Autors: Artūrs Ernštreits, Visma Enterprise produktu vadības direktors
Trešā industriālā revolūcija jeb digitalizācijas laikmets līdz ar jaunām iespējām mūsu ikdienā ienesa gūzmu nesaprotamu un mulsinošu terminu, kuru latviskošana valodniekiem allaž sagādājusi grūtības. Piedāvātais latviskais variants vai nu neskan labi un nepaliek atmiņā, vai arī īsti neaptver visu angliskā termina būtību. Turklāt vārdu jēga, laikam ejot, vēl turpina mainīties. Šāds liktenis piemeklējis arī visa laikmeta «atslēgas vārdu» – digitalizāciju.
Mūsu skaidrojošās vārdnīcās ar digitalizāciju tiek saprasta attēlu pārvēršana digitālā formātā. Bei vai tas tiešām izmantojam aktuālo skaidrojumu? Un vai digitālais formāts ir tikai bilde, ko varam redzēt uz datora ekrāna?
Iespējams, šie neatbildētie jautājumi ir iemesls, kādēļ 21. gadsimta trešās desmitgades sākumā daudziem joprojām nav izpratne par visām ciparu vides iespējām. Tādēļ pieklibo arī to izmantošana. Kā gan citādi izskaidrot, ka liela daļa uzņēmumu, piemēram, rēķinus joprojām sūta PDF vai pat JPG formātā.
Digi…kas?
Lai saprastu problēmas būtību, aplūkosim pāris terminus. Angliski datu pārnešanu no analogā uz ciparu formātu sauc par «digitization», bet digitālo tehnoloģiju izmantošanu procesu vienkāršošanai – par «digitalization». Latviski abos gadījumos izmanto tikai vienu terminu – digitalizācija. Te arī parasti sākas apjukums.
«Digitization» var uzskatīt par digitalizācijas procesa pirmo fāzi, ko iepazinām līdz ar datoriem un internetu. Tajā informācija tiek pārvērsta no analogā formāta ciparu.
Praktiski tas izskatās kā, piemēram, pie autobusa pieturas publicētā reisu saraksta ievietošanu internetā. Informācija pārceļo no papīra lapas uz ekrānu un līdz ar to ir pieejama arī tad, kad neatrodaties pieturā. Ja iepriekšējā gadsimtā autobusu sarakstu nācās pārrakstīt pierakstu blociņā vai iet līdz pieturai, lai uzzinātu, cik ilgi jāgaida līdz reisam, tad digitalizācijas rezultātā varam atvērt pārvadātāju vai uzziņu dienesta mājas lapu un uzzināt, kad paredzēta transporta līdzekļa ierašanās mūsu pieturā.
«Digitalization» ir nākamais etaps attīstībā. Tas paredz digitalizētos datus izmantot, lai vēl vairāk vienkāršotu procesus un sniegtu precīzāku informāciju. Šajā posmā daudzi procesi tiek automatizēti, lai būtu nepieciešama minimāla cilvēka iesaiste.
Turpinot piemēru par autobusa pieturām, «digitalization» izpaužas kā elektroniskie tablo, kas informē par transporta ierašanos. Atšķirībā no pirmās fāzes, kad uz internetu ir pārnesta statiska informācija, otrajā tā kļūst mainīga. Autobusos ievietots raidītājs sazinās ar vadības centru un sūta informāciju par tā atrašanās vietu, lai centrāles dators, ņemot vērā satiksmes situāciju, varētu izskaitļot ticamu ierašanās laiku un parādītu uz tablo pieturā. Tā rezultātā pasažieri redz nevis plānoto, bet faktisko laiku, kad transporta līdzeklis būs klāt, un var lietderīgāk izmantot savu laiku.
Elektroniski, bet nepilnīgi
Kopumā sabiedrībā ir diezgan zema izpratne par abu fāžu atšķirībām, un tas labi redzams arī uzņēmumu digitalizācijas pakāpē. Vairums uzņēmumu uzskata, ka viņu grāmatvedība ir digitalizēta, jo programma sagatavo elektronisku rēķinu un nosūta sadarbības partneriem vai klientiem. Taču lielākoties šis rēķins tiek ģenerēts PDF formātā, no kura labākajā gadījumā var manuāli izkopēt skaitļus un iekopēt grāmatvedības sistēmā. Sliktākajā gadījumā tiek pat veidots JPG formāts vai PDF formātā ievietots attēls. Tā ir bilde uz ekrāna, no kuras vispār nav iespējams iezīmēt simbolus un iekopēt tos sistēmā vai maksājuma uzdevumā internetbankā. Līdz ar to informāciju grāmatvedim jāpārraksta. Ja ciparu ir daudz un garās virtenēs, pieaug kļūdīšanās risks.
