Kases čeki pircēja grāmatvedībā: pirkumi, nodokļi un citi jautājumi

AUTORS: Ita Bekerta

Ekonomikas zinātņu maģistre, profesionāla galvenā grāmatvede, pasniedzēja un konsultante grāmatvedības un nodokļu jautājumos ar 30 gadu darba pieredzi grāmatvedībā.  grāmatvedības, nodokļu un darba likumdošanu, kā arī starptautiskos grāmatvedības standartus. Ir pieredze darbā uzņēmumā ar ārzemju kapitālu, darījumos ar ES dalībvalstīm un importa-eksporta darījumos. Veiksmīga sadarbība ar VID un zvērinātajiem revidentiem. Kopš 2010. gada regulāri vada seminārus, lekcijas, kursus par nodokļiem un grāmatvedības uzskaiti.

Kases čeki pircēja grāmatvedībā

Darījumu apliecinošs dokuments ir dokuments, kas apliecina par darījumu saņemto samaksu. Darījumu apliecinošs dokuments ir kases čeks, VID reģistrēta numurētā kvīts vai VID reģistrēta numurētā biļete, kuru noformēšanas un izsniegšanas kārtība ir noteikta Ministru kabineta (MK) 2014. gada 11. februāra noteikumos Nr. 96 “Nodokļu un citu maksājumu reģistrēšanas elektronisko ierīču un iekārtu lietošanas kārtība”. Atsevišķos gadījumos darījumu apliecinošs dokuments var būt arī cits dokuments, kas ir noteikts MK 2014. gada 11. februāra noteikumu Nr. 96 “Nodokļu un citu maksājumu reģistrēšanas elektronisko ierīču un iekārtu lietošanas kārtība” 84. punktā.

Grāmatvežu un citu uzņēmuma darbinieku dzīvē mūžīgais jautājums ir – vai čeks ( stingrās uzskaites kvīts) ir derīgs kā dokuments ierakstu veikšanai finanšu uzskaitē? Ja čeks, kvīts, biļete, kurus kā izdevumus apliecinošus dokumentus pievieno attaisnojuma dokumentam par skaidras vai bezskaidras naudas izlietojumu jeb tā saucamajai avansa norēķinu personas atskaitei, ir noformēti atbilstoši normatīvo aktu prasībām, tie ir derīgi, tikai jāvērtē ir arī tajos norādīto pirkumu atbilstība uzņēmuma saimnieciskajai darbībai. Ar institūcijas vadītāja rīkojumu tiek noteikts, kas var būt šīs personas, kam būs atļauts tērēt iepriekš saņemto uzņēmuma naudu. Tie var būt darbinieki, valdes vai padomes locekļi, īpašnieki, dalībnieki vai biedri.

Pirkumi Latvijā

Čeks par pirkumu Latvijā būs derīgs ierakstu veikšanai grāmatvedības reģistros, ja tā rekvizīti būs atbilstoši 2014. gada MK noteikumu Nr. 95 („Noteikumi par nodokļu un citu maksājumu reģistrēšanas elektronisko ierīču un iekārtu tehniskajām prasībām”) 23. punktā norādītajiem likuma “Par grāmatvedību” 7. pantā noteiktajiem attaisnojuma dokumenta rekvizītiem. Izņēmums ir rekvizītu paraksts, kas ir norādāms citā gadījumā.  Kā arī, ja kases čekā ir ietverts pievienotās vērtības nodoklis (PVN), tad pircējam tas var kalpot par nodokļa rēķinu, ja rodas tiesības atskaitīt priekšnodokli atbilstoši PVN likuma regulējumam. Nodokļu rēķinu rekvizīti ir noteikti likuma 125. un 126. pantā. Tātad kases čeks kļūst par pilntiesīgu dokumentu, kuru var izmantot ierakstiem grāmatvedības reģistros, ja tas satur vismaz šādus rekvizītus:

