Pašizmaksas aprēķins – izaicinājums, kas dod rezultātu

Anda Vērpēja ir biznesa inteliģences projektu vadītāja ar lielu pieredzi pašizmaksas aprēķina un citu komplicētu risinājumu ieviešanā. Viņa ir piedalījusies pašizmaksas aprēķina projektos Latvijas Organiskās sintēzes institūtā, Rīgas Austrumu klīniskajā universitātes slimnīcā un citās organizācijās. Rakstā Anda dalās ar pieredzi, kas ir noderīga, domājot par šāda risinājuma izveidošanu savā organizācijā.
..

Kāpēc pašizmaksas aprēķins organizācijām ir svarīgs un kāpēc par to jādomā?

Lai sekmīgi vadītu organizāciju vai procesu, ir jāsaprot, kas notiek iestādē, un vispamatotāk to var panākt, veicot mērījumus, vērtējot rezultātus un salīdzinot tos.
..
Pašizmaksa ir izmaksu kopums, kas organizācijai ir nepieciešams viena preču veida vienības saražošanai vai pakalpojuma veikšanai. Tā parāda, kādi līdzekļi ir reāli vajadzīgi, lai veiktu vienu vai otru darbību.
 ..
Par pašizmaksu runā gan uzņēmumos, kam no peļņas rādītāja ir atkarīga iztikšana, attīstība un izaugsme, gan valsts, pašvaldību un citu budžetu finansētās iestādēs, kurām ir svarīgi saprast, vērtēt un pamatot līdzekļu izlietojumu un to nepieciešamību.
..
Korekti veicot aprēķinu, iespējams vērtēt, vai darbi notiek efektīvi, kur ir stiprās, kur – vājās vietas, kas būtu optimizējams. Pašizmaksas informācija ir būtisks palīgs lēmumu pieņemšanā, jo zinot, cik kas maksā, var saprast, vai ieguldījums dos vajadzīgo atdevi, vai tas ir atbilstošs un ko var lietas labā darīt, lai optimizētu un procesus padarītu efektīvus.
..
Ja par pašizmaksu runā ne tikai vienas iestādes mērogā, bet veselas nozares ietvaros, tad paveras plašākas iespējas analizēt salīdzinošos rādītājus, veikt efektivitātes mērījumus un skatīt tendences kopumā plašākā apmērā. Tādā veidā iespējams izdarīt secinājumus un pieņemt lēmumus jau kopējā nozares kontekstā. Svarīgi ņemt vērā, ka, salīdzinot un analizējot, ir nepieciešama vienota metodoloģija, lai mērījumi būtu korekti salīdzināmi.
..

Kādi ir nosacījumi, lai pašizmaksas aprēķins būtu veikts efektīvi?

