Organizācijas, kuru rīcībā esošie dati ir kvalitatīvi, uz to uzturēšanu kārtībā, raugās kā uz procesu, nevis kampaņu. Datiem ir raksturīga mainība – mainās klientu kontaktinformācija, parādās jauni klienti, mainās to rekvizīti, mainās uzņēmuma piedāvātie pakalpojumi un preces, u.t.t. Tāpēc ir svarīgi, ka organizācija, nevis periodiski veic kampaņveidīgu datu sakārtošanu, bet gan izstrādā sistēmu, kas nodrošina maksimālu datu kvalitāti. (Kāpēc datu kvalitāte ir svarīga?)
Lielās organizācijās arvien biežāk atbildība par datu kvalitāti tiek uzticēta kādam no vadības komandas cilvēkiem. Arvien populārāks kļūst jauns amats – chief data officer. Nelielās un vidējās organizācijās ne vienmēr ir iespējams veltīt tik daudz laika un resursu datu kvalitātei, tāpēc ir jāizvērtē kāda datu kvalitāte ir optimāla un cik lielus resursus tās nodrošināšanā iespējams ieguldīt. Būtisks atbalsts datu kvalitātes nodrošināšanā var būt pareizi lietotas un izvēlētas uzņēmuma IT sistēmas, kuru funkcionalitāte palīdz novērst tipiskākos datu kļūdu avotus.
- Datu ievades kontrole.
Bieži vien nepareizi dati rodas cilvēka neuzmanības rezultātā – bankas kontam tiek ierakstīts viens cipars vairāk, kādu lauku aizpildīt vienkārši piemirstas, klients vai rēķins tiek ievadīts sistēmā vairākas reizes. To visu ir iespējams viegli novērst, ja sistēma brīdina par ievadītās informācijas neatbilstību prasībām. Brīdinājumi palīdz arī efektīvāk izmantot uzņēmuma rīcībā esošos datus, piemēram, brīdinot, ka gatavojaties izsniegt preci klientam, kas ir nokavējis pēdējā rēķina apmaksas termiņu.Lai datus būtu iespējams veiksmīgi apkopot, ir svarīgi, lai visi tos ievadītu vienotā formā. Piemēram, personas kodus vienmēr ar/bez svītra pa vidu, u.t.t. Arī to nodrošināt palīdz IT sistēmas.
- Datu pārvaldība starp organizācijas nodaļām.
Nereti ar vieniem un tiem pašiem datiem dažādos veidos strādā dažādas uzņēmuma nodaļas. Lai nodrošinātu, ka tie tiek ievadīti vienoti un attiecīgi pēc tam arī vienoti izmantojami, sistēmās iespējams uzstādīt ievades ierobežojumus. Piemēram, preču kartiņas, ko izmanto viss uzņēmums, ievada tikai viena struktūrvienība pēc vienotas sistēmas.
- Datu ievade no ārējām sistēmām.
Daudzos gadījumos nav nepieciešams, ka organizācijas darbinieki datus sistēmās ievada paši – tos ir iespējams saņemt no ārējām sistēmām vai lūgt klientiem datus ievadīt pašiem. Piemēram, RVS Horizon nekustamā īpašuma moduļa lietotājiem ir iespējams saņemt datus par īpašuma kadastra numuru tieši no valsts datu bāzes. Klientu kartiņās iespējams automātiski ievadīt aktuālu informāciju no Uzņēmumu reģistra datu bāzes izmantojot integrāciju ar portālu firmas.lv. Tādejādi uzņēmums gan izvairās no kļūdām, gan ietaupa laiku, kas vajadzīgs manuālai datu ievadei.
Bieži ir sastopamas situācijas, kad klienti datus organizācijai iesūta e-pastā un kāds tos manuāli ievada sistēmā, šajā procesā ik pa brīdim pieļaujot kļūdas. Daudz veiksmīgāks risinājums ir izveidot IT sistēmu tā, ka klienta pašrocīgi ievadītā informācija nokļūst tieši datu bāzē.
Reizēm uzņēmuma datu saimniecībā valda tāda (ne)kārtība, ka vislabākais veids ir nevis censties sakārtot esošos datos, bet gan veidot pavisam jaunu datu bāzi, pārnesot tikai šobrīd aktuālo informāciju.
Ja esat nolēmuši nopietni pievērsties datu kvalitātes uzlabošanas jautājumiem, ir lietderīgi konsultēties ar pieredzējušiem šīs jomas speciālistiem.
Pieteikties Horizon speciālista konsultācijai
