Mākslīgais intelekts nav brīnums – tas ir instruments. Kāpēc maijā jāskatās uz procesiem, nevis uz rīkiem?

Autors: Ilze Palmbaha

Ilze Palmbaha, digitālo prasmju speciāliste ar 20 gadu pieredzi finanšu uzskaites un pārvaldības nozarē.

Maijs ir kā pēdējais kadrs pēc skrējiena – pēdējie gada pārskati nodoti, elpa noķerta. Grāmatvedības uzņēmumos beidzot sākas atelpa, bet līdz ar to arī risks sasteigtiem lēmumiem. “Ieviesīsim kādu no mākslīgā intelekta (MI) rīkiem, lai būtu ātrāk,” saka grāmatvedības uzņēmuma vadītājs pēc pārskatu trakuma. 

Viss it kā būtu labi. Bet vienas dienas laikā darbinieks saņem ChatGPT piedāvātās trīs dažādas atbildes par PVN. Ne tāpēc, ka MI kļūdījās. Bet tāpēc, ka process nebija skaidrs. Komanda – nesagatavota. Struktūras trūkst. Un tā vietā, lai atvieglotu darbu, jaunais rīks rada tikai jaunu uztraukumu. Tas ir kā iedot ātrgaitas auto cilvēkam, kurš nezina, kurp braukt – viņš var nokļūt ātrāk, bet nepareizajā virzienā.

Tas nav stāsts par tehnoloģijām. Tas ir stāsts par domāšanu. Un par to, ar ko vispār jāsāk.

Man kā konsultantei, kura ikdienā strādā ar grāmatvedības, juridiskiem un konsultāciju uzņēmumiem visā Eiropā, ir skaidrs viens: rīki ir sekundāri. Primārais ir process. MI ir kā liels pastiprinātājs. Tas pastiprina visu, kas jau ir sistēmā. Ja process ir skaidrs – tas kļūst ātrāks, efektīvāks. Ja process ir haotisks – kļūst vēl haotiskāks.

Tieši šajā mirklī sākas jauni jautājumi: 

• Kur mēs varam būt efektīvāki? 
• Kas ir jāoptimizē?
• Un tad –varbūt beidzot pienācis laiks ieviest kādu MI risinājumu?

Pirms skrienam uz ChatGPT, Notion AI, Copilot vai jebkuru citu skaisti iepakotu risinājumu, uzdodam sev svarīgāko jautājumu: vai mūsu pamats ir stabils?

Bet… rīki nav risinājums. Rīki ir tikai instruments. Instruments neko nepalīdzēs, ja nav skaidrs, ko mēs gribam ar to darīt. Pēc gadu pārskatu sezonas vajadzētu runāt nevis par rīkiem, bet sākt ar procesu sakārtošanu.

Kāpēc MI rīki nereti rada vilšanos?

ChatGPT nav burvju nūjiņa. Tā ir atspere, kas var paātrināt labu procesu vai padziļināt nesakārtoto.

Ja Tu ieliec ChatGPT procesā, kur:

• informācija tiek meklēta vairākos failos un dažādās platformās;
• nav vienota dokumentēšanas sistēma;
• trūkst standarta darba soļu;
• cilvēki jau tagad netic esošajiem datiem…

… tad MI tikai “skaisti uzrakstīs atbildi”, balstoties uz nekvalitatīvu vai pretrunīgu informāciju.

Rezultāts? Skaista halucinācija. Uztaisīts, bet nederīgs rezultāts. Klients nav apmierināts, komanda ir vīlusies, MI “neattaisno cerības”.

Tāpēc pirmais solis nav ChatGPT integrācija. Pirmais solis ir procesa kartēšana.

Tieši šajā posmā īpaši nozīmīga kļūst ERP (Enterprise Resource Planning) sistēmu loma. ERP nav tikai rīks – tas ir digitāls mugurkauls, kas palīdz nodrošināt vienotu datu plūsmu un caurspīdīgumu visos uzņēmuma procesos. Kad pamatprocesi ir identificēti un saprotami, ERP sistēma var kļūt par atbalstu gan digitalizācijā, gan automatizācijā, nodrošinot, ka informācija par klientiem, dokumentiem, līgumiem vai rēķiniem atrodas vienuviet un ir pieejama jebkurā brīdī. Turklāt ERP sistēmas bieži ir pirmā vieta, kur iespējams integrēt arī mākslīgā intelekta risinājumus, padarot ikdienas darbu vēl precīzāku un efektīvāku.

