Atziņas par grāmatveža darbu attālinātā režīmā

AUTORE: Ilze PalmbahaIlze Palmbaha

Latvijas Republikas Grāmatvežu asociācijas (LRGA) valdes locekle, PwC Nodokļu pārvaldības un Grāmatvedības nodaļas vadītāja.

Šā gada martā izsludinātā ārkārtas situācija savu darba ikdienu lika pārorganizēt nebijušam skaitam cilvēku visā pasaulē. Šis laiks ir devis iespēju izprast attālinātā darba priekšrocības un apzināties galvenos izaicinājumus. Dalīšos ar atziņām un ieteikumiem par to, kas nepieciešams ikvienam grāmatvedim, lai darbs no mājām būtu veicams tikpat efektīvi kā strādājot birojā. 

Nenoliedzami, attālināts darbs sniedz jaunas iespējas – varam pievērst vairāk laika savai labklājībai, fiziskām aktivitātēm, veselīgam uzturam, un iekārtot savu darba vietu tieši tā, kā paši to vēlamies.  Tajā pašā laikā darbam no mājām ir savi izaicinājumi – pašam jākontrolē savs darba grafiks, esam izolēti no kolēģiem, mājās ir dažādi traucēkļi un lietas, kas novērš uzmanību. Taču jāņem vērā, ka darbs no mājām ir nākotne –  ir jāprot pielāgoties, jāatrod sava komforta zona un savas robežas. Pašreizējā situācija pierāda, ka pastāvīgs darbs no mājām ir iespējams un tas var būt daudz efektīvāks nekā līdz šim. Tuvākajā nākotnē redzēsim neskaitāmus uzņēmumus, kas atbalstīs darbu no mājām. Ieguvumi var būt abpusēji – uzņēmumi ietaupīs izmaksas, kas saistītas ar biroja uzturēšanu, savukārt, darbinieki iegūs brīvību, darbu organizējot attālināti. Kādi tad būtu priekšnosacījumi, lai grāmatveži savu darbu veiksmīgi var darīt arī attālinātā veidā?

Nosacījums nr.1 – Attālināta pieeja darba lietotnēm

Situācijā, kad visi strādājam no mājām, jāizmanto visas dotās tehnoloģiskās iespējas, lai padarītu sadarbību ērtāku, efektīvāku. Grāmatvedim šajā gadījumā ir jārisina divas nozīmīgas problēmas –  tehniskais aprīkojums (dators, monitors, printeris) un pieeja IT sistēmām.

  • Īpaši svarīga grāmatvežiem ir pieeja resursu vadības sistēmām (ERP) – bez tām darbs nav iespējams. Attālinātas pieejas nodrošināšana ERP sistēmai noteikti jābūt pirmajai prioritātei, lai nodrošinātu grāmatveža darbu no mājām. To iespējams izdarīt vairākos veidos – cloud ERP risinājumi, iekšējā tīkla VPN, Remote Desktop.  Ja vajadzīgs steidzams risinājums, vieglākais un ātrākais variants ir Remote Desktop, kas ļauj caur personīgo datoru attālināti pieslēgties darba datoram, kas atrodas ofisā. Ņemot vērā, ka darbs no mājām visticamāk būs jaunākais trends, jāizskata iespēja pāriet uz Cloud ERP risinājumu, kas ērti nodrošinās sistēmai no mājām. Pašreizējā situācija pasaulē parāda, ka mākoņrisinājumi sniedz vislielāko labumu – pieeju sistēmai no jebkuras ierīces un vietas. Uzņēmumi, kas jau iepriekš ir nodrošinājuši attālinātu pieeju ERP sistēmai, ir izvairījušies no problēmām, ko sagādā mums pašlaik esošā pandēmija.  ERP sistēmu maiņa ir laikietilpīgs un dārgs process.  Ja uzņēmumā tiek izmantota On-premises (lokālu) sistēma bez attālinātas pieslēguma iespējas, ir steidzami jārada risinājums, lai nodrošinātu nepārtrauktu grāmatvedību.

Nosacījums nr.2 – Elektroniska dokumentu aprite

Patlaban  ļoti izteikti jūtamas elektronisko dokumentu priekšrocības. Ja piegādātāji un partneri visa veida dokumentus izsniegtu digitāli ar elektronisku parakstu, tādā veidā tiktu veicināta šīs elektronisko dokumentu plūsmas kā jauns standarts, atvieglojot darbu sev un citiem. Kamēr uzņēmums ir iesprūdis starp papīra un digitālo vidi, netiek apgūti nekādi labumi, bet ir visas ar tām saistītās izmaksas. Pāreja no analogā uz digitālo ir jāveic ātri un ar pārliecību, lai tiktu vaļā no “vecajām” izmaksām.

  • Šobrīd ir īstais laiks, lai noformētu un izmantotu eParakstu –  tam ir tāds pats juridisks spēks, kā fiziski parakstītam dokumentam.  Tas nozīmē, ka visus dokumentus iespējams parakstīt elektroniski (izņemot nekustamā īpašuma iegādes līgumus, mantojuma līgumus u.c. līgumus, kur nepieciešama fiziska klātbūtne).

Dokumentus parakstīt un nosūtīt ir daudz ērtāk nekā to darīt fiziski. Arī notariāli apliecināt dokumentus iespējams elektroniski (skatīt šeit).