Svarīgi definēt pašizmaksas aprēķina metodes iestādē vai nozarē kopumā. Vai tā būtu uz aktivitātēm balstīta aprēķina metodoloģija (ABC – Activity Based Costing) vai laikā izteikta uz aktivitātēm balstīta aprēķina metodoloģija (TDABC – Time driven Activity Based Costing), vai arī kāda cita iestādes izvēlēta vai nozarē noteikta aprēķina metodoloģija – tai ir jābūt skaidri noteiktai. Tā ir pamats, kas dod iespēju būvēt tālāk nepieciešamo atbilstošo aprēķinu.
..
Jābūt skaidri definētiem izmaksu objektiem jeb, kam pašizmaksa tiek rēķināta – procesam, pakalpojumam, darbības aktivitātei vai citam uzņēmumam svarīgam aspektam.
..
Ļoti labi būtu definēt arī mērķi – kādēļ uzņēmums vēlas veikt pašizmaksas aprēķinu? Tas var būt, piemēram, cenas pamatojumam, procesa mērījumam, tendences vērtējumam utml.
..
Kad izvēlēta metodoloģija, kā arī zināms, kam rēķinās pašizmaksu, ir jāizstrādā pamatprincipi, proti, jānosaka izmaksu veidi, izmaksu centri, izmaksu virzītāji un plāns, kā līdz mērķim nokļūt.
Līdz šim brīdim viss ir atbilstoši teorijai, bet pats interesantākais ir moments, kad ir jāsaprot, kā visu salikt kopā un aprēķināt. Jāsaprot, vai ir pieejami dati un vai tie ir atbilstoši uzskaitīti, lai varētu īstenot šos aprēķinus.
..
Strādājot ar pašizmaksas risinājumiem bieži nākas saskarties ar to, ka, lai nonāktu līdz rezultātam, ir izstrādāti dažādi veidi, aprēķini, milzum daudz tabulas, izklājlapas un formulas, un pastāv liela bijība pret katru ierakstu, lai tikai kaut kas nenobruktu vai nenojuktu. Pašizmaksas tēma saistās ar milzīgu darba apjomu un laika ieguldījumu, lai iegūtu rezultātu.
..
Paskatoties uz situāciju no citas puses, –  ja aprēķinu varētu panākt sistemātisku un automātisku, vai tas nesniegtu augstāku rezultātu un nedotu krietni lielāku devumu?
Turklāt – to var!
 ..
Parasti iestāžu rīcībā ir gan finanšu uzskaites dati, gan dažādi darbības rādītāji, mērījumi un parametri. Daudzviet tiek veikta arī laika uzskaite un strukturētā veidā ir uzkrāti pārējie elementi. Šādā gadījumā vērts domāt, kā to visu kopā salikt automātiski. Tas nozīmē – lai dati rodas atbilstošajos datu avotos un šie datu avoti tiktu regulāri un automātiski apkopoti un savstarpēji savietoti. Tā rezultātā var iegūt aprēķinu ar vienu darbību, nesatraucoties par datu atjaunošanu, formulām un laicīgu rezultāta sagatavošanu. Tad šis process no “bubuļa” pārvēršas par lielisku palīgu ikdienas darbos, lēmumu pieņemšanas procesā un rezultātu sasniegšanā. Laiku, kas iepriekš veltīts manuālai aprēķina sagatavošanai var veltīt iegūto rezultātu analīzei un uzlabojumu ieviešanai.
..

Kā panākt, lai sistēmas aprēķinātie pašizmaksas rādītāji būtu ticami un pierādāmi?

Korektu datu iegūšanai viens no būtiskākajiem priekšnosacījumiem ir atbilstoša uzskaite. Tai jābūt saskaņā ar biznesa procesu un pašizmaksas aprēķina mērķi.
..
Veidojot automātisku risinājumu, kas apkopo datus no vairākiem datu avotiem, jābūt skaidri un precīzi definētiem:
  • katra avota loma un saturs;
  • pašizmaksas aprēķina process, kas parāda kā, ko, kāpēc un pēc kādiem principiem dala;
  • pārdales algoritmi.
Katrai izmaksu pozīcijai ir sava noteikta vieta procesā, tai skaitā izmaksām, kas rezultātā pašizmaksā nepiedalās. Šāda pieeja ieteicama tādēļ, lai pārliecinātos, ka tiešām katra summa, katrs cipars ir savā vietā un nonācis pareizajā gultnē.
..
Veidojot risinājumu, ir svarīga iespēja izsekot katru soli. Pašizmaksas aprēķins bieži vien sastāv no vairākiem līmeņiem, vairākiem scenārijiem. Tomēr risinājums ir jāveido tā, lai katrā posmā varam apstāties un pārliecināties, kāds rezultāts veidojas un pārbaudīt, vai aprēķins ir korekts.
..
Rezultātā jābūt iespējai saprast, cik, kas, no kurienes ir radies. Tādā veidā varam pārliecināties, ka pārdale ir atbilstoša un veikt tiešo pašizmaksas analīzes uzdevumu – analizēt pašizmaksas apjomus, rašanās iemeslus, izdarīt secinājumus un rezultātā pieņemt lēmumus.
..
Ja process ir precīzi aprakstīts un skaidri pārbaudāms, ir iespēja pierādīt tā atbilstību un operatīvi sniegt atbildes uz jautājumiem “kas?”, “kāpēc?”, “no kurienes?” un palīdzēt atbildēt uz jautājumu “ko varētu darīt?”.
..
..