10 jautājumi, ko uzdot, kad jāizvēlas grāmatvedības programma

Grāmatvedība

Uzņēmuma grāmatvedības programmas izvēle ir nopietns lēmums. Pat, ja sākumā tā šķiet tikai grāmatvežu darba rīks – uzņēmumam attīstoties, risinājums var kļūt par pamata sistēmu efektīvākiem biznesa procesiem. Lai izvairītos no sistēmas maiņas ik pēc pāris gadiem, lēmumu par grāmatvedības programmas iegādi vērts pieņemt pārdomāti.

Rakstā apkopoti 10 svarīgākie kritēriji, ko ņemt vērā, izvēloties jaunu grāmatvedības programmu.

1. Cik plašu funkcionalitāti grāmatvedības programma piedāvā?

Izvēloties grāmatvedības programmu, vērts izvērtēt ne tikai šodienas vajadzības, bet domāt arī par to, kā bizness attīstīsies tālāk.

Būs daudz ērtāk, ja nākotnē, attīstot biznesu un, līdz ar to, arī ERP sistēmu, varēsiet papildināt apjomus un funkcionalitāti, nevis būsiet spiesti domāt par visas sistēmas nomaiņu.

Svarīgi, lai jums ir iespēja nemaksāt par funkcionalitāti, ko neizmantosiet. Izvēloties nepamatoti funkcionāli komplicētus risinājumus, radīsiet sev zaudējumus gan finansiāli, gan darbinieku patērētajā laikā to apgūstot.

Domājot par funkcionalitāti, vērts lūkoties arī kāda ir ražotāja pieredze ar klientiem jūsu nozarē. Lai gan vairumā gadījumu resursu vadības sistēmas ar visu grāmatvedības programmas funkcionalitāti ir piemērojamas dažādām vajadzībām, lielāka iespējamība, ka vajadzīgā funkcionalitāte jau būs pieejama, tad, ja konkrētā programma jau tiek izmantota jūsu nozares uzņēmumos.

 

2. Vai ir pieejamas uzticamas atsauksmes?

Iesakām prasīt grāmatvedības programmas ražotājam, ar kādiem klientiem ir pieredze jūsu nozarē un izpētīt pieredzes stāstus, ja tādi ir publiski pieejami.

Ja jums ir zināms, kāds uzņēmums, kas ir apmierināts ar savu grāmatvedības sistēmu – jo labāk! Izmantojiet iespēju aprunāties, nevis ar programmatūru izplatītājiem, bet uzticības personu, kas sniegs ieskatu, kādēļ izvēlējās konkrēto sistēmu.

3. Kādas būs sistēmas patiesās izmaksas?

Grāmatvedības programma parasti nav pirkums, par ko vienreiz norēķināties un aizmirst. Plānojot jaunas sistēmas ieviešanu, vērts ņemt vērā, ka izmaksas sastāv no vairākām sastāvdaļām:

Ieviešana

Visbiežāk ieviešanas izmaksas nebūs pieejamas pirms detalizētas uzņēmuma uzskaites procesu izpētes. Cena ir atkarīga no vairāku faktoru kopuma. Kādas ir uzņēmuma vajadzības – cik specifiski procesi jānodrošina; kādā kvalitātē atrodas dati; kādi pielāgojumi nepieciešami?

Infrastruktūra

Iepazīstieties, kāds tehniskais nodrošinājums nepieciešams, lai sistēmu lietotu. Ja uzņēmumā nav pieejams iekšējais IT atbalsts, ieteicams lūkoties tādu risinājumu virzienā, kas piedāvā jūsu datus izmitināt pie sevis un veikt nepieciešamos programmatūras atjauninājumus.

Grāmatvedības programmas iegāde un uzturēšana

Ražotāji parasti piedāvā divu veidu apmaksas modeļus:

  • Licences
    Izvēloties pakalpojumu ar licenču principu, jūs vienreiz iegādāsieties funkcionalitāti un katru gadu maksāsiet par tās uzturēšanu. Šajā gadījumā jārēķinās ar lielām sākotnējām investīcijām.
  • Abonēšana
    Arvien izplatītāka kļūst grāmatvedības programmas noma – maksā, kamēr lieto un tikai par tādu apjomu, kas nepieciešams. Turklāt izmaksas būs izlīdzinātas visa gada garumā, veidojot vienmērīgu naudas plūsmu.
  • Atbalsts
    Pie risinājuma izmaksām jāņem vērā arī atbalsta izmaksas. Kāda būs klātienes vai attālināto konsultāciju cena? Un, kā tiks veikti norēķini – pēc katras konsultācijas, reizi mēnesī vai kā fiksēta maksa, kas nav atkarīga no apjoma?

 

4. Kas notiks, ja, lietojot grāmatvedības programmu, radīsies kādas problēmas?

Svarīgi saprast, cik pieejams un daudzveidīgs ir risinājuma apkalpotāja piedāvātais atbalsts. Pēc tam, kad grāmatvedības programma ieviesta, jums jāzina, ar ko varēsiet sazināties un, cik ātri saņemsiet atbalstu.

Daži jautājumi, uz kuriem vērts saprast atbildes:

Kādos kanālos pieejams atbalsts?

Vai apkalpotājs piedāvā gan attālinātas (telefoniski, e-pastā, pieteikumu sistēmā), gan klātienes konsultācijas?

Vai publiski ir pieejami materiāli?

Vai savas zināšanas par sistēmu būs iespējams papildināt arī bez maksas tiešsaistē? Vai ražotājs piedāvā forumu un zināšanu bāzi, kurās klients var papildināt savas zināšanas un sazināties ar citiem lietotājiem/ražotāju?

