E-rēķins nav rēķina fotogrāfija

Šobrīd pasaulē turpinās tendence dažādu procesu pārnešanai uz elektronisko vidi, tostarp arī rēķini tiek digitalizēti un apstrādāti elektroniski. Lai arī šādai rēķinu procesa organizācijai ir virkne ieguvumu, ko tā sniedz organizācijai, tās ne vienmēr ir gatavas šādām pārmaiņām.

Lielu daļu uzņēmumu kavē pārliecība, ka e-rēķini ir pārāk sarežģīti. Viņi uzskata, ka būs pārāk grūti savietot esošās sistēmas un rezultātā arī strādāt ar saviem klientiem un piegādātājiem. Šie uzņēmumi uzskata, ka būs pārāk grūti strādāt, izmantojot gan papīra, gan elektronisko rēķinu formātu kombināciju, turklāt dažādu ar rēķiniem saistīto likumu ievērošana būs praktiski neiespējama. Tomēr patiesība ir gluži pretēja. Veiksmīga e-rēķinu ieviešana uzņēmumā samazinās darba uzdevumu sarežģītību. 

Turklāt, arvien lielākai daļai uzņēmumu pāreja uz e-rēķiniem kļūst par nepieciešamību, nevis tikai iespēju, ko varētu izmantot. Bieži tas ir saistīts ar stimuliem, kas dažādās valstīs tiek īstenoti valdības līmenī, ietekmējot valsts iestādes, gan privatuzņēmumus. Arī Latvijā ir pieņemti MK noteikumi Nr. 154 “Piemērojamais elektroniskā rēķina standarts un tā pamatelementu izmantošanas specifikācija un aprites kārtība”, kas paredz, ka publiskā sektora partnerim ir jāpieņem elektroniskā veidā sagatavoto un izsniegto rēķinu, kas atbilst piemērojamajam elektroniskā rēķina standartam. Arvien biežāk ir dzirdams, par lieliem uzņēmumiem, kas uzstāj uz rēķinu saņemšanu no piegādātājiem tikai un vienīgi e-rēķina fromā.

 

Kas ir e-rēķini?

Jāsaka, ka tieši atšķirīgā izpratne par to, kas ir un kas nav elektronisks rēķins ir viens no iemesliem kāpēc neizdodas izmantot pilnu elektronisko rēķinu sniegto potenciālu. Vēsturiski ar elektronisku vai digitālu rēķinu tiek saprasts PDF vai Word dokuments vai ieskenēts papīra rēķins. Šāds rēķins ir viegli saprotams jebkuram lietotājam, kas nonāk ar to saskarē. 

Tomēr pēc savas būtības tas joprojām ir rēķins analogā nevis digitālā formātā. Respektīvi, saņemot šādu dokumentu, tas ir manuāli jāievada savā uzskaites sistēmā. Lai mazinātu manuālo darbu, daudzi uzņēmumi izmanto digitalizācijas pakalpojumus, taču šādā veidā iegūtie dati noteikti būs dārgāki nekā ja rēķinu piegādātājs tos jau sagatavos digitālā formātā.

Šobrīd likumos ir veikti nepieciešamie papildinājumi, kas nosaka un skaidro, ka elektroniskais rēķins ir rēķins, kurš izsniegts, nosūtīts un saņemts strukturētā elektroniskā formā, kas ļauj to automātiski ielasīt uzskaites sistēmā un elektroniski apstrādāt. Ikdienā šādus rēķinus arvien biežāk sāk saukt par e-rēķiniem. 

E-rēķins pēc savas būtības ir datu fails, kas tiek pārsūtīts starp elektroniskām iekārtām, bet nav viegli uztverams cilvēkam. Tas ir  mašīnlasāms dokuments, kas parasti tiek veidots XML vai EDI formātos un sastāv no strukturētiem datiem, kurus datoram ir vieglāk saprast un reģistrēt grāmatvedības sistēmā. Tas var saturēt arī pavadošu bildi, bet tas nav obligāts atribūts. Šāds formāts nodrošina to, ka dati no analogās bildes (papīra vai PDF formāta veidolā) vairs nav jāievada sistēmās manuāli.

