības pēc?
    Blind Carbon Copy – iespēja nosūtīt vēstuli adresātam, neparādot, ka arī kāds cits saņem to pašu informāciju. Šādā veidā jūs varat informēt, piemēram, kāda darbinieka bosu, par to, ka kaut kas nenorit īsti pareizi. Tomēr ar CC un BCC, kuros pievienoti priekšnieki, jābūt īpaši uzmanīgiem – izlietu ūdeni nesasmelsi un korporatīvās attiecības šāds solis var neatgriezeniski sabojāt.
  1. Smiley jeb emo-ikonas
    Vai izmantot smiley un citas emo-ikonas korporatīvajā sarakstē ir pieļaujami? Ir dažādi viedokļi. Uzskatu, ka jūsu komunikācijas stils ir daļa no Jūsu personības, un, ja jūs vēlaties izmantot emo-ikonas, jūs droši varat to darīt –  ievērojot saprātīgas robežas, protams. Tomēr jāpatur prātā, ka eksistē e-pasta programmas (piemēram, vecākas Outlook versijas), kurās emo-ikona “:)” tiek attēlota kā burts  “J”.  Ir arī dažādas citas nianses. Tomēr pareizajā laikā un vietā uzrakstīts “:)”  var mainīt adresāta noskaņu un pozitīvi ietekmēt komunikācijas rezultātu.
  1. Novēlējums – vienmēr par labu.
    Visi esam cilvēki, tāpēc mūsu komunikācijai jābūt cilvēciskai. Paturiet prātā, ka adresāts neredz Jūsu sejas izteiksmi vai ikonas un var nesaprast Jūsu emocijas. Tāpēc būtiski vēstulēs saglabāt pozitīvu noskaņu ar novēlējumu vēstules beigās. Piemēram, pirmdienā sūtītām vēstulēm pievienots novēlējums “Lai jums ražīga darba nedēļa” saka adresātam “Jā, arī es esmu darbā. Tāds pats cilvēks kā tu. Darbā mēdz gadīties stress un problēmas. Bet, ja mēs būsim savstarpēji pieklājīgi, tad nodzīvosim līdz piektdienai”. Šādas mazas nianses uzlabo attiecības un atgādina adresātam, ka arī jūs esat dzīvs cilvēks.
  1. Paraksts.
    E-pasta parakstā jāiekļauj informācija par jūsu vārdu un uzvārdu, telefona numurs, kā arī kompānijas nosaukums un amats. Pārējā informācija ir atkarīga no jūsu paša izvēles un kompānijas noteikumiem.
  1. Sidekick by Hubspot
    Šis privātpersonām pieejamais bezmaksas serviss ir noderīgs palīgs jūsu e-pasta ikdienas komunikācijā. Ja izmantojat Chrome pārlūku un Gmail, Sidekick serviss sniedz informāciju par to, kad jūsu e-pasts tika atvērts, cik reižu un uz kādiem linkiem saņēmējs ir klikšķinājis. Šis ir ļoti efektīvs rīks darba meklējumos – jums ir skaidra atbilde, vai jūsu CV vispār tika saņemts un cik reižu saņēmējs to atvēra.

Nepretendēju uz e-pasta etiķetes “guru” titulu, varu droši teikt, ka man ļoti patiktu dzīvot pasaulē, kurā visi ievērotu šos vienkāršos principus.