Ikvienā uzņēmumā regulāri tiek gatavotas dažādas atskaites. Vienkāršas, sarežģītas un tādas, par kurām darbinieks (visbiežāk jau grāmatvedis) saķer galvu: “Atkal man jāveido šis pārskats?! Ak, cik būtu labi, ja to varētu paveikt ar vienu datorpeles klikšķi…” Vai grāmatvedības atskaites var padarīt viegli pieejamas vadībai, neveicot lielas investīcijas profesionālos biznesa inteliģences instrumentos?
Kā parasti top atskaites?
Joprojām populārākais un pieejamākais rīks šim uzdevumam ir MS Excel. Datus no dažadām sistēmām eksportē vai ievada Excel tabulās, kur veic dažādus aprēķinus un veido vizualizācijas. Tālāk šīs atskaites nosūta ieinteresētajām pusēm – uzņēmuma vadītājiem, citiem vadītājiem, speciālistiem. Bieži šis process ir laikietilpīgs un ar augstu kļūdu risku. Turklāt šādi ir grūti iegūt aktuālas atskaites – dati noveco jau atskaites veidošanas laikā.
Lielāki uzņēmumi komplicētākām atskaitēm izmanto specializētus biznesa inteliģences jeb BI rīkus. Ar to palīdzību iespējams apvienot datus no ļoti dažādiem datu avotiem un veidot pārskatāmas vizualizācijas. BI rīki ļauj iegūt reāllaika atskaites, jo atskaitēm izmantotie dati tiek regulāri un automātiski atjaunoti.
Tomēr arvien vairāk uzņēmumu lūko pēc “zelta vidusceļa” – ātri izveidojamām un atjaunojamām atskaitēm ierastajā Excel vidē, kuru izveide neprasa finanšu ieguldījumus. Tāpēc labāko resursu vadības sistēmu piedāvājumā parādās risinājumi, kas šīs vēlmes spēj apmierināt.
Ikvienam uzņēmumam svarīga atskaite – naudas plūsmas pārskats
Lai labāk izprastu atskaišu veidošanas izaicinājumus, izmantosim piemēru par naudas plūsmas prognozi, kas ir pazīstama un būtiska atskaite ikvienam uzņēmumam.
It kā vienkārša aritmētika
Ja grāmatvedim vai uzņēmuma finanšu vadītājam jāsagatavo naudas plūsmas prognoze, ļoti iespējams, ka viņš izveidos Excel tabulas par pašreiz uzņēmumā esošajiem līdzekļiem (naudu kasē, kontos), kam pa datumiem pieskaitīs tuvākajā laikā plānotos ieņēmumus (izrakstītos rēķinus un citus plānotos ienākumus), atņems izdevumus (algas, nodokļus, saņemtos rēķinus un citus veicamos maksājumus). Rezultātā tiks iegūta prognoze, cik uzņēmumam būs naudas tuvākajās nedēļās vai pēc mēneša.
Excel ļauj šo informāciju viegli un ātri vizualizēt, kas atvieglo pārskatāmību un līdz ar to arī datu analīzi. Turklāt to var ērti pārsūtīt ieinteresētajām pusēm – uzņēmuma vadībai, finanšu direktoram un citiem iesaistītajiem.
No kurienes nāca dati?
Ja uzņēmums ir neliels, iespējams, visi dati tiks manuāli ievadīti speciāli šai atskaitei. Var būt, ka uzņēmuma finanšu pieskatītājam tie jau būs pilnībā vai daļēji pieejami citos Excel dokumentos, ko tikai vajadzēs apvienot un papildināt. Vairums uzņēmumu vēlēsies daļu datu iegūt no savas grāmatvedības vai resursu vadības programmas – parasti grāmatvedības atskaites no šīm programmām iespējams ērti eksportēt uz Excel.
Dati var glabāties arī citviet – specializētās pārdošanas uzskaites programmās jeb CRM sistēmās, citās sistēmās un atsevišķās Excel tabulās. Izaicinājums ir tos apvienot tā, lai iegūtā informācija būtu jēgpilna un atspoguļotu reālo situāciju.
Viss plūst, viss mainās – vai grāmatvedības atskaites atspoguļo aktuālos datus?
Šķiet, kad vajadzīgie dati nonāks Excel un tiks apstrādāti pēc izvēlētajiem kritērijiem, grāmatvedis ar labi padarīta darba sajūtu varēs doties kafijas pauzē. Tā arī ir, ja tā ir atskaite, kam jāatspoguļo situācija tikai konkrētajā brīdī, vai ja tā nepieciešama reti, vien reizi mēnesī vai ceturksnī.