 

Ieguvumi, izmantojot e-rēķinus

E-rēķini ļauj aizstāt papīra rēķinus un automatizēt rēķinu saņemšanas un izrakstīšanas procesu, atbilstoši uzņēmuma iespējām. Lūk, daži no galvenajiem ieguvumiem, izvēloties izmantot e-rēķinus sava biznesā:

Zemākas izmaksas un dabas saudzēšana

E-rēķinu izmantošana ļauj būtiski ietaupīt finansiālos līdzekļus, taupot papīru, tinti utt. Aprēķināts, ka viens darbinieks, kas ikdienā strādā ar papīra formāta dokumentiem, gada laikā izdrukā 10 000 līdz 20 000 papīra lapas, turklāt, šis skaitlis ir vel lielāks grāmatvedības un finanšu industrijas uzņēmumos. 

E-rēķinu izmantošana ļauj būtiski taupīt gan dabas, gan uzņēmuma resursus. Uzņēmumi var ietaupīt naudas līdzekļus, aizstājot papīra rēķinus ar elektroniskajiem rēķiniem un optimizējot to piegādes ķēdi. E-rēķinu izmantošana ļauj samazināt līdz pat 80% papīra grāmatvedības nodaļās.

Zināms rēķina statuss (ja savstarpēji savienojamas sistēmas)

Atkarībā no e-rēķinu sistēmas un to savietojamības, var būt iespējams noteikt rēķina statusu. Tā kā e-rēķini tiek piegādāti saņemēja rēķinu sistēmā, iespējams izsekot vai tie ir saņemti, sūtītājam ir skaidrība par katra rēķina statusu. Ir skaidri zināms, ka rēķins ir saņemts, tādēļ ir viegli izsekot rēķina apmaksai.

Manuālā darba samazinājums

E-rēķinu izmantošana ļauj krietni samazināt datu ievadei un pārbaudei patērēto laiku, rezultātā ļaujot būtiski ietaupīt uz piegādātāju rēķinu apstrādes izdevumiem. Turklāt, tā kā rēķinu manuāla ievade vairs nav nepieciešama, šo darbinieku resursu var novirzīt uzdevumiem ar lielāku pievienoto vērtību. 

Kļūdu samazinājums

Cieši saistīts ar manuālās datu ievades samazinājumu ir arī ar to saistīto kļūdu samazinājums. Kļūdaini apstrādāto rēķinu skaits būtiski samazinās, ļaujot sasniegt gandrīz pilnīgu datu precizitāti. Turklāt e-rēķini tiek automātiski pārbaudīti un autentificēti, lai visi ievadītie dati būtu korekti.

Skaidrība finansiālajos procesos

Ieviešot e-rēķinus, pastāv mazāka iespēja nozaudēt dokumentus – rēķini nevar nekur “noklīst” vai pazust, tos nevar aizmirst ievadīt vai ievadīt nekorekti, līdz ar to, finansiālajos procesos tiek nodrošināta kārtība un skaidrība. Visi rēķini ir saņemti un apstrādāti, tie ir nonākuši pie atbildīgajām personām un vienmēr izsekojami.

 

E-rēķinu aprite

Kā notiek e-rēķinu aprite? Tāpat kā līdz šim, abas puses var vienoties par ērtāko apstrādes kanālu – e-pastu vai jebkuru citu veidu, kas atrunāts sadarbības līgumā. Lai piegādātajam vai pasūtītājam nebūtu jālauza galva, kā un kuram sadarbības partneriem iesūtīt e-rēķinu ir iespējams izvēlēties e-rēķinu operatoru pakalpojumus, kas darbojas līdzīgi kā pasts, visus rēķinus piegādājot sava klienta vietā.

Sadarbībā ar publisko sektoru ir jāņem vērā, ka iestādēm ir jānodrošina iespēja piegādātājam iesniegt e-rēķinu, izmantojot šādus e- rēķinu piegādes kanālus:

  • oficiālo elektronisko adresi;
  • elektroniskā pasta adresi, kas norādīta pasūtītāja, sabiedrisko pakalpojumu sniedzēja, publiskā partnera vai tā pārstāvja tīmekļvietnē un kas izmantojama saziņai ar attiecīgo pasūtītāju, sabiedrisko pakalpojumu sniedzēju, publisko partneri vai tā pārstāvi;
  • citu veidu, kas norādīts iepirkuma līgumā vai publiskās un privātās partnerības līgumā

Ja uzņēmums ir pieņēmis lēmumu, uzsākt e-rēķinu izsūtīšanu un/vai saņemšanu, pirmais solis ir noskaidrot, vai un kā šo procesu atbalsta šobrīd izmantotā grāmatvedības programma. E-rēķinu radīšanai un saņemšanai pielāgotas grāmatvedības programmas konsultanti spēs palīdzēt uzsākt šī procesa efektivizēšanu. 

Uzziniet, kā e-rēķinu saņemšanu nodrošina Horizon