Doties uz galveno

Tikai 7% uzņēmumu personāla lietvedības procesi ir pilnībā digitalizēti

Ikdienā novērojam, ka organizācijas personāla lietvedībai pieiet atšķirīgi un dažkārt nezina tehnoloģiju iespējas vai likumdošanas uzstādījumus, kas pieļauj dažādu procesu vienkāršošanu. Lai noskaidrotu uzņēmumu informētību par personāla lietvedības digitalizācijas iespējām un vajadzībām, uzņēmums “Visma” veica pētījumu, kurā aicināja nozares profesionāļus atbildēt uz anketas jautājumiem par šo tēmu.

Jaunākais Eiropas Komisijas publicētais Digitālās ekonomikas un sabiedrības indekss (DESI) liecina, ka uzņēmumi joprojām gausi ievieš digitālās tehnoloģijas. To parāda arī “Visma” pētījums par personāla lietvedības digitalizāciju Latvijas uzņēmumos un institūcijās. Tikai nepilna desmitā daļa jeb 7% no aptaujātajiem uzņēmumiem norādījuši, ka personāla lietvedības procesi ir pilnībā digitalizēti.

Spēkā esošie normatīvie akti ļauj uzņēmējiem un organizācijām jau tagad ievērojami vienkāršot dažādus ikdienas personālvadības lietvedības procesus, tomēr informētība par likumdošanā paredzētajām iespējām un pieejamiem digitāliem risinājumiem nav pietiekama. Tas secināts IT uzņēmuma “Visma” veiktajā pētījumā.

Artūrs Ernštreits, Visma produktu vadības direktors komentē: “Pētījums liek secināt, ka personāla lietvedības procesu digitalizācijas un automatizācijas līmenis Latvijā ir visai zems, turklāt bieži sastopama vēlme darīt pat vairāk un sarežģītāk, nekā tas nepieciešams un kā to prasa normatīvie akti. Ieradumu dēļ turpinām strādāt ar fiziskiem dokumentiem vai arī veidojam digitālas dokumentu bildes A4, neizmantojot iespēju strādāt ar datiem, kas neļauj samazināt dubultu datu apstrādi.”

“Pētījums izgaismo vairākus mītus un uzrāda nepietiekamu informētību par iespējām vienkāršot personāla dokumentu lietvedību. Daudzus procesus personāla lietvedībā jau tagad ir iespējams atvieglot, atsakoties no liekas birokratizācijas un optimāli un lietderīgi izmantojot uzņēmuma vai iestādes resursus. Galvenais kavēklis atteikties no liekām darbībām  ir nespēja atteikties no ierastās rutīnas. Svarīgi ir ņemt vērā, ka digitalizācijas mērķis nav pārlikt esošo procesu digitālā pasaulē, bet gan ar tehnoloģiju palīdzību tos pilnveidot un padarīt efektīvākus,” saka Artūrs Ernštreits.

Pandēmijas ietekmē attālinātais darbs ir kļuvis par plaši izplatītu normu, tomēr uzņēmumi joprojām nepilnīgi izmanto iespēju lietot drošu elektronisko parakstu, slēdzot darba līgumus. Vairāk nekā puse jeb 53 % aptaujāto organizāciju darba līgumus piedāvā parakstīt klasiskajā variantā kā papīra dokumentu ar pašrocīgu parakstu. Turklāt šai jautājumā parādās būtiska atšķirība starp privāto un publisko sektoru: četras piektdaļas privāto uzņēmumu (81 %) kā vienīgo darba līguma parakstīšanas veidu piedāvā papīra dokumentu ar personu parakstiem, kamēr publiskajā sektorā tādi ir tikai 18 %. Atbilstoši atšķiras arī izpratne un informētība par normatīvo aktu prasībām – 22 % privātā sektora respondentu uzskata, ka papīra dokuments ar pašrocīgu parakstu ir vienīgais normatīvajos aktos pieļautais darba līguma veids. Savukārt darba līguma papīra formātu kā vienīgo likumā atļauto norādīja tikai viens respondents no publiskā sektora.

Darba likumā nav tiešas norādes, ka darba līgums tiks uzskatīts par noslēgtu rakstveidā, ja tas būs noslēgts elektroniski ar drošu elektronisko parakstu, tomēr tas, ka šādā veidā var noslēgt arī darba līgumu, izriet no citiem tiesību aktiem.

