Divi vārdi, kas rada šķēršļus veiksmīgai organizācijas darbībai

Lēmumu pieņemšana. Divi vārdi, kas it kā savā būtībā ir tik vienkārši, taču nereti rada šķēršļus veiksmīgai uzņēmuma darbībai un ir atpazīstami arī kā viens no efektivitātes ienaidniekiem.
Ik dienas katrs no mums pieņem vairākus simtus lēmumu, kā, piemēram, pa kuru maršrutu doties uz darbu, ko ēst vakariņās, ko darīt brīvdienās u.t.t. Bieži vien tos pat neuztveram kā ko īpašu, jo tā ir ikdienas rutīna. Ne vienmēr tik veikli veicas ar biznesa lēmumu pieņemšanu.

Kāpēc?

Pētījumos kā biežākie iemesli lēmumu pieņemšanas atlikšanai tiek uzskaitīti šādi faktori:
1. Nepietiekams informācijas apjoms;
2. Par daudz informācijas;
3. Par daudz cilvēku;
4. Emocionāla piesaiste vai tās trūkums.

Informācijas pieejamība

Jā, informācijas pieejamība var palīdzēt pieņemt izsvērtus lēmumus. Tieši tāpēc katram uzņēmumam, biznesa vienībai, struktūrvienībai ir svarīgi saprast: kādi ir mūsu galvenie darbības rādītāji? Cik bieži varam tos atsekot? Tādējādi iespējams izvairīties no situācijām, kad informācijas apjoms ir nepietiekams, kā arī ātrāk un veiksmīgāk orientēties datu pārbagātībā.
Būtisks ir arī informācijas atjaunošanas biežums. Ja tas ir rezultāts, kuru ieraugām vienu reizi gadā, tad paies nākamie 12 mēneši, līdz ieraudzīsim vai lēmums ir devis kādas pozitīvas izmaiņas. Ja kontrole noritēs reizi mēnesī, tās jau ir 12 iespējas mainīt darbības virzienu. Praktiskā pieredze rāda, ka ikvienā biznesā ir atrodams rādītājs, kura faktisko rezultātu iespējams ieraudzīt reizi nedēļā vai pat katru dienu. Tas, savukārt, paver iespēju pieņemt lēmumus attiecīgi vismaz 52 vai 250 reizes (brīvdienas atskaitot). Tātad: jo biežāk pieejama aktuālākā informācija, jo vieglāk pieņemt lēmumus, kā arī tos mainīt, ja situācija rāda, ka tas nepieciešams.

Kurš atbildīgs?

Nereti uzņēmumi mēdz saskarties ar situācijām, kad lēmums ir jāpieņem, taču nav neviena, kas to ir gatavs darīt. Iemesli var būt visdažādākie: nenoteiktas atbildības, neziņa par pieņemtā lēmuma sekām u.c. Līdzīgi kā situācijā ar informāciju, arī šeit risinājums var būt noteikt galvenos uzņēmuma procesus, biznesa līnijas, projektus, izveidot skaidri saprotamu struktūru un katrai no šīm sadaļām noteikt atbildīgo lēmuma pieņēmēju. Palīdzēt var RACI matrica, kas nozīmē:
R – Responsible Kurš veiks uzdevumu, darbību, aktivitāti?
A – Accountable Kurš būs atbildīgs par lēmuma pieņemšanu?
C – Consulted Kam varētu būt papildus informācija? Kā viedoklis būtu jāuzklausa?
I – Informed Kā darbs ir saistīts ar šo uzdevumu, funkciju, aktivitāti? Kuri būtu jāinformē par rezultātiem un gaitu?
Ja R, C un I vienai funkcijai, darbībai vai uzdevumam var būt vairāki, tad veiksmīgai lēmumu pieņemšanai būtu nepieciešams, ka A ir tikai viena persona.

Visbeidzot, jā, bizness ir risks, lēmumu pieņemšana ir atbildība un risks. Un, kur ir risks, pastāv iespēja kļūdīties un zaudēt. Taču jāatceras, jebkāds lēmums ir labāks par nekādu lēmumu, it īpaši biznesā.

 

Par autoru

Dace Freimane ir Visma Enterprise Pakalpojumu piegādes vadītāja. Iepriekš viņa strādājusi par Stratēģisko direktori un Finanšu informācijas daļas vadītāju SIA Lattelecom un Finanšu direktori Reģionālā Prese Diena.