  • kases aparāta, hibrīda kases aparāta vai kases sistēmas lietotāja nosaukums (fiziskai personai – vārds, uzvārds), nodokļu maksātāja reģistrācijas kods (reģistrētam PVN maksātājam –PVN numurs) un juridiskā adrese (fiziskai personai – deklarētā dzīvesvieta);
  • dokumenta nosaukums “čeks”, dokumenta kārtas numurs, fiskālās atmiņas moduļa unikālais identifikācijas kods un elektroniski radītas informācijas izveidošanas datums un laiks;
  • pamatojums jeb preces vai pakalpojuma nosaukums;
  • saimnieciskā darījuma mērītāji (daudzumi, tai skaitā, ja daudzums ir “1”, mērvienības, cenas);
  •  preces (pakalpojuma) vai tās nodaļas nosaukums un PVN zīme (cipars, burts vai cita pazīme, kas norāda, ka attiecīgajai precei (pakalpojumam) vai tās nodaļai ir piemērojama konkrētā nodokļa likme vai nodoklis nav piemērojams), 
  • piemērotās PVN likmes;
  • reģistrēto preču (pakalpojumu) summa naudas izteiksmē (atsevišķi pa piemērotajām PVN likmēm) bez PVN;
  • PVN summa (atsevišķi pa piemērotajām PVN likmēm);
  • reģistrēto preču (pakalpojumu) kopsumma naudas izteiksmē;
  • piešķirtās atlaides naudas izteiksmē, ja tādas ir;
  • norēķinu veids;
  • norēķinoties saņemtā naudas summa;
  • norēķinoties izdotā skaidrās naudas summa (atlikums);
  • kases aparāta, hibrīda kases aparāta vai kases sistēmas pilns šasijas numurs;
  • kases aparāta ar fiskālās atmiņas moduli, kases aparāta ar elektronisko kontrollenti, hibrīda kases aparāta un kases sistēmas katram dokumentam aprēķinātā Hash SHA-1 kontrolsumma, norādot iepriekšējā (izdrukātā dokumentā) un kārtējā dokumenta Hash SHA-1 kontrolsummu. Dokumenta Hash SHA-1 kontrolsummu aprēķina no dokumentā (ieskaitot nefiskālos dokumentus) iekļautās informācijas kopējā apjoma.

Ir daži izņēmumi. Piemēram, ja čeka summa bez PVN ir mazāka par 150 euro, to var izmantot par nodokļa rēķinu arī tad, ja tas nesatur kādu no šiem rekvizītiem un informāciju:

1) nodokļa rēķina izrakstīšanas datums;

2) preču piegādātāja vai pakalpojumu sniedzēja juridiskās personas nosaukums (fiziskajai personai — vārds, uzvārds), juridiskā adrese (fiziskajai personai — deklarētā dzīvesvieta), kā arī reģistrācijas numurs VID PVN maksātāju reģistrā;

3) preču vai pakalpojumu saņēmēja juridiskās personas nosaukums (fiziskajai personai — vārds, uzvārds), juridiskā adrese (fiziskajai personai — deklarētā dzīvesvieta), kā arī reģistrācijas numurs VID PVN maksātāju reģistrā vai citas dalībvalsts nodokļa maksātāju reģistrā;

4) preces nosaukums vai pakalpojuma veids un daudzums;

5) preces vai pakalpojuma cena (ar nodokli vai bez nodokļa) un darījuma kopsumma (ar nodokli vai bez nodokļa);

6) nodokļa likme un aprēķinātā nodokļa summa.

Taču tādā gadījumā kases čekam pievieno attaisnojuma dokumentu (VID nereģistrētu kvīti vai citu paskaidrojošu dokumentu), kurā ir norādīts kases čeka vai cita dokumenta datums, numurs un čekā neietvertā informācija. Kvīti, kurā norāda arī pārdevēja rekvizītus, paraksta pārdevēja pārstāvis.

PVN likums nosaka izņēmumu, ka par vienkāršoto nodokļa rēķinu var izmantot kases čeku vai citu dokumentu, kurā nav ietverti pircēja rekvizīti, ja tas izsniegts par darījumu, kura vērtība bez nodokļa ir mazāka par 30 euro. Šāds čeks gan būs izmantojams tikai PVN uzskaitei, bet ne saimniecisko darījumu apliecināšanai.

