Grāmatvedības dokumentu pārvēršana un glabāšana elektroniskā formātā

AUTORS:

Lilita Beķere

Grāmatvedības un nodokļu konsultāciju jomā strādā no 1998. gada. Biznesa attīstīšanā un vadīšanā strādā kopš 2005. gada. Kopš 2012. gada SIA Numeri līdzīpašniece un valdes locekle. Darbības jomas: grāmatvedības uzskaite, finanšu vadība un analīze, nodokļu konsultācijas. Latvijas Republikas Grāmatvežu asociācijas valdes locekle.

 

Jebkura uzņēmuma pienākums ir kārtot grāmatvedību. Visi darījumi grāmatvedības uzskaitē tiek iegrāmatoti uz darījumu apliecinošo dokumentu pamata. Grāmatveži bieži vien nepaseko līdzi izmaiņām un turpina pieprasīt un sagatavot dokumentus papīra formātā. Taču situācija ir mainījusies un mūsdienās likumdošana dod iespēju grāmatvedības attaisnojuma dokumentus sagatavot un glabāt arī elektroniski, tādējādi taupot uzņēmuma darbaspēka resursus, finanšu līdzekļus un nodrošinot efektīvāku un ātrāku informācijas apmaiņu starp sadarbības partneriem.

Sagatavojot elektroniskā formā attaisnojuma dokumentus, jāievēro grāmatvedības jomu reglamentējošo normatīvo aktu un Elektronisko dokumentu likuma prasībasJa attaisnojuma dokuments grāmatvedībā ir papīra formā, šai dokumentā rekvizīts “paraksts” noformējams, ievērojot Dokumentu juridiskā spēka likuma prasības. Elektroniskajā attaisnojuma dokumentā rekvizīts “paraksts” noformējams, ievērojot Elektronisko dokumentu likuma prasības.

Būtiski ir atcerēties, ka elektroniskais dokuments uzskatāms par pašrocīgi parakstītu, ja tam ir:

  • drošs elektroniskais paraksts;
  • par elektronisko parakstu ir vienojušās rakstveidā. Šādā gadījumā rakstveida vienošanās noformējama un parakstāma uz papīra vai elektroniski ar drošu elektronisko parakstu.

 

Attaisnojuma dokumenti

Kā jau sākumā minēju, visi darījumi grāmatvedībā tiek iegrāmatoti uz attaisnojuma dokumentu pamata. Attaisnojuma dokuments ir:

  • attaisnojuma dokuments ir dokuments, kurš apliecina uzņēmuma saimnieciskā darījuma esamību,
  • un pamatojoties uz attaisnojuma dokumentu drīkst veikt ierakstus grāmatvedības reģistros;

Grāmatvedības reģistros drīkst izdarīt ierakstus, tikai pamatojoties uz attaisnojuma dokumentu, kas noformēts atbilstoši likumā “Par grāmatvedību” noteiktajām prasībām. Attaisnojuma dokuments ir jāsagatavo tā, lai visā tā glabāšanas laikā nezustu tajā ietvertā informācija.

Uzņēmuma vadītājs, ievērojot attaisnojuma dokumentiem normatīvajos aktos noteiktās prasības, var patstāvīgi izvēlēties attaisnojuma dokumentu formu un sagatavošanas veidu, izņemot gadījumus, ja attiecīga attaisnojuma dokumenta noformēšanu vai saturu reglamentē konkrēts normatīvais akts, piemēram preču piegādes dokumentam likumā tiek noteikti papildus rekvizīti.

Papīra formā sagatavoto attaisnojuma dokumentu, uzņēmums glabā papīra formātā, tam speciāli paredzētās mapēs.  Ja attaisnojuma dokumentu sagatavo un glabā elektroniski, jānodrošina iespēja, ja nepieciešams, izsniegt šā dokumenta kopiju, norakstu vai izrakstu papīra formā.

Elektroniskā formā sagatavotos attaisnojuma dokumentus, kas saistīti ar grāmatvedības datorprogrammu veiktajiem ierakstiem, komplektē, grupējot uzņēmuma vadītāja noteiktajā kārtībā. Elektroniski sagatavotajiem dokumentiem ir noteiktas sekojošas glabāšanas prasības:

  • dati, ko dokuments ietver, ir pieejami izmantošanai;
  • dati nav fiziski bojāti;
  • elektroniskais dokuments ir saglabāts tādā formā, kādā tas sākotnēji radīts, nosūtīts vai saņemts, vai tādā formā, kurā ir redzami sākotnēji radītie, nosūtītie vai saņemtie dati;
  • informācijas nesējā esošos dokumentus ar informācijas tehnoloģiju palīdzību var atspoguļot formā, kas cilvēkam ir izlasāma. Šis process ir atkarīgs no programmatūras un iekārtām, kuras izmantojis dokumenta radītājs;
  • saglabātie dati ļauj noteikt elektroniskā dokumenta izcelsmi vai galamērķi, nosūtīšanas vai saņemšanas laiku.

Ja normatīvie akti nosaka prasību glabāt vai uzrādīt dokumenta oriģinālu, šī prasība attiecībā uz elektronisko dokumentu ir izpildīta, ja elektroniskais dokuments ir parakstīts ar drošu elektronisko parakstu.

Arī gadījumos, kad pusēm ir rakstveida vienošanās par dokumentu elektronisku parakstīšanu, prasība par elektronisku dokumentu glabāšanu un dokumenta oriģināla uzrādīšanu ir izpildīta. Šādā gadījumā rakstveida vienošanās noformējama un parakstāma uz papīra vai elektroniski ar drošu elektronisko parakstu.