Taču, turpinot piemēru par naudas plūsmas atskaiti, redzam problēmu: uzņēmuma finanšu upe turpinās plūst, bet sagatavotā atskaite būs sastingusi, jo tajā jauna informācija neienāks. Tāpēc pilnīgi reāla ir situācija, ka tikai dažas minūtes pēc atskaites sagatavošanas tā vairs nerādīs precīzo situāciju, bet pēc pāris dienām būs galīgi novecojusi, jo būs ienākuši jauni maksājumi, noslēgti līgumi, atsūtīti rēķini, kontā nauda gan ienāks, gan tiks izmaksāta.
Manuālais risinājums
Viena iespēja būs jaunos datus ierakstīt jau esošajās Excel tabulās. Nekādu problēmu, ja tie ir vien daži skaitļi.
Bet, ja aizpildāmo ailīšu ir daudz? Tas būs mehānisks darbs, kas aizņems laiku un kura veikšanai nav vajadzīgs grāmatveža vai finanšu vadītāja asais prāts. Turklāt, ņemot vērā cilvēcisko faktoru, pieaugs kļūdu risks vienkārši pārrakstīties. Rezultātā tiks izšķērdēts laiks un cilvēkresursi, jo finanšu speciālists, kamēr vadīs datus vai tos manuāli atlasīs no ERP programmas, varētu nodarboties ar uzdevumiem, kur tiešām ir vajadzīgs cilvēka prāts un ko dators nevar atrisināt.
Atskaites iespējams veidot arī katru reizi no jauna – atkal un atkal apvienojot dažādos datu avotus. Šis process, kas šķiet neizbēgams, bieži ir laikietilpīgs un apnicīgs.
Tehnoloģijas ērtākam risinājumam
Daudz ērtāks risinājums ir resursu vadības vai grāmatvedības sistēmas datus izveidotajā Excel atskaitē atjaunot ar viena datorpeles klikšķa palīdzību. Šādu iespēju nodrošina labākās ERP programmas, piedāvājot speciālu Excel spraudni. Tas nozīmē, ka jūsu Excel izvēļņu joslā parādās jauna poga ar jūsu resursu vadības programmas nosaukumu, ar kuras palīdzību iespējams atskaitē ielasīt aktuālos datus. Zem tās izvēlieties norādi: “Pārlasīt.” Klik! Šajā brīdī sistēma pēc jūsu iepriekš noteiktiem filtriem, no jūsu izvēlētiem sarakstiem, automātiski nosūta visus vajadzīgos datus uz Excel, kurš tos apstrādā, un tiek iegūta atjaunota un aktuāla atskaite.
Gatavojot grāmatvedības atskaites pirmajā reizē, ir jāveic datu atlase, kas iespējama no dažādiem grāmatvedības vai resursu vadības sistēmas sarakstiem, un jāizveido filtri, lai vajadzīgos datus eksportētu uz Excel. Tas ir vienkārši izdarāms un aizņem pāris minūtes. Pēc tam, filtrus, pēc kuriem dati tiek atlasīti, iespējams mainīt. Vērtīgi, ka, izmantojot spraudni, netiek zaudēts nekas no Excel iespējām – joprojām iespējams izmantot visus tā rīkus un vizualizācijas. Turklāt, ņemot vērā, ka ne visi uzņēmuma darbinieki lieto ERP programmu, lieliski, ka ar šo atskaiti var iepazīties un strādāt ar datiem, kas citādāk ir tikai ERP programmā, jebkurš kolēģis.
Ne tikai grāmatvedības atskaites un ne tikai finansistiem
Spraudnis automātiskai datu ielasīšanai no resursu vadības sistēmas Excel atskaitē ir neliels biznesa inteliģences rīks, ko var izmantot ikviens, kad nepieciešams analizēt datus, kas atrodas dažādos ERP programmas sarakstos un kam, iespējams, jāpievieno dati no citiem avotiem. Tas var noderēt, analizējot preču realizācijas datus, piemēram, pa preču kategorijām, pa datumiem. Vai, sekojot noliktavu darbam, lai redzētu peļņas atskaiti, piemēram, pa klientiem.
Īpaši svarīgi tas ir, ja grāmatvedības atskaites lietotājs nav grāmatvedības sistēmas lietotājs. Piemēram, ja uzņēmuma vadītājs ikdienā grāmatvedības programmu nelieto, finanšu vadītājs var sagatavot Excel atskaiti, kur pats vadītājs var ērti atjaunot un apskatīt sev interesējošos datus.