Pirkumi ārpus Latvijas

Pirkumi ārpus Latvijas ir iespējami komandējumu un darba braucienu laikā. Kārtību, kādā atlīdzināmi ar komandējumiem un darba braucieniem saistītie izdevumi, nosaka MK Nr. 969 (2010). Par komandējumu uzskatāms ar institūcijas vadītāja vai viņa pilnvarotas personas rakstisku rīkojumu apstiprināts personas brauciens uz noteiktu laiku uz citu apdzīvotu vietu Latvijas Republikā vai, ja darbinieka pastāvīgā darba vieta ir ārvalstī, − ārvalstī, vai uz ārvalstīm, kā arī no ārvalstīm uz Latvijas Republiku (ja darbinieka pastāvīgā darba vieta ir ārvalstīs), lai:

2.1. pildītu darba vai dienesta uzdevumus;

2.2. papildinātu zināšanas un paaugstinātu kvalifikāciju.

Savukārt, par darba braucienu šo noteikumu izpratnē uzskatāms darbinieka darbs vai dienests, ja tas saskaņā ar noslēgto darba līgumu vai amata aprakstu norisinās ceļā (piemēram, autosatiksmes, dzelzceļa, jūrniecības vai aviācijas nozarē) Latvijas Republikā vai ārvalstīs, vai, ja darbs saistīts ar regulāriem un sistemātiskiem izbraukumiem un pārvietošanos (piemēram, celtniecības vai mežizstrādes nozarē). 

Ārpus Latvijas nosūtītajai personai MK noteikumos paredzētajā kārtībā atlīdzina radušos izdevumus, par kuriem ir iesniegti izdevumus apliecinoši dokumenti. Katrā valstī ir savi noteikumi, kas nosaka attaisnojuma dokumentu rekvizītus, taču PVN rēķina rekvizīti ES teritorijā ir līdzīgi. Tie ir definēti PVN likuma 125. pantā. Kopumā darījuma partnerim ir jābūt identificējamam un informācijai, kas ietverta čekā, ir jābūt saprotamai vai iztulkotai, lai nodrošinātu likuma “Par grāmatvedību” prasības, ka arī trešajai grāmatvedības jautājumos kvalificētai personai ir jāgūst patiess un skaidrs priekšstats par uzņēmuma darījumiem, to ekonomisko pamatojumu un lietderību.

Darījumu čeki parasti ir to valstu valūtā, kur pirkums veikts. Latvijā darījumi reģistrējami euro. Pārrēķins tiek veikts atbilstoši grāmatvedībā izmantojamam ārvalstu valūtas kursam dienā, kad darbinieks veic norēķinus ar institūciju par komandējuma vai darba brauciena izdevumiem, vai saskaņā ar iesniegto valūtas maiņas attaisnojuma dokumentu (ja avansā saņemtā valūta ārvalstīs apmainīta pret attiecīgās valsts valūtu). Atmaksājamām naudas summām un avansa norēķiniem par komandējumu piemēro valūtas maiņas attaisnojuma dokumentā norādīto valūtas kursu vai, ja šāda attaisnojuma dokumenta nav, grāmatvedībā izmantojamo ārvalstu valūtas kursu dienā, kad darbinieks veic norēķinus ar institūciju par komandējuma vai darba brauciena izdevumiem. Valūtas maiņas izdevumi ir kompensējami, tie ir uzņēmuma izdevumi.

Problēmjautājumi čeku noformēšanā

1. jautājums ir par pienākumu nodrošināt nodokļa rēķina izcelsmes autentiskumu (nodokļa rēķina izsniedzēja identitātes apliecinājumu), nemainīgu saturu un salasāmību no nodokļa rēķina izrakstīšanas brīža līdz glabāšanas termiņa beigām. Veidu, kā tas tiek nodrošināts, nosaka katrs pats, garantējot darījumu izsekojamību, saistot savā starpā nodokļa rēķinu un veikto darījumu. Tas nozīmē, ka ikvienam, kas ar čeku apliecina sava uzņēmuma izdevumus un izmanto tiesības atskaitīt PVN priekšnodokli, ir pienākums saglabāt arī izdziestošajos kases čekos uzrādīto informāciju. Jau pēc dažiem mēnešiem kārtīgi sakārtotās blāvās čeku strēmelītes vairs nevarēs nosaukt par dokumentiem.

