10 jautājumi, ko uzdot, izvēloties resursu vadības jeb ERP sistēmu.

Resursu vadības sistēmas iegāde ir līdzīga laulībai – ar izdarīto izvēli būs jāsadzīvo ja ne visu mūžu, tad diezgan nozīmīgu dzīves daļu noteikti. Tāpēc ir vērts izvēli veikt rūpīgi un izvērtēt visus kritērijus, kas ietekmēs apmierinātību ar sistēmu ilgtermiņā.

1. Cik plašu funkcionalitāti sistēma piedāvā?

Slikts ir tas karavīrs, kas nevēlas kļūt par ģenerāli un nav nākotnes biznesam, kas nedomā par attīstību. Izvēloties programmu, ir vērts izvērtēt ne tikai šodienas vajadzības, bet padomāt par to, kā bizness attīstīsies tālāk. Būs daudz ērtāk, ja nākotnē, vēloties attīstīt savu biznesu un līdz ar to arī ERP sistēmu, varēsiet vienkārši papildināt esošo ar jaunu funkcionalitāti nevis būsiet spiesti domāt par visas sistēmas nomaiņu vai, vēl ļaunāk, attīstības plānu īstenošanu ne pārāk efektīvā veidā.

2. Vai sistēma ir piemērota manas nozares specifikai?

Uzskaites specifika ievērojami atšķiras dažādām nozarēm. Maz ticams, ka autoservisam būs tādas pašas vajadzības kā bankai, un mazumtirdzniecības uzņēmumam derēs tieši tāds pats risinājums, kas komunālo pakalpojumu sniedzējam. Lai gan vairumā gadījumu resursu vadības sistēmas ir piemērojamas dažādām vajadzībām, lielāka iespējamība, ka vajadzīgā funkcionalitāte jau būs izstrādāta un pārbaudīta, būs tad, ja konkrētā resursu vadības sistēma jau tiek izmantota jūsu nozares uzņēmumos.

3. Kādas būs sistēmas uzturēšanas izmaksas?

Resursu vadības sistēma parasti nav pirkums, par ko vienreiz norēķināties un aizmirst par tālākām izmaksām. Visām sistēmām ir jārēķinās ar uzturēšanas maksājumiem, kuru aprēķināšanas principi var ievērojami atšķirties. Ražotāji piedāvā dažādus uzturēšanas plānus un pakalpojumus. Ir programmas, kuru lietošana, neveicot uzturēšanas maksājumu, kļūst neiespējama, ir tādas, kur šos maksājumus, ir iespējams atlikt. Attīstoties mākoņpakalpojumiem, arvien izplatītāka kļūst ERP sistēmas noma.

4. Kas notiks, ja, lietojot programmu, radīsies kādas problēmas?

Resursu vadības programmas nozīmīgums dažādās organizācijās ir atšķirīgs. Tā var būt tikai grāmatvedības un finanšu uzskaites programma, bet var kalpot arī kā pamata sistēma, kas nodrošina visu biznesa darbību. Jebkurā gadījumā sekas tam, ja ar sistēmu kādu iemeslu dēļ nav iespējams pilnvērtīgi strādāt, var būt diezgan nepatīkamas. Tāpēc, izvēloties sistēmu, ir svarīgi izpētīt, kādu klientu atbalstu piedāvā programmas ražotājs vai izplatītājs.

5. Cik lielas izmaiņas sistēmas ieviešana prasīs jūsu organizācijā?

Ir programmas, kas ir radītas, izmantojot pēc ražotāja domām biežāk sastopamo praksi. Ja Jūsu organizācijas uzskaites principi un procesi tai neatbilst, tad jums nāksies tos mainīt un pielāgot. Tomēr ir pieejamas arī programmas, kuras iespējams piemērot organizācijas specifiskajiem procesiem un uzskaites principiem.

6. Vai sistēma tiek regulāri atjaunota?

Sistēmai, tāpat kā jūsu biznesam, ir nemitīgi jāattīstās. Ja sistēma tiek regulāri atjaunota, varat paredzēt, ka gadu gaitā tā kļūs lietotājam ērtāka un tiks papildināta ar noderīgu funkcionalitāti. Būtiska ir arī LR likumdošanas izmaiņu laicīga iestrādāšana programmā un piegādāšana ar jaunām versijām. Bez šāda ražotāja atbalsta var attapties situācijā, kad programma vairs nevar izpildīt likuma prasības.

7. Kā notiek saziņa ar pakalpojumu sniedzēju?

Svarīgi ir saprast ne tikai to, cik liels un profesionāls ir piedāvātais sistēmas atbalsts, bet arī to, kādā veidā notiks saziņa ar programmas atbalsta pakalpojumu sniedzēju. Vai būs iespējams problēmu pieteikt ātri un efektīvi – ar interneta palīdzību? Vai tiks nodrošināta iespēja saņemt atbalstu pa telefonu? Kādā valodā varēsiet saņemt vai atrast atbildes uz jums interesējošajiem jautājumiem.

8. Cik izplatīts risinājums ir teritorijā, kurā darbojaties?

Šis faktors kļūst būtisks, domājot par to, cik viegli būs atrast darbiniekus, kas ar programmu spēs produktīvi strādāt, vai nodrošināt apmācības, ar kuru palīdzību šos darbiniekus izglītot. Lai arī jebkuru programmu var apgūt cilvēks, kuram ar to iepriekš nav bijusi pieredze, tomēr, izvēloties tirgū pazīstamu un populāru sistēmu, būs lielākas iespējas atrast cilvēkus, kuri ar to jau ir strādājuši vai arī spēs apmācīt jaunos darbiniekus.

9. Cik pieredzējuši ir programmas ieviesēji?

Šis jautājums ir īpaši svarīgs, ja organizācija ir izvēlējusies nevis standartizētu, bet saviem specifiskajiem procesiem un uzskaites principiem piemērotu risinājumu. