Uzņēmuma grāmatvedības programmas izvēle ir nopietns lēmums. Pat, ja sākumā tā šķiet tikai grāmatvežu darba rīks – uzņēmumam attīstoties, risinājums var kļūt par pamata sistēmu efektīvākiem biznesa procesiem. Lai izvairītos no sistēmas maiņas ik pēc pāris gadiem, lēmumu par grāmatvedības programmas iegādi vērts pieņemt pārdomāti.
Šajā rakstā apkopoti 10 svarīgākie kritēriji, ko ņemt vērā, izvēloties jaunu grāmatvedības programmu.
1. jautājums: Cik plašu funkcionalitāti grāmatvedības programma piedāvā?
Izvēloties grāmatvedības programmu, vērts izvērtēt ne tikai šodienas vajadzības, bet domāt arī par to, kā bizness attīstīsies tālāk.
Būs daudz ērtāk, ja nākotnē, attīstot biznesu un, līdz ar to, arī ERP sistēmu, varēsiet papildināt apjomus un funkcionalitāti, nevis būsiet spiesti domāt par visas sistēmas nomaiņu.
Svarīgi, lai jums ir iespēja nemaksāt par funkcionalitāti, ko neizmantosiet. Izvēloties nepamatoti funkcionāli komplicētus risinājumus, radīsiet sev zaudējumus gan finansiāli, gan darbinieku patērētajā laikā to apgūstot.
Domājot par funkcionalitāti, vērts lūkoties arī kāda ir ražotāja pieredze ar klientiem jūsu nozarē. Lai gan vairumā gadījumu resursu vadības sistēmas ar visu grāmatvedības programmas funkcionalitāti ir piemērojamas dažādām vajadzībām, lielāka iespējamība, ka vajadzīgā funkcionalitāte jau būs pieejama, tad, ja konkrētā programma jau tiek izmantota jūsu nozares uzņēmumos.
Vēl viens faktors, ko vērts apsvērt – vai grāmatvedības programma piedāvā pašapkalpošanās platformu? Mūsdienās darba vide ir mainījusies un attālinātais darbs kļuvis par mūsu ikdienu. Pašapkalpošanās iespējas var uzlabot darba procesus – dot iespēju ērti strādāt attālināti un atvieglot administratīvos procesus. Turklāt, pašapkalpošanās platformas noteiktai informācijai ļauj piekļūt arī tiem darbiniekiem, kas nav ERP sistēmas lietotāji. Piemēram, iespēja redzēt algas lapiņu, pieejamās atvaļinājuma dienas u.c.
Plašāk par pašapkalpošanās sistēmu sniegtajām iespējām esam stāstījuši rakstā “Ko iegūst uzņēmums, ieviešot pašapkalpošanās sistēmu?“.
2. jautājums: Vai ir pieejamas uzticamas atsauksmes?
Iesakām prasīt grāmatvedības programmas ražotājam, ar kādiem klientiem ir pieredze jūsu nozarē un izpētīt citu uzņēmumu sniegtās atsauksmes un lasīt to pieredzes stāstus, ja tādi ir publiski pieejami.
Ja jums ir zināms, kāds uzņēmums, kas ir apmierināts ar savu grāmatvedības sistēmu – jo labāk! Izmantojiet iespēju aprunāties, nevis ar programmatūru izplatītājiem, bet uzticības personu, kas sniegs ieskatu, kādēļ izvēlējās konkrēto sistēmu.
3. jautājums: Kādas būs sistēmas patiesās izmaksas?
Grāmatvedības programma parasti nav pirkums, par ko vienreiz norēķināties un aizmirst. Un tieši programmas cena bieži ir viens no svarīgākajiem kritērijiem, izvēles veikšanā. Taču dažādu grāmatvedības sistēmu cenas nav nemaz tik viegli salīdzināt. Plānojot jaunas sistēmas ieviešanu, vērts ņemt vērā, ka izmaksas sastāv no vairākām sastāvdaļām:
Ieviešana
Visbiežāk ieviešanas izmaksas nebūs pieejamas pirms detalizētas uzņēmuma uzskaites procesu izpētes. Cena ir atkarīga no vairāku faktoru kopuma. Kādas ir uzņēmuma vajadzības – cik specifiski procesi jānodrošina; kādā kvalitātē atrodas dati; kādi pielāgojumi nepieciešami?
Infrastruktūra
Iepazīstieties, kāds tehniskais nodrošinājums nepieciešams, lai sistēmu lietotu. Iegādātā sistēma, ja vien tas nav mākoņpakalpojums, kaut kur būs jāglabā. Tas var būt uzņēmumam piederošs serveris, servera vieta kādā datu centrā vai sistēmas piegādātāja nodrošināts pakalpojums. Jebkurā gadījumā, šīs izmaksas ir jāparedz un jāprognozē salīdzinot dažādu sistēmu cenas.
