No gada uz gadu rudenī skolēni atgriežas skolas solos, lauksaimniecībā tiek novākta ikgadējā raža un uzņēmumi ķeras pie nākamo gadu budžetu sagatavošanas.
Biznesa plānošana ir process, kurā, atkarībā no uzņēmuma lieluma, iesaistās ne viens vien darbinieks, taču teju vienmēr prognožu apkopošana gulstas uz finanšu direktoru vai galveno grāmatvežu pleciem.
Paredzēt, kāds būs nākamais gads, pavisam precīzi nav iespējams nekad, ir tik daudz dažādu apstākļu, kas uzņēmuma darbību var ietekmēt, ka brīžiem budžetēšana jau šķiet kā tāds zīlēšanas paveids. Taču šo nenoteiktību ir iespējams minimizēt.
Ar ko sākt?
Vispirms būtu vērts apdomāt, kuri makroekonomiskie rādītāji vistiešāk ietekmē jūsu biznesu, palūkoties, kas notiek “kaimiņu dārzā” jeb pie konkurentiem un tikai tad sākt veidot savus plānus.
Praksē novērots, ka uzņēmumiem klupšanas akmens mēdz būt secība, kādā budžets tiek gatavots, t.i. starts plānu sastādīšanai tiek dots vienlaicīgi, neievērojot, ka viena procesa vai struktūrvienības darbības var radīt ieņēmumus vai izmaksas kādā citā struktūrvienībā vai procesā. Lai budžets būtu sabalansēts, būtu vēlams ievērot secību, ka vispirms tiek gatavoti ražošanas plāni, tad materiālu iepirkumu un pārdošanas plāni, un tikai pēc tam visu pārējo personāla un citu darbības izmaksu plāni.
Dažādi budžetēšanas veidi
Uzņēmumi, kas raduši savas finanses plānot ne tikai vienreiz gadā, bet regulāri pārskatīt prognozes, budžetēšanas procesu tikpat labi varētu arī neizjust kā kaut ko īpašu. Vēl jo vairāk, ja tiek izmantotas plūstošās prognozes, kas paredz, ka finanses visu laiku tiek plānotas, piemēram, pusotram gadam uz priekšu, neatkarīgi no tā, kad kalendārais gads sācies un kad tas beigsies. Ja jūsu uzņēmums budžeta plānošanu izjūt kā papildu apgrūtinājumu ikdienas ritmā, varbūt tieši šīs metodes izmantošana jums varētu palīdzēt to minimizēt.
Balstīt savus nākamā gada plānus uz vēsturiskajiem datiem ir visizplatītākais un biežāk sastopamais budžeta sagatavošanas veids. Taču pastāv arī tā saucamais “nulles” budžets, kur ik gadu uzņēmums atver jaunu, baltu lapu un katram procesam vai struktūrvienībai ir jāpamato savas izmaksu vajadzības. Šī noteikti ir laikietilpīgāka metode kā vēsturisko datu izmantošana, tāpēc nebūtu ieteicams to darīt katru gadu vai vismaz ne visiem uzņēmuma procesiem. Taču ik pa pāris gadiem tomēr būtu vērts apskatīties vai vēsture joprojām ir aktuāla, vai arī tērējam tāpēc, ka tā darījām iepriekš.
IT rīki palīdz veikt darbu ātrāk un precīzāk
Visbiežāk sastopama biznesa plānošana ir izmantojot MS Excel vai atvērtā koda risinājumus, taču, jo vairāk resursu, ko uzņēmumam aptvert, jo sarežģītāka kļūst pati prognozēšana un atsekošana vai tiešām viss pareizi ir kopā salikts. Palīgā var nākt dažādi biznesa inteliģences risinājumi, kas piedāvā biznesa plānošanu padarīt efektīvāku, piemēram, Visma Enterprise piedāvātais Microstrategy, kura piedavātās budžetēšanas iespējas jau šobrīd izmanto gan publiskajā, gan privātajā sektorā strādājošie.
Visbeidzot – vai budžetu vispār ir vērts gatavot?
It īpaši, ja esam pavisam mazs uzņēmums? Neatkarīgi no biznesa apjoma, budžetu noteikti ir vērts gatavot. Ja ieņēmumi ir tik neprognozējami, ka nav zināms nedz to apjoms, nedz vērtība naudā, tad ieteicams gatavot vismaz izmaksu plānu. Tā esamība palīdz daudz vieglāk un ātrāk pieņemt visdažādākos biznesa lēmumus, kad nākošais gads jau ritēs pilnā sparā.
[author ]Dace Freimane ir Visma Enterprise Pakalpojumu piegādes vadītāja. Iepriekš viņa strādājusi par Stratēģisko direktori un Finanšu informācijas daļas vadītāju SIA Lattelecom un Finanšu direktori Reģionālā Prese Diena .[/author]
