Tālredzība biznesa attīstībā un grāmatvedības programmas izvēlē. Z/S “Riekstiņi” un “Amatnieki” pieredzes stāsts.

“Riekstiņi” ir viena no modernākajām zemnieku saimniecībām valstī. Trīs saimniecības apstrādā gandrīz 4000 ha lauksaimniecības zemes, pamatā nodarbojoties ar graudkopību. Uzņēmuma apgrozījums mērāms vairākos miljonos eiro.  

Tālredzīga domāšana ir viens no iemesliem, kādēļ Z/S Riekstiņi spēj attīstīties par spīti tādām krīzēm, kādas lauksaimnieki piedzīvojuši pēdējos gados – sākumā lietavas, tad sausums.

Tāpēc ar domu par attīstību uzņēmums izvēlējās arī grāmatvedības programmu. Par izvēles kritērijiem un ieviešanas pieredzi stāsta uzņēmuma galvenā grāmatvede Irēna Zelča.

Pārbaudījums biznesam – plūdi un karstums

“Kā lielākajai daļai lauksaimnieku, arī mums pēdējie divi gadi bija smagi. 2017. gadā mēs atradāmies plūdu epicentrā.

Tas bija augusts, kad nolija 2 mēnešu lietus norma, un pierobežas upīte nespēja novadīt ūdeni, un sāka to gāzt atpakaļ. Daļa saimniecības tika izolēta, ieskaitot biroja ēku. 6km vietā no Baltinavas centra bija jābrauc 36 km pa robežjoslas malu, lai nokļūtu darba vietā.

Arī 2018. gads pēc lietavām bija smags, līdz ar to rudenī ziemāju sēja bija paralizēta.Pavasarī , savukārt sasējām vasarājus, taču bija tik karsts un sauss, ka sējumi neattīstījās. 2018. gadā  apsējām laukus 2 reizes, kas ievērojami palielināja kopējās izmaksas.

Lauksaimniecība ir ļoti atkarīga no laikapstākļiem, līdz ar to, jābūt tālredzīgiem un jāparedz arī rezerves. Šajā gadījumā kokapstrādes uzņēmums ir mūsu rezerve, kas glābj, kad “slīkstam” vai “kalstam”, un notur darbiniekus arī lauksaimniecības nesezonā,” par pēdējiem gadiem stāsta I.Zelča.

Tomēr laikapstākļi nav vienīgais faktors, par kuru uzņēmumam jābūt tālredzīgam. Tā kā Z/S Riekstiņi apsaimnieko lielu platību un vēlas to darīt efektīvi, ir nepieciešama arī moderna, dārga tehnika, kuras iegādei tiek izmantots arī banku un citu finanšu iestāžu atbalsts.

Z/S "Riekstiņi" tehnika

Lai finansējumu saņemtu, no saimniecības tiek prasīta dažāda informācija, bieži ne tikai grāmatvedības, bet arī vadības atskaišu griezumā. Tomēr ne visas grāmatvedības programmas spēj šādu informāciju nodrošināt, kā tas bija arī “Riekstiņi” gadījumā. Grāmatvežiem nācās manuāli gatavot atskaites, teju velkot līdzi ar zīmuli un lineālu rindiņu pa rindiņai, un aprēķinus veikt ar kalkulatoru.

Papildus – augot uzņēmumam, radās arvien vairāk krājumu, līdz ar to, arī iekšējās noliktavas uzskaite un plānošana kļuva arvien sarežģītāka un grūtāk izsekojama.

Kādā brīdī kļuva skaidrs, ka esošie procesi jāmaina, lai strādātu efektīvāk un nodrošinātu liela un joprojām augoša uzņēmuma vajadzības. Tādēļ Z/S “Riekstiņi” sāka lūkoties jaunas grāmatvedības programmas virzienā.

Augošam uzņēmumam atbilstoša grāmatvedības programma

“Sākām apskatīt alternatīvas esošajai grāmatvedības programmai. Pēc pirmo sistēmu apskates drīz vien kļuva skaidrs, ka mainīt nelielu programmu pret gandrīz līdzvērtīgu, vien nedaudz funkcionāli bagātāku, nebūs risinājums ilgtermiņā, “ tā I.Zelča par jaunas grāmatvedības programmas meklējumiem.

Pēc rūpīgas vajadzību apzināšanas, Z/S “Riekstiņi” kā galvenos jaunas programmas izvēles kritērijus izvirzīja:

  • Atpazīstamība – lai uzņēmumam ir pieredze un programmu izmanto visā Latvijā, līdz ar to, varam būt droši, ka risinājums būs pieejams tirgū arī rīt.
  • Ērta un viegla programmas apguve – svarīgi, lai izprotot grāmatvedības pamatprincipus, programmas apgūšana neprasa pārāk daudz laika un tā ir ērta ikdienas lietošanai. Lai arī bez IT zināšanām programmā iespējams veidot atskaites un veikt izmaiņas konfigurācijā.
  • Konsultantu pieejamība – drošība par to, kādu kvalitāti un reakcijas laiku var sagaidīt, ja tas būs nepieciešams.
  • Funkcionalitāte un procesu automatizācija – lai programma piedāvā iespēju atteikties no manuālām darbībām, kā uzsver I.Zelča: “es nevēlos būt kalkulators un veikt liekas darbības ar roku, ja to iespējams uzticēt programmai.”
  • Atskaites – iespēja vadībai ērtā veidā redzēt atskaites, kas atspoguļo situāciju uzņēmumā, kā arī sagatavot informāciju priekš finanšu iestādēm.