Cik ātri iespējams saņemt konsultācijas?

Cik liela atbalsta komanda ir pieejama apkalpotāja pusē? Kāds ir reakcijas laiks uz jūsu pieteikumu, atkarībā no situācijas (nepieciešams klātienē vai attālināti)?

 

5. Kāda būs jūsu datu pieejamība?

Šajā punktā nepieciešams ņemt vērā divus faktorus:

Datu pieejamība, ja nolemsiet no grāmatvedības programmas atteikties

Šis ir jautājums par ko lietotāji, izvēloties programmu, bieži pat neiedomājas.
Kamēr lieto programmu, viss ir labi, taču, nolemjot mainīt, saskaraties ar situāciju, ka vēsturiskos datus vairs nevarat iegūt. Tas rada sarežģījumus pāriet uz jaunu sistēmu un analizēt iepriekšējos periodus.

Tādēļ jau sākotnēji vērts saprast, vai datus varēsiet iegūt arī tad, ja nolemsiet grāmatvedības programmu mainīt.

Vai informācijai var piekļūt tikai sistēmas lietotāji?

Ikdienā informācija no grāmatvedības programmas nepieciešama dažādiem uzņēmuma darbiniekiem. Tā kā parasti par katru sistēmas lietotāju ir jāmaksā un tās lietošanai nepieciešama apmācība, informāciju gatavo grāmatvedis. Tomēr tas ir laikietilpīgi un dati nav pieejami tieši tad, kad nepieciešami.

Šādos gadījumos ērti, ja programmā pieejams risinājums, kurā iespējams reāllaikā un tiešsaistē no jebkuras ierīces apskatīt vajadzīgo informāciju arī bez grāmatvedības iesaistes.

 

6. Vai sistēma tiek regulāri atjaunota?

Grāmatvedības programmai, tāpat kā jūsu biznesam, ir nemitīgi jāattīstās. Ja sistēma tiek regulāri atjaunota, var paredzēt, ka gadu gaitā tā kļūs lietotājam ērtāka un tiks papildināta ar noderīgu funkcionalitāti.

Būtiska ir arī LR likumdošanas izmaiņu laicīga iestrādāšana programmā un piegādāšana. Bez šāda ražotāja atbalsta var attapties situācijā, kad programma vairs nevar izpildīt likuma prasības.

Izpētiet, cik gadus konkrētās sistēmas ražotājs ir nozarē – cik stabila ir attīstība un atjauninājumi.

 

7. Vai grāmatvedības programma piedāvā procesu automatizāciju?

Katrs darbinieks uzņēmumā ir liela vērtība. Līdz ar to, svarīgi profesionāļu laiku izmantot pēc iespējas efektīvāk.

Arī grāmatvedībā ir daudz manuālu darbību, kuras automatizējot, darbinieki iegūtu vairāk laika. Tie var būt gan bankas maksājumi, gan automātiski ģenerēti rēķini, gan datu analīzes rīki u.tml.

Noskaidrojiet, vai sistēmā tiek piedāvāta laikietilpīgāko manuālo procesu automatizācija.

 

8. Cik izplatīts risinājums ir teritorijā, kurā darbojaties?

Šobrīd darba tirgū valda situācija, kurā labus darbiniekus ir sarežģīti atrast. Šo faktoru svarīgi ņemt vērā arī izvēloties grāmatvedības sistēmu.

Cik izplatīta programma ir tur, kur atrodos? Cik daudz cilvēku pārzina šo programmu?

Izvēloties programmu, kas ir populāra, tirgū būs pieejami daudz profesionāļi ar zināšanām kā to lietot, līdz ar to, uzņēmums ietaupīs gan līdzekļus, gan laiku meklējot darbinieku ar atbilstošām kompetencēm.

 

9. Vai ir individuālu papildinājumu iespējas?

Ja esat uzņēmums ar specifiskiem procesiem un vajadzībām – visticamāk tās nebūs pieejamas standartizētā risinājumā. Tādēļ svarīgi saprast, vai nepieciešamos pielāgojumus varēs ieviest izvēlētajā programmā? Pavaicājiet, cik atvērts un pieejams individuālām izmaiņām ir programmas ražotājs.

Bieži rodas situācijas, kad izmaiņas ir ieviestas un darbojas, taču, iznākot programmas papildinājumiem, jūsu risinājums vairs netiek atbalstīts. Rodas traucējumi ikdienas darbā un papildu izmaksas, lai risinājumu pielāgotu jaunākajai grāmatvedības programmas versijai.

Tādēļ noskaidrojiet, vai veiktie papildinājumi tiks atbalstīti arī jaunākajās programmas versijās.

 

10. Vai programmu būs iespējams savietot ar citām IT sistēmām?

Mūsdienās reti kura organizācija izmanto tikai vienu sistēmu, savukārt strādāt vairākās programmās nav ērti un efektīvi. Tādēļ būtiska ir programmatūras savietojamības iespēja ar citām sistēmām. Gan plaši izmantotām biroja sistēmām, gan specifiskiem risinājumiem.

Noskaidrojiet, vai programma piedāvā platformu, caur kuru iespējams veikt integrācijas, datu apmaiņu ar citām sistēmām un cik vienkārši to ir veikt.

 

Meklēju jaunu grāmatvedības programmu un vēlos saņemt piedāvājumu

Uzzināt vairāk par Latvijā plaši izmantoto grāmatvedības programmu Horizon