Vairums jeb 89 % respondentu no privātā sektora organizācijām gatavo rīkojumus arī par algas vai amata maiņu, turklāt gandrīz puse jeb 49 % to dara papīra formātā. Tikai 5 % respondentu uzskata, ka ir pieļaujams pieteikums elektroniskā sistēmā. Patiesībā rīkojums par amata un atalgojuma maiņu ir jāsagatavo tikai valsts civildienesta ierēdņu un citu amatpersonu gadījumā, kuriem ārējos normatīvajos aktos nav paredzēts darba līgums darba tiesisko attiecību nodibināšanai, bet tie tiek amatā ar rīkojumu. Citos gadījumos rīkojums nav nepieciešams, pietiek ar abpusēji noslēgtu vienošanos, un tā var būt arī elektroniski noslēgta.

“Ja jūsu organizācijas personāla speciālistam vai grāmatvedim ir vajadzīgs rakstisks rīkojums, lai sagatavotu vienošanos ar darbinieku par viņa amata vai atalgojuma maiņu, tad jums ar steigu ir jāpārdomā sava darba organizācija. Ar rīkojumu rakstīšanu, saskaņošanu, vizēšanu, parakstīšanu un citām darbībām tērējam savu laiku. Maziniet birokrātiju, lai nebūt “jāražo” lieki dokumenti un jātērē laiks liekās darbībās,” situāciju komentē personāla vadības eksperte Inese Sila.

Līdzīga aina atklājas arī jautājumos par pabalstu un kompensāciju rīkojumiem un iesniegumiem, rīkojumiem par piemaksām par aizvietošanu vai papildu darbu, atvaļinājumu pieteikšanas un piešķiršanas kārtību un citiem. Tikai 11 % privātā sektora organizāciju negatavo rīkojumus par pabalstiem un kompensācijām, turklāt 32 % privātā sektora  un 19 % publiskā sektora organizāciju joprojām izmanto iesniegumus papīra dokumentu veidā.

Viens no būtiskākajiem ieguvumiem personāla dokumentu digitalizācijā, jo īpaši organizācijās ar lielu darbinieku skaitu, ir laika ietaupījums, samazinot darba apjomu personālvadības darbiniekiem un tā veicinot lietderības rādītāju pieaugumu. Pētījums parāda, ka aptuveni puse aptaujāto organizāciju vidēji pusi sava darba laika patērē personāla lietvedībai: 51 % aptaujāto personālvadības darbinieku norādījuši, ka personāla dokumentu lietvedībai tērē 40-80 % sava darba laika. Vairāk kā puse jeb 60 % no šiem respondentiem strādā valsts un pašvaldības kapitālsabiedrības, publiskās iestādēs.  26 % atzīmējuši, ka šiem darbiem velta līdz pat 40 % sava darba laika.

Par pētījumu

Pētījumā piedalījās gandrīz 200 Latvijas privāto uzņēmumu, kapitālsabiedrību un publiskā sektora personālvadības profesionāļi, kuri atbildēja uz jautājumiem par pašlaik izmantotajām dokumentu un to parakstīšanas formām un veidiem, esošo automatizācijas līmeni un patērēto laiku.

Populārākie

  • Digitalizācija grāmatvedībā: Kā mainās grāmatveža profesija?

    Katrs no mums ir redzējis virsrakstus ar jautājumu par to, vai tehnoloģijas spēs aizvietot noteiktas profesijas un amatus. Kas sagaida grāmatvežus?

    Skaidrs, ka tehnoloģijas nespēs pilnībā aizstāt grāmatvedi un pat ar digitālo tehnoloģiju ieviešanu organizācijās, to vadība turpinās paļauties uz grāmatvežu spēju interpretēt piedāvātos datus un tos kategorizēt. Taču grāmatveža profesija nenoliedzami mainīsies un digitālajām tehnoloģijām būs arvien lielāka vieta darba ikdienā.

  • Dažādi līgumi ar fiziskām personām par auto izmantošanu uzņēmuma vajadzībām

    AUTORE: Inga Pumpure Grāmatvede ar nestandarta domāšanu par standartizētām, likumdošanas regulētām normām. Mūsdienās auto nav luksusa lieta, tā ir nepieciešamība. Daudz vairāk un īsākā laikā var izdarīt, ja esi mobils –  vari pārvietoties kad un kur vēlies, neesot pakļauts sabiedriskā transporta kustību sarakstiem un maršrutiem. Turklāt tas attiecas ne tikai uz fiziskām personām, bet arī […]

  • Kādi personāla lietvedības dokumenti nepieciešami?

    AUTORS: Inese Sila mg.hr, LPVA valdes locekle ar praktisko pieredzi personāla vadībā un lietvedībā no 1995. gada. Personāla dokumentu pārvaldība (personāla lietvedība) ir svarīga personāla vadības sastāvdaļa, no kuras neviens darba devējs ikdienā nevar atteikties. Darbinieki ir jāpieņem darbā, jāizbeidz ar kādu darba tiesiskās attiecības, jānosaka mēnešalga, jānosūta komandējumā, jānosaka iekšējā darba kārtība, jādeleģē uzdevumi un […]