“Rīgas Veselības centrs” (turpmāk tekstā: RVC) 2014. gadā tika apvienotas 6 pašvaldības poliklīnikas – Ziepniekkalnā, Imantā, Torņakalnā, Iļģuciemā, Bolderājā un Ķengaragā. Šobrīd iestādē strādā vairāk nekā 400 darbinieki.
RVC galvenā grāmatvede Ineta Skudra dalās organizācijas pieredzē ar izaicinošo poliklīniku apvienošanas projektu, kas iekļāva arī jaunu, vienotu grāmatvedības programmu Visma Horizon.
Izaicinājums – apvienot 6 iestādes ar dažādām uzskaites sistēmām
2014. gadā RVC bija izaicinošs 6 pašvaldības poliklīniku apvienošanas projekts, kas iekļāva arī vienotu procesu un uzskaites sistēmas ieviešanu. Katrā poliklīnikā vēsturiski bija citādāka grāmatvedības uzskaites programma, tādēļ bija nepieciešams izvēlēties un ieviest sistēmu, kas spētu apvienot personāla, grāmatvedības un citus procesus, nodrošinot gan kopīgu uzskaiti, gan iespēju analizēt katras filiāles un struktūrvienības ieņēmumus un izdevumus atsevišķi un piedāvājot arī plašāku funkcionalitāti attīstībai nākotnē.
Pēc rūpīgas dažādu tirgū pieejamo risinājumu analīzes, izlēmām par labu Visma Horizon, jo tā vislabāk atbilda mūsu prasībām.
Sākām ar grāmatvedības uzskaites ieviešanu, bet laika gaitā tika ieviesta arī personāla uzskaite. Kā viena no pirmajām medicīnas iestādēm ieviesām arī darba laika plānošanu un uzskaiti, veicot darbinieku apmācību.
Projekta ieviešanas laikā jutām atbildīgu attieksmi un pretīmnākšanu no Visma konsultantu puses, nekavējoties sniedzot konsultācijas un iesaistoties kļūdu novēršanas procesā, lai tiktu nodrošināta darbinieku darba samaksa noteiktajos termiņos.
Grāmatvedības, personāla un finanšu procesu uzskaite tagad notiek centralizēti, struktūrvienību pārziņā atstājot darba laika plānošanas un uzskaites funkcijas, ko nodrošina filiāļu un struktūrvienību atbildīgās persoas attālinātā režīmā. Šāda darba laika plānošana un uzskaite atvieglo grafiku un darba laika uzskaites tabulu veidošanu, ņemot vērā mūsu darba laika uzskaites daudzveidību un plānošanu pa dažādām struktūrvienībām.
Šobrīd esam veiksmīgi sakārtojuši pamatus, pilnvērtīgi strādājam ar resursu vadības un grāmatvedība programmu Visma Horizon. Nepieciešamības gadījumā esam izmantojuši arī piedāvātās apmācības atsevišķu procesu izpratnei un pilnvērtīgai izmantošanai uzskaitē.
Turpinām risinājumu ieviešanas procesu, kā nākamo attīstības soli izvēloties spert, ieviešot “Elektroniskās inventarizācijas” risinājumu. Tas palīdzēs mazināt darbinieku manuālo darbu un ietaupīt laiku, kas tiek tērēts inventarizācijas procesā.