Rēķins PDF formātā ir solis pareizā virzienā, jo palīdz tikt vaļā no papīra, taču tā apstrādāšana prasa cilvēka iesaisti pilnā apmērā un līdz ar to darba stundu tērēšanu.
«Digitalization» vai procesu vienkāršošanas gadījumā mēs izmantotu strukturētu elektronisku rēķinu XML formātā – datoram automātiski nolasāms un apstrādājams elektronisks dokuments. Grāmatvedības sistēma pati paņem no tā nepieciešamo informāciju, jo vienotā standarta dēļ saprot, kurā ailē ievietoti atbilstoši dati, apstrādā to un noglabā. Grāmatvedis redz gala rezultātu, var to izmantot atkaitēs, aprēķinos un prognozēs, taču cilvēkam pašam nav jāpārraksta vai jāpārkopē informācija. Tas ļauj ietaupīt laiku, kas parasti tiek atvēlēts rutīnas darbu paveikšanai.
Ieguvums var būt pat vairākas stundas mēnesī, ko darbinieks varētu izmantot procesu uzlabošanai vai to darbu paveikšanai, kam nav pieticis laika pieķerties. Domāju, ka ikviens strādājošais ir piedzīvojis, cik svarīga var izrādīties pat viena stunda saspringtos darba periodos, kad termiņi «spiež» un atmosfēra kabinetā ir nokaitēta. Ja ne, pajautājiet grāmatvedim gada pārskata gatavošanas dienās, vai viņš «varētu pieķert klāt vēl kādu darbiņu»?
Lai strādā dators
«Digitalization» var sniegt acīmredzamus ieguvumus arī citās jomās. Piemēram, atvaļinājuma iesniegums e-pastā ir videi draudzīgāks nekā papīrā, taču no tā nav lielas jēgas, ja grāmatvedis iesniegumu izdrukā un ieliek mapē, bet prombūtnes datus ar roku ievada sistēmā. Tad turklāt pastāv risks, ka darbinieks ir iesniegumā ir pieļāvis kādu kļūdu – pārsniegtas pieejamās dienas vai nekorekti norādīti datumi.
Laikmetam atbilstošs risinājums ir biznesa vadības sistēma, kas pieteikuma veidošanas brīdī pārbauda datus, turklāt vadītājs vēl pieņem lēmumu, ņemot par pamatu savas nodaļas darbinieku atvaļinājuma plānus. Turklāt šādi aizpildīts “iesniegums” var automātiski uzskaites sistēmā ģenerēt prombūtni algu aprēķina vajadzībām .
Lielā daļā uzņēmumu praktizēts komandējuma pieteikumu process iever sevī daudz darbību – rīkojuma izveidošanu, parakstīšanu ar e-parakstu, atskaites sagatavošanu, čeku attēlu pievienošanu, atkārtotu parakstīšanu, ievadīšanu grāmatvedības sistēmā un noglabāšanu mapē. Modernā digitalizētā variantā pēc pieteikuma izveidošanas sistēmā liela daļa procedūru notiek automātiski un pēc vienreizējas autentificēšanās nav nepieciešams parakstīt katru dokumentu atsevišķi. Pašam vien jānoskenē čekus un jāpievieno iesniegumam.
Kamēr sabiedrība un uzņēmēji apgūst digitalizācijas otro fāzi, pakausī elpo nākamais evolūcijas etaps – digitālā transformācija. Tā paredz tehnoloģiju integrēšana visos iespējamos biznesa procesos, lai paātrinātu darbības ātrumu un paaugstinātu pievienoto vērtību sadarbībā ar klientiem. Digitālā transformācija, atbilstoši nosaukumam, prasa īstu transformāciju – organizācijas kultūras izmaiņas, ieradumu izaicināšanu. Tā liek meklēt, domāt ārpus rāmjiem, pārveidot, pat, ja tas nozīmē kādreiz kļūdīties. Taču ieguvums potenciāli var būt krietni lielāks nekā apdedzināšanās sāpes, jo ved uz svarīgāko – strādāt efektīvāk un gūt labākus panākumus.
