Darījumu apliecinoši dokumenti un nodokļu riski

AUTORS: Ita Bekerta

Mg.oec., LNKA sertificēta nodokļu konsultante, SIA Balance forte valdes locekle, SIA EK Sistēmas galvenā grāmatvede

Viens no grāmatvežu uzdevumiem ir ieviest kārtību uzņēmumu dokumentācijā un tās apritē, sekot līdzi, lai tiktu ievērotas normatīvo aktu prasības attiecīgu dokumentu noformēšanā un arī reģistrēšanā finanšu uzskaitē.

Šādi nosacījumi ir svarīgi, galvenokārt, ārējiem dokumentiem, kurus saņemam no citiem. Taču jāņem vērā, ka mūsu klientiem ir nepieciešami korekti dokumenti, kurus sagatavojam mēs. Tāpēc atgādināšu svarīgāko darījumu apliecinošo dokumentu noformēšanā un iereģistrēšanā, kā arī par iespējamām nodokļu sekām, ja dokumentā nav nosakāms darījums un tā ekonomiskais pamatojums.

Darījuma ekonomiskā būtība

Kas tad ir darījuma ekonomiskā būtība, ko uzsver arī nodokļu normatīvais regulējums?  Tā ir atbilstība uzņēmuma saimnieciskajai darbībai, bet ne tikai. Ir jāvērtē uzņēmuma vajadzība pēc iegādātajām lietām un pakalpojumiem un to apjoma. 

Kādam uzņēmumam ir nepieciešami 3 televizori, citam ar vienu jau būs par daudz. Tas nozīmē, ka būs jāpamato, ka attiecīgo lietu vai pakalpojumu iegāde veicinās mūsu uzņēmuma attīstību- vai nu apgrozījuma pieaugumu, vai jaunu klientu piesaisti, ģeogrāfisko tirgu paplašināšanos, vai visu iepriekšminēto apvienojumu.

 Attaisnojuma dokuments vai darījumu apliecinošs dokuments

Ikvienu darījumu, kas ir darbība tiesisku attiecību nodibināšanai, grozīšanai, turpināšanai vai izbeigšanai, pamato dokuments, kuru reģistrē grāmatvedības uzskaitē, ja tas rada pārmaiņas uzņēmuma saistībās vai mantas stāvoklī. Pārmaiņas mantas stāvoklī ir arī mantas sastāva vai vērtības izmaiņas.

Saimniecisko darījumu pamato attaisnojuma dokuments. Es gan atbalstu un iesaku citu nosaukumu- darījumu apliecinošs dokuments, lai nav jāattaisnojas. Tas izklausās skolnieciski. Lai man piedod tie, kas šo terminu ieviesa.

Dokumentu rekvizīti

Dokuments ir informācija grāmatvedim par notikušu darījumu. Grāmatvedības likums, MK noteikumi Nr. 877 “Grāmatvedības kārtošanas noteikumi”, Dokumentu juridiskā spēka likums, PVN likums, MK noteikumi Nr. 96 “Nodokļu un citu maksājumu reģistrēšanas elektronisko ierīču un iekārtu lietošanas kārtība” un MK noteikumi Nr. 95 “Noteikumi par nodokļu un citu maksājumu reģistrēšanas elektronisko ierīču un iekārtu tehniskajām prasībām” ir galvenie normatīvie akti, kuros varam atrast informāciju par obligātajiem rekvizītiem attaisnojuma dokumentam, preču piegādes dokumentam, darījumus apliecinošiem dokumentiem ( termins šobrīd attiecas uz MK Nr.96. regulējumu). 

Nav vienkārši izveidot savu visiem normatīvajiem aktiem atbilstošu dokumentu un pārbaudīt citu izrakstītos dokumentus, vai tie ir atbilstoši visām prasībām, kuras ne vienmēr ir loģiskas visos gadījumos. Protams, ir rekvizīti, bez kuriem darījums un darījuma partneri nav identificējami, ja, piemēram, trūkst reģistrācijas vai PVN maksātāja numura, juridiskās vai faktiskās adreses, lietu vai pakalpojumu saprotama nosaukuma, summas, dažkārt arī daudzuma, mērvienības un cenas. Ir rekvizīti, kas ir tikai, lai saraibinātu dokumentu, jo tiem nav nozīmes, lai identificētu notikušu darījumu.