Visu izvērtējot, saimniecība nonāca pie lēmuma esošo programmu mainīt uz VISMA Horizon.

Kādēļ tieši grāmatvedības programma VISMA Horizon?

“Mūsu saimniecībās ir liels apgrozījums un datu apjoms, kam nepieciešams sekot līdzi, pretējā gadījumā iestāsies bardaks. Tādēļ novērtējam, ka VISMA Horizon iespējams atsekot visu no virsgrāmatas līdz pat pirmdokumentam, kā arī pieejamas plašas datu filtrēšanas iespējas. Tas nodrošina kontroli par notiekošo uzņēmumā,” par programmas izvēli stāsta I.Zelča.

I. Zelča uzskata, ka augošā uzņēmumā jārēķinās, ka grāmatvedim ir jābūt arī analītiķim. Protams, lieliski, ja uzņēmums var atļauties savu finanšu vadītāju un ekonomistu, tomēr, ja tādu iespēju nav, šīs funkcijas pilda grāmatvedis. Tādēļ saimniecība vēlējās, lai vadības atskaišu veidošanai un finanšu plūsmas plānošanai/optimizācijai nepieciešamo informāciju spētu nodrošināt izvēlētā grāmatvedības programma. Izmantojot VISMA Horizon, var, piemēram, veidot precīzu pašizmaksu katram laukam un saprast to rentabilitāti. Kā arī, izmantojot datu analītikas iespējas, vadītājs var ātri saprast reālo situāciju uzņēmumā, piemēram, par debitoriem – kreditoriem vai apskatīt uzņēmuma peļnas zaudējumu atskaiti.

Ņemot vērā, cik maksā laba un moderna lauksaimniecības tehnika, jāveido arī izdevumu uzskaite pa iekārtām, lai saprastu katras vienības izmaksas, skaitot gan remontus, gan nolietojumu, degvielu u.tml. Tagad uzņēmums var veidot pilnu pašizmaksu pa tehnikas vienībām.

Vai visiem uzņēmumiem piemērota šāda grāmatvedības programma?

Z/S “Riekstiņi” galvenā grāmatvede uzskata, ka programmu ir iespējams pielāgot gandrīz jebkuram uzņēmumam, tas, galvenokārt, ir jautājums par izmaksām. Ja tas ir neliels uzņēmums ar dažiem darbiniekiem un mazu apgrozījumu, var tikt galā arī ar vienkāršākām programmām.

Tomēr, ja uzņēmums ir ar vēlmi attīstīties un augt, tad VISMA Horizon ir laba izvēle. Tā kā programmas maiņa saistīta ar dažādām neērtībām un resursu ieguldījumu, vēlams jau sākumā padomāt par tuvākās nākotnes vajadzībām, nevis izvēlēties lētāko un vienkāršāko.

To, cik liels ir risks ieguldīt lielus līdzekļus plašā funkcionalitātē, kas neatmaksāsies, ja bizness tomēr neattīstīsies tik strauji kā cerēts, jāsaprot katram pašam. Tomēr jāņem vērā arī, kā uzņēmums vērtē savu darbinieku laiku veicot manuālas darbības un to, cik svarīgi ir iegūt dziļāku analīzi par notiekošo uzņēmumā. Ja plašākas atskaites nav nepieciešamas, tad var iztikt arī ar pavisam vienkāršiem risinājumiem.

Atbalsts – veiksmīga ieviešanas projekta pamatā

Z/S “Riekstiņi” veiksmīgas un ātras programmas ieviešanas pamatā bija gan programmas ieviešanas komandas atbalsts, gan pašu ieguldītais laiks un enerģija. Visiem iesaistītajiem jāapzinās, ka būs jāiegulda laiks izpētot programmu un sākot to lietot.

Ja uzņēmums maina, nevis ievieš jaunu programmu, jāsaprot, ka kādu laiku dati būs nesalīdzināmi, jo būs divās sistēmās un jāsalīdzina manuāli. Arīdzan, kamēr grāmatvedis apradīs ar jauno grāmatvedības programmu, informācijas atrašana varētu prasīt vairāk laika, nekā ierasts. Pārejas mēnešos jāļauj adaptēties un apzināties, ka kaut kas ir nesakārtots. Tie ir aptuveni 2 mēneši.

I.Zelča uzsver: “lai grāmatvedības programmas maiņa sniegtu pilnvērtīgu efektu, jābūt gataviem ieklausīties un mainīt iekšējos procesus. Mainīt programmu, pielāgojot esošajiem, bieži neefektīvajiem, procesiem, ir bezjēdzīgi un nesniegs ieguvumus ilgtermiņā.”

 

Domājot par izaugsmi, Z/S “Riekstiņi” turpina meklēt iespējas paplašināt saimniecības un sekot līdzi jaunākajām iespējām efektīvam darbam lauksaimniecībā. Veltot pēc iespējas vairāk laika uzņēmuma attīstībai, I.Zelča ir droša, ka ar jaunās grāmatvedības programmas iespējām nebūs jāuztraucas par kārtību noliktavas krājumos un finanšu datu vai atskaišu pieejamību arī nākotnē.

10 kritēriji, kas jāņem vērā, izvēloties jaunu grāmatvedības programmu

Meklēju jaunu grāmatvedības programmu un vēlos saņemt piedāvājumu