Arvien vairāk uzņēmumi izvēlas atteikties no fiziskas datu glabāšanas un pārvaldības infrastruktūras, pārejot uz dažādām tiešsaistes datu glabāšanas platformām – mākoņpakalpojumiem. Šāda pāreja ļauj taupīt resursus, jo datus glabājot mākonī, nav nepieciešami lieli sākotnējie ieguldījumi iekārtu iegādei, kā arī tiek samazinātas vai aprīkojuma uzturēšanas izmaksas.
Grāmatvedības programmas iegāde un uzturēšana
Ražotāji parasti piedāvā divu veidu apmaksas modeļus: licences un abonēšanu. Licenču princips paredz, ka uzņēmums vienreiz iegādāsieties funkcionalitāti un pēc tam, katru gadu maksāsās par tās uzturēšanu. Šajā gadījumā gan jārēķinās ar lielām sākotnējām investīcijām, kas nepieciešamas programmas iegādei.
Mūsdienās ražotāji jau lielākoties pāriet tikai uz abonēšanas principu. Abonēšana dod iespēju daudz elastīgāk mainīt sistēmas lietošanas apjomu, maksājot tikai par to, kas tiek faktiski izmantots. Šāda grāmatvedības programmas noma ir lietotājam darudzīga – maksā, kamēr lieto un tikai par tādu apjomu, kas nepieciešams. Turklāt izmaksas būs izlīdzinātas visa gada garumā, veidojot vienmērīgu naudas plūsmu.
Pie risinājuma izmaksām jāņem vērā arī atbalsta izmaksas. Kāda būs klātienes vai attālināto konsultāciju cena? Un, kā tiks veikti norēķini – pēc katras konsultācijas, reizi mēnesī vai kā fiksēta maksa, kas nav atkarīga no apjoma?
Plašāk grāmatvedības programmu cenas veidojošos kritērijus esam apskatījuši rakstā “Grāmatvedības programmas cena – no kā tā sastāv un ko ņemt vērā, salīdzinot dažādu programmu cenas“.
4. jautājums: Kas notiks, ja, lietojot grāmatvedības programmu, radīsies kādas problēmas?
Grāmatvedības programmas mēdz būt gana komplicētas, tāpēc var gana droši apgalvot, ka reizi pa reizei jūsu darbiniekiem būs vajadzīgs atbalsts konsultāciju vai darāmo darbu veidā. Ja tāds nebūs pieejams, uzņēmuma darbība var tikt nopietni apgrūtināta. Tāpēc jau pirms sistēmas iegādes ir svarīgi pārliecināties par atbalsta pieejamību.
Svarīgi saprast, cik pieejams un daudzveidīgs ir risinājuma apkalpotāja piedāvātais atbalsts. Pēc tam, kad grāmatvedības programma ieviesta, jums jāzina, ar ko varēsiet sazināties un, cik ātri saņemsiet atbalstu.
Daži jautājumi, uz kuriem vērts saprast atbildes:
Kādos kanālos pieejams atbalsts?
Vai apkalpotājs piedāvā gan attālinātas (telefoniski, e-pastā, pieteikumu sistēmā), gan klātienes konsultācijas?
Vai publiski ir pieejami materiāli?
Vai savas zināšanas par sistēmu būs iespējams papildināt arī bez maksas tiešsaistē? Vai ražotājs piedāvā forumu un zināšanu bāzi, kurās klients var papildināt savas zināšanas un sazināties ar citiem lietotājiem/ražotāju?
Cik ātri iespējams saņemt konsultācijas?
Cik liela atbalsta komanda ir pieejama apkalpotāja pusē? Kāds ir reakcijas laiks uz jūsu pieteikumu, atkarībā no situācijas (nepieciešams klātienē vai attālināti)?
5. jautājums: Kāda būs jūsu datu pieejamība?
Runājot par datu pieejamamību, svarīgi ņemt vērā divus faktorus:
Datu pieejamība, ja nolemsiet no grāmatvedības programmas atteikties
Šis ir jautājums par ko lietotāji, izvēloties programmu, bieži pat neiedomājas. Kamēr lieto programmu, viss ir labi, taču, nolemjot mainīt, saskaraties ar situāciju, ka vēsturiskos datus vairs nevarat iegūt. Tas rada sarežģījumus pāriet uz jaunu sistēmu un analizēt iepriekšējos periodus.
Tādēļ jau sākotnēji vērts saprast, vai datus varēsiet iegūt arī tad, ja nolemsiet grāmatvedības programmu mainīt. Viens no veidiem, kā izvairīties no šādām situācijām, ir izvēlēties mākoņpakalpojumu. Ja dati glabājas mākonī, tam var ērti pieslēgties no savas iekārtas un piekļūt nepieciešamajai informācijai.
Vai informācijai var piekļūt tikai sistēmas lietotāji?