  • Printeri. Ir darbi, kuri veicas vieglāk, ja ir fiziski izprintēta lapa, pat tad, ja tas reāli nav nepieciešams. Iespējams, ka strādājot no mājām, tam pieejas nav. Ja ir pieejams otrs monitors, printējamo lapu ir iespējams likt uz otra monitora, kur tā ir viegli saredzama un ātri pieejama. Ja tādas iespējas nav, varam iet atpakaļ laikā un izmantot papīra kladi un pildspalvu, kur vajadzīgo pierakstam paši. Lai arī tehnoloģijas, darba procesus padara vieglākus un pieejamākus, ir lietas, kas ir nemainīgi efektīvas.
  • Iekļaut darba plūsmā OCR risinājumu, kas skenētus dokumentus, izklājlapas pārvērš labojamā tekstā. OCR programmatūra ietaupīs laiku situācijās, kad nepieciešams norakstīt datus no kāda skenēta faila.
  • Kā arī, atceramies, ka likumā “Par grāmatvedību” sacīts, ka uzņēmumam ir tiesības papīra formāta dokumentus pārvērst elektroniskā formā, ja tiek ievēroti sekojošie punkti:
    • ir nodrošināts oriģinālā dokumenta attēlojums;
    • ir nodrošināta satura lasīšana datorā un, ja nepieciešams, atvasinājuma izveidošanai papīra formātā;
    • pārvērstais dokuments tiek aizsargāts pret neatļautu piekļūšanu, modificēšanu;
    • pārvēršanas process, kā arī oriģinālā dokumenta iznīcināšanas process tiek dokumentēts uzņēmuma vadītāja noteiktajā kārtībā.

Nosacījums nr.3 – Efektīva saziņa ar komandu un darba organizēšana

Komandas darba organizēšanai, kā arī ikdienas un lietišķai saziņai lieliski var palīdzēt dažādi tiešsaistes risinājumi.

  • Komunikācija  – Ikdienišķa komunikācija ir nozīmīga, lai komandas dalībnieki justos labi, bet, strādājot attālināti, tā tiek apgrūtināta. Attālinātā darbā neveidojas casual sarunas kā birojā pie kafijas aparāta. Pierasts, ka kolēģiem rakstam tikai nepieciešamības gadījumā, bet tam tā nav jābūt. Risinājums šim ir caurspīdīgās komunikācijas princips, kad komandas ietvaros, visi jautājumi (pat ja tie ir specifiski adresēti kādai personai), tiek rakstīti visiem pieejamā čatā – līdzīgi kā birojā, kur dzirdam citu savstarpējās sarunas.  Var sarunas nodalīt dažādos “kanālos” kā “Slack” čatā – darba vajadzībām viens kanāls, casual sarunām – cits.
  • Darba organizēšana  –  Aizvien būtiski ir darbu organizēt gan privātā, gan komandas līmenī. Gribot negribot darbs mājās norit citā tempā, tāpēc lieti noder kopīga “klade”, kur uzskaitīt visus darbus (darāmos, pabeigtos, progresā esošos). Tam lieliski piemērots “Trello”, “Kanban” vai jebkura cita darba organizācijas lietotne.

Arī “Google” platformā pieejami dažādi noderīgi rīki, kuri ļauj komandai kopdarboties arī attālināti. “Google GSuite” un “Microsoft Office 365” dod iespēju vairākiem cilvēkiem strādāt pie viena dokumenta (vai prezentācijas, vai izklājlapas) vienlaicīgi. Šajā situācijā, kad visa komanda strādā no mājām, tas var ļoti palīdzēt darbos, kuros vajadzīga vienlaicīga vairāku personu iesaiste. Maz zināmas “Google GSuite” un “Microsoft Office” lietotnes:

    • “Google Jamboard” (“Microsoft Whiteboard”) – virtuāla “tāfele”, kur iespējams vizualizēt idejas stāstīšanas laikā. Lietotāji var pieslēgties pie viena Jamboard un sadarboties, diskutēt, realizēt savas idejas vizuāli
    • “Google Drawings” – tehniskāks zīmēšanas risinājums, ar Drawings iespējams vizualizēt, piemēram, projekta plānu vai darbības shēmu.
    • “Microsoft Sway” – alternatīvs prezentāciju veidošanas rīks. Prezentāciju var pārveidot kā mājaslapu, ar ko var dalīties kolēģu starpā. “Sway” iespējams veidot prezentācijas, stāstus, biļetenus, bukletus.

Šis ir īstais laiks, lai veicinātu digitālo transformāciju. Nestandarta situācijas piespiež mūs pielāgoties un pieņemt jaunus risinājumus. Taču ieguvumus no digitālās transformācijas iegūsim tikai tad, ja visas uzņēmuma grāmatvedībā iesaistītās puses virzīsies šajā virzienā. Katram no mums jābūt izmaiņu ierosinātājam.

Vēlaties saņemt šādus rakstus katru mēnesi savā e-pastā? Pierakstieties šeit.

Raksts ir autordarbs un atspoguļo autora viedokli par doto tēmu, kas var nesakrist ar Grāmatvežu Ekspreša izdevēja SIA Visma Enterprise viedokli. Par rakstā minēto faktu un aprēķinu pareizību atbild raksta autors. 

SIA Visma Enterprise ir grāmatvedības un resursu vadības programmas VISMA Horizon ražotājs un izplatītājs. Ja vēlaties uzzināt vairāk par VISMA Horizon piedāvājumu – SPIEDIET ŠEIT.

13