Bet tagad… Kā soli pa solim sākt digitalizāciju un automatizāciju pēc pārskatu sezonas?

Lūk, strukturēts ceļš, ko esmu pielietojusi kopā ar vairākiem grāmatvedības uzņēmumiem:

1. Nosauc un apraksti savus 3–5 galvenos procesus!

Piemēram:

• klientu pieņemšanas process (onboarding);
• līgumu sagatavošana;
• klientu jautājumu apstrāde;
• mēneša noslēguma pārskati;
• pavadzīmju vai čeku ievade.

Nav nepieciešams aprakstīt katru mazo soli. Pietiek ar pamata struktūru: ievade (input) → apstrāde (darbības) → izvade (output).

2. Identificē “berzes punktus” (pain points)!

• Kur komanda tērē visvairāk laika?
• Kur bieži rodas kļūdas?
• Kur process nav vienmērīgs?
• Kur klients bieži uzdod papildu jautājumus?

Šeit noder komandas aptauja vai īsas intervijas. Dažreiz vadītājs redz procesu no vienas puses, bet tie, kas strādā ikdienā, redz pavisam ko citu.

3. Nosaki, vai solis ir digitalizējams vai automatizējams!

• Digitalizējams = analogs solis, ko var pārcelt digitālā vidē (piemēram, papīra čeki → digitālā čeku sistēma).
• Automatizējams = solis, kurā cilvēks veic mehānisku, atkārtotu darbību, ko var veikt algoritms vai MI (piemēram, failu pārdēvēšana, čeku klasificēšana).

4. Atlasīt prioritāro procesu un testēt MI rīku ar skaidru mērķi!

Piemēram, ja lielākais “berzes punkts” ir klientu jautājumu apstrāde, izvēlies ChatGPT tikai šim procesam. Izveido strukturētus šablonus (prompt templates), paskaidro, kā jāanalizē jautājums, pievieno biežāk uzdotos jautājumus!

Testēšana = ne tikai MI rīka spēja, bet arī tas, vai komanda spēj to lietot un uzticēties rezultātam.

5. Veido vienkāršu dokumentāciju!

Nelielā uzņēmumā dokumentācija var būt arī viena Notion vai Google Docs lapaspuse. Svarīgākais, lai skaidri definēts:

• kāds ir process;
• kad lietot MI;
• kad obligāti jāiesaista cilvēks;
• kā glabāt rezultātus.

6. Tikai tad – mēro un attīsti tālāk!

Kad pilotprojekts ir veiksmīgs, tikai tad pārej pie nākamā. Pieeja: viens process, viena inovācija.

Biežāk pieļautās kļūdas MI ieviešanā:

• MI izmantošana bez skaidra mērķa vai procesa analīzes.
• Pārmērīga fokusēšanās uz rīku salīdzināšanu, nevis procesa uzlabošanu.
• Trūkst komandas apmācības par to, kā MI jālieto un kā interpretēt tā rezultātus.

Noslēgumā:

MI nav lētā darbaspēka aizvietotājs. Tas ir partneris domāšanā. Grāmatvedības uzņēmumi, kas MI izmanto kā instrumentu, nevis kā burvju nūjiņu, ilgtermiņā iegūst konkurētspēju, drošību komandā un atbalstu ikdienas darbā.

Tagad ir īstais laiks sākt šo ceļu ar skaidru galvu un atvērtu prātu. Un jā – arī ar nelielu pacietību, jo tehnoloģija pati no sevis neko nesakārto. Sakārtošana sākas ar domāšanu. Ar Tevi. Un Tava komanda to ir pelnījusi. Miers, efektivitāte, uzticēšanās – tas viss sākas ar vienu apzinātu soli.

Un Tu to vari izdarīt. Bez burvju nūjiņas. Ar skaidru galvu. Un ar MI kā uzticamu partneri domāšanā.

Raksts ir autordarbs un atspoguļo autora viedokli par doto tēmu, kas var nesakrist ar Grāmatvežu Ekspreša izdevēja SIA Visma Enterprise viedokli. Par rakstā minēto faktu un aprēķinu pareizību atbild raksta autors. 

SIA Visma Enterprise ir grāmatvedības un resursu vadības programmas VISMA Horizon ražotājs un izplatītājs. Ja vēlaties uzzināt vairāk par VISMA Horizon piedāvājumu – SPIEDIET ŠEIT.