 

Grāmatvedības dokumentu glabāšana

Grāmatvedības dokumentus – attaisnojuma dokumentus, grāmatvedības reģistrus, inventarizācijas sarakstus, gada pārskatus un grāmatvedības organizācijas dokumentus – sistemātiski sakārto un saglabā uzņēmuma arhīvā.

2003. gada 21. oktobra MK noteikumi Nr.585 “Noteikumi par grāmatvedības kārtošanu un organizāciju” nosaka, grāmatvedības dokumenti līdz to novietošanai uzņēmuma arhīvā glabājas uzņēmumā atbildīgo personu pārziņā. Rakstiski (papīra formā) sagatavotos kārtējā mēneša attaisnojuma dokumentus, kuri attiecas uz noteiktu grāmatvedības reģistru, komplektē ieraksta kārtas numuru secībā un iesietus vai cauršūtus mapēs glabā šim nolūkam paredzētās glabāšanas vietās.

Izstrādājot grāmatvedības organizācijas noteikumus uzņēmumā, uzņēmuma vadītājs nosaka veidu kādā grāmatvedības dokumenti tiks glabāti. Uzņēmumā būtu jābūt izstrādātiem sekojošiem grāmatvedības organizācijas dokumentiem:

  • noteikumi par inventarizāciju kārtību uzņēmumā;
  • pārskatu par skaidrās vai bezskaidrās naudas avansu izlietojumu iesniegšanas kārtība;
  • uzņēmuma transportlīdzekļu izmantošanas izdevumu dokumentēšanas un uzskaites kārtība;
  • attaisnojuma dokumentu apgrozības apraksts vai shēma;
  • grāmatvedības reģistru kārtošanas noteikumi;
  • gada pārskata sagatavošanas noteikumi;
  • grāmatvedības dokumentu glabāšanas noteikumi;
  • grāmatvedības kontu plāns;
  • grāmatvedībā izmantoto kodu un simbolu lietojuma apraksts;
  • grāmatvedības politika

 

Elektroniska grāmatvedības dokumentu glabāšana

Likums “Par grāmatvedību” nosaka, ka uzņēmumam ir tiesības grāmatvedības dokumentus – gada pārskatu, inventarizācijas sarakstu, grāmatvedības reģistru, grāmatvedības organizācijas dokumentu un attaisnojuma dokumentu, – papīra formā jeb oriģinālo dokumentu pārvērst elektroniskā formā. Elektroniskā formā glabāšanai elektroniskā vidē pārvērstajam dokumentam ir tāds pats juridiskais spēks kā oriģinālajam dokumentam, un uzņēmumam ir tiesības iznīcināt oriģinālo dokumentu tikai tad, ja uzņēmums attiecībā uz elektroniskā formā glabāšanai elektroniskā vidē pārvērsto dokumentu ievēro šādus noteikumus:

1) ir nodrošināts oriģinālā dokumenta satura attēlojums un atbilstība šā panta otrajā daļā noteiktajā datu glabāšanas laikā;

2) ir nodrošināta satura lasīšana datora ekrānā un, ja nepieciešams, atvasinājuma veidošana papīra formā;

3) pārvērstais dokuments tiek aizsargāts pret neatļautu piekļūšanu, papildinājumiem, izmaiņām vai iznīcināšanu;

4) pārvēršanas process, kā arī oriģinālā dokumenta iznīcināšanas process tiek dokumentēts uzņēmuma vadītāja noteiktajā kārtībā.

Uzņēmuma vadītājs ir atbildīgs par grāmatvedības dokumentu saglabāšanu un aizsargāšanu pret iznīcināšanu vai nozaudēšanu.

Uzņēmumi joprojām vairumā gadījumu, prasa sagatavot preču piegādes vai attaisnojuma dokumentus papīra formātā un grāmatveži ļoti cītīgi visus dokumentus drukā un liek mapītēs, kaut gan likums dod iespēju izmantot elektroniskos dokumentus un arī papīra formā sagatavotos dokumentus pārvērst elektroniskā formā, ja ir ievērotas likumā “Par grāmatvedību” noteiktās prasības.

Likums “Par grāmatvedību” dod uzņēmuma vadītājam rīcības brīvību uzņēmuma grāmatvedības politikā vai dokumentu glabāšanas noteikumos aprakstīt kārtību, kā tiek glabāti elektroniskā formā sagatavoti vai elektroniskā formā pārvērsti papīra dokumenti. Uzņēmuma vadītājam ir jānosaka kārtība, kā uzņēmumā tiek organizēta dokumentu elektroniskā aprite. Tas ļauj samazināt gan darbaspēka izmaksas, gan uzlabot darba efektivitāti.

Mums ir jāmācās pieņemt elektronisko vidi un tās dotās iespējas, jo ir pilnīgi skaidrs, ka attīstoties informācijas tehnoloģijām, lēnām izmirst drukātais un pašrocīgi parakstītais dokuments.

 

 

Vēlaties saņemt šādus rakstus katru mēnesi savā e-pastā? Pierakstieties šeit.

 

Raksts ir autordarbs un atspoguļo autora viedokli par doto tēmu, kas var nesakrist ar Grāmatvežu Ekspreša izdevēja SIA Visma Enterprise viedokli. Par rakstā minēto faktu un aprēķinu pareizību atbild raksta autors. 

SIA Visma Enterprise ir grāmatvedības un resursu vadības programmas VISMA Horizon ražotājs un izplatītājs. Ja vēlaties uzzināt vairāk par VISMA Horizon piedāvājumu – SPIEDIET ŠEIT.