Veiksmīgam BI risinājumam svarīga lietotāja iniciatīva

Rīgas brīvostas pārvaldes finanšu direktore Agnese Mamaja var lepoties ar bagātu pieredzi lielu organizāciju finanšu pārvaldīšanā. Finanšu direktores amatu viņa ieņēmusi tādās vērā ņemamās institūcijās kā Latvijas Televīzija un Latvijas Nacionālā opera un balets. Neatkarīgi no pārvaldāmā uzņēmuma specifikas, savā darbā viņa izvēlas izmantot “Visma” izstrādātu biznesa inteliģences (BI) risinājumu.

“Finanšu plūsma jebkurā uzņēmumā ir kā asinsrite cilvēka organismā. Tas visiem uzņēmumiem ir kopīgs, neatkarīgi no izejvielu veida vai gala produkta,” tā sevis pieredzēto, vadot savstarpēji ļoti atšķirīgus uzņēmumus, rezumē Rīgas brīvostas pārvaldes finanšu direktore Agnese Mamaja. Sacīto viņa turpina, uzsverot, ka bez tehniskām lietām un finesēm, kas finanšu direktoram jāuzzina katrā nozarē no jauna, būtiski atšķiras arī katra uzņēmuma iekšējā kultūra, biznesa vide, kurā tas strādā, atslēgas cilvēki un institūcijas, ar kurām jāsadarbojas.

“Katrā uzņēmumā ir ļoti daudz nefinanšu rādītāju un nianšu, kas labi jāpārzina, lai veiksmīgi vadītu finanses. Ierobežotas resursu pieejamības situācijā finanšu vadītāja galvenais pienākums ir iespēju robežās “apasiņot” visas uzņēmuma funkcijas, sekojot līdzi svarīgāko mērķu sasniegšanai. Tāpat arī katrā situācijā un laikā prioritātes ir citas, un pat vislabāk “barotais organisms” bez labas frizūras balles karaliene vai karalis nebūs, tāpēc ir ļoti svarīga sasaiste starp vadības uzstādītajiem mērķiem, nodefinētajām prioritātēm un finanšu vadītāja ikdienu,” paskaidro Agnese. 

Risinājums pielāgots nospraustajiem mērķiem

A. Mamaja uzskata, ka tikai neierobežota finansējuma apstākļos nav nepieciešams ne finanšu direktors, ne finanšu plāns, nedz arī BI risinājumi. “Galvenais, ko skolā māca finansistiem, ir sastādīt adekvātu, izpildāmu finanšu rādītāju plānu. Tālāk tā ir katra finansista izvēle, kā viņš to dara – vai ar BI risinājumu, vai ar Exceli, kaut vai ar ogli uz akmens. Mērķis ir sastādīt plānu un pateikt, kā faktiskā izpilde pret to izskatās jebkādā vadībai interesējošā griezumā – laika, produktu, cilvēkresursu, izmaksu, ieņēmumu un citās dimensijās. Mana izvēle bija BI risinājums, lai maksimāli sev atvieglotu grāmatvedības un citās sistēmās ievadīto datu analīzi,” savu izvēli par labu BI risinājuma ieviešanai pamato finanšu direktore. 

“Pie sadarbības ar “Vismu” nonācu caur grāmatvedības programmu “Horizon”. Tā kā faktiski, pērkot BI risinājumu es pati biju nodefinējusi visu, ko sagaidu no tā, tad tā ieviešanas gaitā “Vismas” komanda arī izdarīja visu, lai tas izskatītos un darbotos tieši tā, kā biju iecerējusi,” pieredzē dalās A. Mamaja. “Uz platformas “MicroStrategy” būtvētais risinājums mainās tieši tik daudz, cik lielu iniciatīvu vai atbalstu jaunajam izrāda tā lietotājs. Man simpatizē šī risinājuma iespēja vizualizēt datus, nodot tos uz mobilajām lietotnēm, sakompilēt tādā veidā, lai gala lietotājs saņemtu konkrēto informāciju, kas nepieciešama viņa darbam.”

Maksimāli automatizēta mērķu sasniegšana

Kā galvenos ieguvumus, izmantojot BI risinājumu, Agnese Mamaja izceļ, piemēram, iespēju aktualizēt budžetu katru dienu, saglabājot datu bāzē vadības apstiprinātu budžeta versiju. Kā konkrētu piemēru viņa min savu pieredzi ar Latvijas Nacionālo operu un baletu: “Beidzas izrāde, aizveras priekškars, un tu ievelc konkrētas izrādes faktiskās izmaksas un ieņēmumus, kā arī redzi, kā tas ietekmē tavu plānoto gada rezultātu. Ar šiem rezultātiem katru dienu ir iespējams iepazīstināt atbildīgos darbiniekus.” Tāpat viņa uzsver, ka uzņēmuma vadībai ik mirkli ir pieejama aktuālā informācija par debitoru, kreditoru apmēriem, naudas atlikumu bankā un cita aktuāla informācija, neejot uz grāmatvedības kabinetiem vai nemeklējot datorā īpašas atskaites.

Galvenie ieguvēji no šāda veida risinājuma, viņasprāt, ir struktūrvienību un projektu vadītāji. Viņiem ir pieejama aktuālā informācija par uzņēmuma finanšu stāvokli. Tāpat arī vadība lieto iepriekšminēto aktuālo informāciju par uzņēmuma finanšu stāvokli. Iegūtie dati vienmēr tiek lietoti kāda mērķa sasniegšanai. “Nodefinējot mērķi – kādu informāciju, kādā griezumā vajag, ir viegli piemeklēt kādu no BI iespējām, lai šo mērķi sasniegtu maksimāli automatizēti,” skaidro A. Mamaja.

Jāsāk ar precīzu uzdevumu definēšanu

A. Mamaja uzsver, ka arī uzņēmumam pašam jābūt gatavam veikt sagatavošanās darbus: “Pirms BI ieviešanas ir jāizdara milzīgs mājas  darbs, lai saprastu, no kurienes BI ņems datus – gan plānus, gan faktus. BI ieviešana pati par sevi neko neoptimizē. Tā optimizē finanšu vadītāja un darbinieku darbu tad, kad soli pa solim izveidota katra atskaite, ko līdz šim darbinieki veidojuši manuāli (šeit pieskaitu arī Excel).

Citiem finanšu vadītājiem, kuri meklē veidu, kā optimizēt uzņēmuma darbu, pieredzes bagātā finanšu direktore rekomendē visupirms definēt, kas no šī risinājuma tiek sagaidīts: “Ar saīsinātiem apzīmējumiem  (budžets, naudas plūsma, peļņas/zaudējumu plāns, skaisti grafiki utt.) te nepietiks. BI risinājumu ieviešot, protams, ka pārdevējs vienmēr teiks, ka visu var – datus, atskaites…, bet bez konkrēti definētiem uzdevumiem nekas neizdosies,” A. Mamaja turpina, “Ieviesējam ir jābūt skaidram redzējumam, kādu informāciju vēlas analizēt, tāpat jābūt pilnīgai sapratnei, no kurienes šie dati nāk, kas un cik bieži tos ievada, kā tie jāstrukturē, kādam jābūt “hierarhijas kokam” visos analizējamo dimensiju līmeņos.”

Uzzināt vairāk par Visma biznesa inteliģences risinājumiem

5