Viens no tādiem ir saimnieciskā darījuma apraksts- preču piegāde (pārdošana), pārvietošana, pakalpojuma sniegšana, kas pats par sevi neko neapzīmē, nenosaka un neaizliedz, bet pārbaudītājiem varen patika. Mums nāca talkā tiesu prakse Nr.90-ska-2011, kurā ir pateikts, ka “tas vien, ka kādā no attaisnojuma dokumentiem nav kāda no rekvizītiem, nav pamats neatzīt šo dokumentu par attaisnojuma dokumentu, ja vien attiecīgā rekvizīta trūkums nerada šaubas par iegrāmatojuma atbilstību faktiski notikušam darījumam”.

Sekas nepilnīgiem rekvizītiem

Darījumu apliecinošs vai attaisnojuma dokuments bez, piemēram, darījuma nosaukuma detalizācijas un paskaidrojuma var radīt nepatīkamas sekas. Piemēram, ja čekā nosaukuma vietā ir “Saimniecības preces” vai rēķinā “Automašīnas remonts”. Te piebildīšu arī par to, ka remontējamās automašīnas valsts reģistrācijas un/ vai šasijas numurs ir obligāts, lai identificētu uzņēmuma automobili. 

Lai varētu izprast darījuma ekonomisko būtību un sniegtu patiesu un skaidru priešstatu par uzņēmuma mantu, finansiālo stāvokli un saistībām noteiktā datumā, darījuma nosaukumam ir jāsniedz informācija par to, kas ir iegādāts vai pārdots. Pretējā gadījumā šādi dokumenti var viest aizdomas par fiktīvu darījumu jeb “dokumentu darījumu”, kas radīti tikai nodokļu maksājumu samazināšanai jeb naudas līdzekļu iegūšanai.

Ja darījums nav bijis ar nodomu izkrāpt nodokļus, bet tāds dokuments ir pieņemts un iereģistrēts finanšu uzskaitē, tad darījums nav īsti identificējams. Nav nosakāms, kas ir remontēts automašīnai vai kādas saimniecības preces ir nopirktas, nevar konstatēt apjomu un, līdz ar to arī iegādes ekonomisko pamatojumu. Te jau ir nodokļu sekas, ja tā ir preču vai pakapojumu iegāde, jo tādējādi ir radušās izmaksas (peļņas sadale), kas nav saistītas ar uzņēmuma saimniecisko darbību, un tās veido uzņēmuma ienākuma nodokļa bāzi, kā arī līdz ar to nav atskaitāms PVN priekšnodoklis.

Preču saņemšanas vietas adrese

Nedaudz paturpināšu par rekvizītiem, kuriem ir jābūt, bet tie dokumentu veidotājiem un arī grāmatvežiem bieži rada neizpratni. Preču piegādes dokumenta obligātais rekvizīts ir preču saņemšanas vietas adrese. Tā ir saņēmēja adrese, nevis izsniedzēja adrese, neatkarīgi no tā, kur fiziski prece ir saņemta. Preču saņemšanas vietas adrese ir norāde, kur tā tiks inventarizēta. Iespējams, notiks iekšējā pārvietošana uz citu adresi, bet tas jau ir cits stāsts. 

Valsts Ieņēmumu dienests ir tiesīgs pārbaudīt mūsu saimnieciskās darbības sniegšanas vietas, tajā skaitā arī preču iegādes dokumentu noformēšanas un reģistrēšanas kārtību. Bieži ir novērojams, ka saņemšanas vietas adrese vietā ir izsniedzēja adrese. Tā var būt tajā gadījumā, ja saņēmējs šajā adresē ir reģistrējis savu struktūrvienību, piemēram, noslēdzot telpu nomas līgumu.