Ikdienā informācija no grāmatvedības programmas nepieciešama dažādiem uzņēmuma darbiniekiem. Tā kā parasti par katru sistēmas lietotāju ir jāmaksā un tās lietošanai nepieciešama apmācība, informāciju gatavo grāmatvedis. Tomēr tas ir laikietilpīgi un dati nav pieejami tieši tad, kad nepieciešami.
Šādos gadījumos ērti, ja programmā pieejams risinājums, kurā iespējams reāllaikā un tiešsaistē no jebkuras ierīces apskatīt vajadzīgo informāciju arī bez grāmatvedības iesaistes.
6. jautājums: Vai sistēma tiek regulāri atjaunota?
Grāmatvedības programmai, tāpat kā jūsu biznesam, ir nemitīgi jāattīstās. Ja sistēma tiek regulāri atjaunota, var paredzēt, ka gadu gaitā tā kļūs lietotājam ērtāka un tiks papildināta ar noderīgu funkcionalitāti.
Būtiska ir arī LR likumdošanas izmaiņu laicīga iestrādāšana programmā un piegādāšana. Bez šāda ražotāja atbalsta var attapties situācijā, kad programma vairs nevar izpildīt likuma prasības.
Izpētiet, cik gadus konkrētās sistēmas ražotājs ir nozarē – cik stabila ir attīstība un atjauninājumi.
7. jautājums: Vai grāmatvedības programma piedāvā procesu automatizāciju?
Katrs darbinieks uzņēmumā ir liela vērtība. Līdz ar to, svarīgi profesionāļu laiku izmantot pēc iespējas efektīvāk.
Arī grāmatvedībā ir daudz manuālu darbību, kuras automatizējot, darbinieki iegūtu vairāk laika. Tie var būt gan bankas maksājumi, gan automātiski ģenerēti rēķini, gan datu analīzes rīki u.tml.
Noskaidrojiet, vai sistēmā tiek piedāvāta laikietilpīgāko manuālo procesu automatizācija.
8. jautājums: Cik izplatīts risinājums ir teritorijā, kurā darbojaties?
Šobrīd darba tirgū valda situācija, kurā labus darbiniekus ir sarežģīti atrast. Šo faktoru svarīgi ņemt vērā arī izvēloties grāmatvedības sistēmu.
Cik izplatīta programma ir tur, kur atrodos? Cik daudz cilvēku pārzina šo programmu?
Izvēloties programmu, kas ir populāra, tirgū būs pieejami daudz profesionāļi ar zināšanām kā to lietot, līdz ar to, uzņēmums ietaupīs gan līdzekļus, gan laiku meklējot darbinieku ar atbilstošām kompetencēm.
9. jautājums: Vai ir individuālu papildinājumu iespējas?
Ja esat uzņēmums ar specifiskiem procesiem un vajadzībām – visticamāk tās nebūs pieejamas standartizētā risinājumā. Tādēļ svarīgi saprast, vai nepieciešamos pielāgojumus varēs ieviest izvēlētajā programmā? Pavaicājiet, cik atvērts un pieejams individuālām izmaiņām ir programmas ražotājs.
Bieži rodas situācijas, kad izmaiņas ir ieviestas un darbojas, taču, iznākot programmas papildinājumiem, jūsu risinājums vairs netiek atbalstīts. Rodas traucējumi ikdienas darbā un papildu izmaksas, lai risinājumu pielāgotu jaunākajai grāmatvedības programmas versijai.
Tādēļ noskaidrojiet, vai veiktie papildinājumi tiks atbalstīti arī jaunākajās programmas versijās.
10. jautājums: Vai programmu būs iespējams savietot ar citām IT sistēmām?
Mūsdienās reti kura organizācija izmanto tikai vienu sistēmu, savukārt strādāt vairākās programmās nav ērti un efektīvi. Tādēļ būtiska ir programmatūras savietojamības iespēja ar citām sistēmām. Gan plaši izmantotām biroja sistēmām, gan specifiskiem risinājumiem.
Noskaidrojiet, vai programma piedāvā platformu, caur kuru iespējams veikt integrācijas, datu apmaiņu ar citām sistēmām un cik vienkārši to ir veikt.
Šobrīd biznesa procesi kļuvuši tik komplicēti, ka pat izvēloties plašas funkcionalitātes ERP risinājumu, kas sevī ietver grāmatvedības, personāla vadības, lietvedības, noliktavas uzskaites u.c. funkcijas, āpus tās atbalstīto procesu klāsta visticamāk paliks dažādas specifiskas uzņēmuma vajadzības. Tāpēc ir būtiski saprast, kas jāņem vērā, lai dažādās uzņēmuma sistēmas ērti un viegli spētu apmainīties ar datiem. Plašāk sistēmu integrācijas jautājumus esam analizējuši rakstā “Sistēmu integrācija: ērtai dažādu uzņēmuma sistēmu datu apmaiņai“.
Visma – ERP un grāmatvedības programmas jebkuram Latvijas uzņēmumam