Ieteikums – nokopēt, noskenēt, nofotografēt un papīra formātā vai elektroniskā veidā tos glabāt drošā vietā.

2. jautājums vienmēr ir par pirkumiem ārpus darba laika. It kā jau loģiski – pirms darba nopērkam degvielu, pēc darba ieejam veikalā un nopērkam, piemēram, pildspalvas, vai pirkumi tiek veikti dienās, kad darbiniekam nav jāstrādā. Šāda darbība no kontrolējošo iestāžu viedokļa tiek vērtēta kā virsstundu darbs ar visām no tā izrietošajām sekām, kaut pirkuma ilgums ir vien dažas minūtes. Runājot par degvielu – ja tiek maksāts Uzņēmumu vieglo transporta līdzekļu nodoklis, tad auto izmantošanas mērķim un laikam ierobežojumu nav. Tātad, iespējams, jāmaina darba laika režīms. Ja jau uzņēmuma viens no riska faktoriem pārbaužu veikšanai ir darba alga, kas ir nepieklājīgi zema (mēnesī tiek maksāta minimālā stundas likme par dažām stundām), tad arī pirkumu laiks var tomēr tikt uzskatīts par darba laiku.

3. jautājums ir par izdevumu atzīšanu par saistītiem ar uzņēmuma saimniecisko darbību. Pastiprināti tiek vērtēti darījumi un darījumus apliecinoši dokumenti – to noformēšanas noteikumu ievērošana. Darījumus vērtē no trim aspektiem:

1) uzņēmuma reģistrētos NACE kodus – ne tikai pamatdarbības, bet arī palīgdarbību (bez ierobežojuma) kodus saskaņā ar MK noteikumu Nr. 537 (2015) “Noteikumi par nodokļu maksātāju un nodokļu maksātāju struktūrvienību reģistrāciju Valsts ieņēmumu dienestā” 27. 10. punktu;

2) darījuma partnera reģistrētos NACE kodus. Diemžēl, publiskoti ir tikai pamatdarbības kodi. Palīgdarbību kodu publiskošanas pienākums nav noteikts mūsu likumdošanā. Līdz ar to, lai dokumentā, arī čekā ietverto darījumu atzītu par saistītu ar savu saimniecisko darbību, ikvienam jāpārliecinās, vai otra puse bija tiesīga šo darbību veikt, ja tā nav norādīta kā pamatdarbības veids. Viens no variantiem ir lūgt, lai darījuma partneris apliecina, ka šīs darbības kods ir noziņots VID.

3) darījumu apliecinošo dokumentu noformēšanas kvalitātes – neatbilstoši prasībām noformēts dokuments rada nodokļu risku.

Čeku glabāšana

Čeks ir dokuments, kas gluži tāpat kā citi dokumenti, atbilstoši likuma “Par grāmatvedību” 10. panta nosacījumiem ir jāsaglabā ikvienā grāmatvedībā. Tas jādara līdz dienai, kad tie nepieciešami, lai konstatētu katra saimnieciskā darījuma sākumu un izsekot tā norisei, bet ne mazāk kā 5 gadus.

Visi zina, ka informācija no čekiem īsā laikā izdziest. Kā saglabāt čeku, lai arī pēc vismaz 5 gadiem ikviens varētu tajā ieraudzīt sākotnējo informāciju? Čekus kopējot, skenējot vai citādi iegūstot to atvasinājumus, kurus atbilstoši Dokumentu juridiskā spēka likuma saistošo MK noteikumu Nr. 558 (2018) “Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtība” regulējumam apstiprinot, var iegūt dokumentus, kas aizstāj oriģinālus. Vienlaikus piebildīšu, ka dokumentus var glabāt gan papīra formātā, gan elektroniskā formātā. Likums “Par grāmatvedību” paredz, ka elektroniskā formā glabāšanai elektroniskā vidē pārvērstajam dokumentam ir tāds pats juridiskais spēks kā oriģinālajam dokumentam. Uzņēmumam ir tiesības iznīcināt oriģinālo dokumentu tikai tad, ja uzņēmums attiecībā uz elektroniskā formā glabāšanai elektroniskā vidē pārvērsto dokumentu ievēro šādus noteikumus:

1) ir nodrošināts oriģinālā dokumenta satura attēlojums un atbilstība šā panta otrajā daļā noteiktajā datu glabāšanas laikā;

2) ir nodrošināta satura lasīšana datora ekrānā un, ja nepieciešams, atvasinājuma veidošana papīra formā;

3) pārvērstais dokuments tiek aizsargāts pret neatļautu piekļūšanu, papildinājumiem, izmaiņām vai iznīcināšanu;

4) pārvēršanas process, kā arī oriģinālā dokumenta iznīcināšanas process tiek dokumentēts uzņēmuma vadītāja noteiktajā kārtībā.

Ko darīt ar čeku oriģināliem? Iznīcināt? Ja iegūtais apstiprinātais atvasinājums ir autentificējams pret konkrēto uzņēmumu jeb čekā ir iedrukāti pircēja rekvizīti (nosaukums, reģistrācijas numurs vai PVN maksātāja numurs), tad nav nepieciešams glabāt tukšus čekus. Arī čeki bez pircēja rekvizītiem laika gaitā zaudē informāciju, bet to kopijas nebūs iespējams viennozīmīgi attiecināt uz konkrēta uzņēmuma darījumu uzskaiti. Pastāv risks šādus dokumentus uzrādīt vairāku uzņēmumu grāmatvedībās.

Nodokļu aspekti 

Atgādināšu dažus nodokļu aspektus – PVN priekšnodokļa atskaitīšanas ierobežojumus:

1. priekšnodokli neatskaita par izdevumiem, kas nav saistīti ar uzņēmuma saimniecisko darbību un par personāla ilgstpējas pasākumiem;

2. priekšnodoklis atskaitāms tikai 50% apmērā no nodokļa par iegādātu, nomātu vai importētu vieglo pasažieru automašīnu, kuras sēdvietu skaits, neskaitot vadītāja vietu, nepārsniedz astoņas sēdvietas, un kura nav neviena no šā panta 1.1 daļas 1. punktā minētajām automašīnām (reprezentatīvs auto Uzņēmumu ienākuma nodokļa izpratnē), kā arī ar šādas automašīnas uzturēšanu saistītās izmaksas, tai skaitā izmaksas par automašīnas remontu un degvielas iegādi;

3. priekšnodoklis 40% apmērā no nodokļa ir atskaitāms par reprezentācijas vajadzībām iegādātajām precēm un saņemtajiem pakalpojumiem, kas saistīti ar publisku konferenču, pieņemšanu un maltīšu rīkošanu, kā arī reģistrētu nodokļa maksātāju reprezentējošu priekšmetu izgatavošanu;

Uzņēmumu ienākuma nodokļa (UIN) maksāšanas pienākums:

1. UIN ikmēneša apliekamā bāze veidojas no izdevumiem, kas nav saistīti ar uzņēmuma saimniecisko darbību, ietverot darījuma apliecinošajā dokumentā aprēķināto PVN;

2. nekvalitatīvi noformēts darījumu apliecinošs dokuments rada risku neatzīt tajā uzrādītos darījumus, līdz ar to liedzot iespēju atskaitīt PVN priekšnodokli. Par visu dokumenta summu, ieskaitot PVN, būs aprēķināms un maksājams UIN, ja izdevumi nebūs personificējami. Personificējamiem izdevumiem piemēro darbaspēka nodokļus. 

Vēlaties saņemt šādus rakstus katru mēnesi savā e-pastā? Pierakstieties šeit.

Raksts ir autordarbs un atspoguļo autora viedokli par doto tēmu, kas var nesakrist ar Grāmatvežu Ekspreša izdevēja SIA Visma Enterprise viedokli. Par rakstā minēto faktu un aprēķinu pareizību atbild raksta autors. 

SIA Visma Enterprise ir grāmatvedības un resursu vadības programmas VISMA Horizon ražotājs un izplatītājs. Ja vēlaties uzzināt vairāk par VISMA Horizon piedāvājumu – SPIEDIET ŠEIT.

16