Kases čeki, VID reģistrētās kvītis un biļetes

Darījumus apliecinošie dokumenti, kas definēti MK noteikumos Nr.96, vienlaikus bieži ir arī MK noteikumos Nr.877 noteiktie naudas izdevumu apliecinošie dokumenti- kases čeki, VID reģistrētās kvītis un biļetes. To noformēšanā jāievēro iepriekš minēto normatīvo aktu prasības attaisnojuma dokumentiem, PVN rēķiniem un čekiem.

Ja PVN rēķinu izsniedz persona, kas nav reģistrējusies PVN maksātāju reģistrā, tas ir uzskatāms par pārkāpumu. PVN normatīvajā regulējumā ir noteikts, ja persona nelikumīgi izsniedz nodokļa rēķinu, saņem nodokli, ko tai nav tiesību saņemt, VID  ir tiesības nelikumīgi saņemtās nodokļa summas bezstrīdus kārtībā piedzīt valsts budžetā un iekasēt soda naudu 100 % apmērā no nelikumīgi saņemtās nodokļa summas.

Dokumenti no ārzemēm

Ja darījums ir noticis ārpus Latvijas, piemēram, komandējuma laikā, grāmatvedībā tiek iesniegti dažādu valstu dažādi noformēti dokumenti. Tie derēs par naudas izdevumu apliecinošiem dokumentiem bez labojumiem. Līdzīgi ir arī ar preču iegādes un pakalpojumu saņemšanas dokumentiem, arī tie der tādi, kādi mums tie ir atsūtīti.

Elektroniski dokumenti, e-rēķini

Aizvien vairāk grāmatvedību veic pāreju uz elektronisku dokumentu apriti. Bieži dokumenti tiek sagatavoti tikai elektroniski. Dokumentu noformēšanas kārtība ir tāda pati kā papīra dokumentiem.  Grāmatvedības likuma 11. pantā ir noteikts, ka attaisnojuma dokumentu var sagatavot elektroniskā vai papīra formā. Attaisnojuma dokumentu sagatavo tā, lai visā tā glabāšanas laikā nezustu tajā ietvertā informācija, kā arī būtu iespējams radīt šā dokumenta atvasinājumu.

Pavisam drīz, 2025. gadā, ir paredzēta pāreja uz e-rēķiniem, kas ir sagatavoti mašīnlasāmā formātā. Tas nozīmē, ka paralēli noformēsim dokumentu cilvēklasāmā formātā.

Joprojām kā karsts kartupelis tiek viļāts jautājums par parakstu, vai to vajag, kad vajag, kad var nebūt. Vienā gadījumā normatīvais regulējums atļauj, pusēm savstarpēji vienojoties, piemēram, līgumā, dokumentus neparakstīt. 

Lūk, nosacījums par preču piegādes dokumentu: preču piegādes dokumentu var neparakstīt, ja tas sagatavots elektroniski un darījuma puses (preču nosūtītājs un preču saņēmējs) to apliecinājušas (autorizējušas), pamatojoties uz preču nosūtītāja vienošanos ar preču saņēmēju par preču piegādi. Kā veikt autorizāciju, ko tā īsti nozīmē un vai visiem tā ir iespējama?

Jautājums par parakstiem savu aktualitāti joprojām nav zaudējis. Aicinājums Finanšu ministrijai beidzot šo jautājumu līdz 2025. gadam sakārtot visiem iespējami un nepārprotami skaidri. Noteikti atbalstu VID ģenerāldirektores Ievas Jaunzemes aicinājumu pārrakstīt grāmatvedības un nodokļu normatīvo bāzi vienkāršā un visiem saprotamā valodā, lai nebūtu tik daudz jautājumu, neskaidrību un administrēšanas izdevumu.

Raksts ir autordarbs un atspoguļo autora viedokli par doto tēmu, kas var nesakrist ar Grāmatvežu Ekspreša izdevēja SIA Visma Enterprise viedokli. Par rakstā minēto faktu un aprēķinu pareizību atbild raksta autors. 

SIA Visma Enterprise ir grāmatvedības un resursu vadības programmas VISMA Horizon ražotājs un izplatītājs. Ja vēlaties uzzināt vairāk par VISMA Horizon piedāvājumu – SPIEDIET ŠEIT.