Pieci efektīvu grāmatvežu ieradumi

Vai uzskatāt sevi par efektīvu grāmatvedi? Vai līdzās ikdienas darbiem, atliek laiks palūkoties arī uz to, kā optmizēt darba procesu un virzīt savu uzņēmumu straujākai attīstībai? Piedāvājam piecus padomus, kas palīdzēs vairot produktivitāti un uzlabot darba kvalitāti. 

1. Darbu plānošana

Ja regulāras virsstundas un darbs mājās ir kļuvis par ikdienu, iespējams var palīdzēt rūpīgāka darbu plānošana un jauna pieeja prioritāšu plānošanai. 

Vai savu dienu sākat ar darbu saraksta izveidošanu? Interesanti, bet autors Kevins Krūzs, veicot izpēti savai grāmatai par laika plānošanu (  laikraksta “New York Times” lasītāko grāmatu sarakstā iekļuvusī  “15 noslēpumi, ko veiksmīgi cilvēki zina par laika menedžmentu”), atklājis, ka cilvēki vidēji paveic tikai 41% no savos uzdevumu sarakstos ievietotajiem darbiem. Tikmēr atlikušie nepadarītie darbi rada Zeigarnika efektu jeb iekšēju spriedzi par nepadarīto. Tas, savukārt, atstāj negatīvu ietekmi uz produktivitāti. Vai tas nozīmē, ka nav nepieciešams darāmo darbu plāns? Nebūt ne. Izrādās, ka visražīgāk darbi veicas, ja tiek plānoti grafika veidā, katram ieplānojot noteiktu laiku. Tāpēc svarīgāk ir ieplānot nevis darbus, bet laiku, ko katram no tiem veltīsiet.

Nereti darbu pārtrauc pienākuma sajūta nepārtraukti pārbaudīt e-pastu un nekavējoties sniegt atbildi rakstītājam. Tomēr laikā, kad saziņa aizvien vairāk notiek čatos, e-pasts tiek izmantos garākiem ziņojumiem vai uzdevumiem, līdz ar to, arī lasīšana un atbildes sniegšana kļuvusi daudz laikietilpīgāka. Efektīvākai ikdienas darba veikšanai vislabāk būtu ieplānot konkrētu dienas laiku darbam ar e-pastiem, kad sniedzat sūtītājiem atbildes vai sūtat ziņas citiem. Ja izmantosiet šādu pieeju un, piemēram, trīs reizes dienā pievērsīsieties rūpīgai e-pasta komunikācijai, e-pastā  vairs nekrāsies gūzma nelasītiu un neatbildētu ziņojumu.

Protams, neatņemama plānošanas sastāvdaļa ir prioritāšu izvēlēšanās. Situācijā, kad šķiet, ka visi darbi ir  steidzami un ļoti svarīgi, lietā var likt Parēto principu (20/80). Itāļu ekonomists Vilfredo Parēto 19. gadsimta beigās novēroja, ka 80% zemes pieder 20% sabiedrības, kam sekoja atklājums, ka jebkurš ekonomikas process var atbilst šim principam. Kopš tā laika princips sevi pierādījis kā noderīgu arī citās jomās, piemēram, laika plānošanā. Tas nozīmē, ka, izvēloties svarīgākās prioritātes,  pirmajā vietā jāliek tie 20% darbu, kuri ietekmēs 80% no nepieciešamajiem rezultātiem. Turklāt vislabāk sākt ar tiem, kuri šķiet vissarežģītākie. 

2. Kontaktu veidošana un profesionāla izaugsme

Nav noslēpums, ka darba devēja acīs lielāka vērtība būs darbiniekam, kurš atrodas nepārtrauktā profesionālās izaugsmes ceļā, pilnveidojot savas prasmes un zināšanas.
Tas pats attiecas uz grāmatvedības nozari kopumā – tāpēc būtiski uzsvērt, ka nepārtraukta sevis izglītošana un zināšanu apmaiņa ar citiem nozares profesionāļiem, ir ļoti būtiska savas profesionālās kompetences celšanai. Dalība asociācijās, semināros un konferencēs ir tikai dažas no iespējām kā bagātināt savas zināšanas un dibināt kontaktus ar citiem grāmatvedības profesionāļiem. Savukārt, nozares jaunākajām tendencēm iespējams sekot līdzi ar žurnālu, blogu un nozares aktualitātēm veltītas jaunumu vēstules. 

3. Komunikācija un cilvēcīgās attiecības

Komunikācijas prasmes ir būtiskas ikvienā profesijā un grāmatvedība nav izņēmums. Spēja “tulkot” un interpretēt kolēģiem un partneriem sarežģītas un nozarei specifiskas tēmas, piemēram, tirgus tendences, statistiku, nodokļu izmaiņas, ir svarīga prasme ikvienam grāmatvedim, kurš vēlas palīdzēt savai komandai labāk saprast nozari un uzņēmuma virzību tajā.

Tāpat būtiska ir spēja strādāt komandā un to vadīt. Mūsdienās aizvien retāk sastopami grāmatveži, kuri strādā vieni paši. Savukārt biežāk pierādās, ka tieši komandas spēj rast vislabākos risinājumus un attīstīt spēcīgākās finanšu stratēģijas. 

4. Kārtība darba vietā

Sakārtota darba vieta ir būtiska grāmatveža darba produktivitātei. Neskaitāmi pētījumi pierāda, ka kārtīga darba vide var veicināt produktivitāti, tikmēr juceklis mazina kognitīvās spējas un traucē koncentrēties darbam. Tāpēc svarīgi saprast, kas svarīgāks jūsu arodā, un kādas izmaiņas veikt savā darba vidē.

5. Darba un brīvā laika līdzsvars

Viena no raksturīgākajām efektīvu darbinieku pazīmēm ir spēja sabalansēt darbu un privāto dzīvi. Atpūta no darba ir ļoti būtisks produktivitātes elements. Labākais veids, kā šo balansu sasniegt, ir darbu darīt tikai darba vietā. Ja nu tomēr rodas apstākļi, ka vakarā nepieciešams paveikt kādu darba uzdevumu, atveltiet tam neilgu laiku, kad varat to darīt netraucēti. Tad atgriezieties pie tikpat svarīgā uzdevuma – būt kopā ar ģimeni un atpūsties.

Vēlaties saņemt šādus rakstus katru mēnesi savā e-pastā? Pierakstieties šeit.

Raksts ir autordarbs un atspoguļo autora viedokli par doto tēmu, kas var nesakrist ar Grāmatvežu Ekspreša izdevēja SIA Visma Enterprise viedokli. Par rakstā minēto faktu un aprēķinu pareizību atbild raksta autors. 

SIA Visma Enterprise ir grāmatvedības un resursu vadības programmas VISMA Horizon ražotājs un izplatītājs. Ja vēlaties uzzināt vairāk par VISMA Horizon piedāvājumu – SPIEDIET ŠEIT.

19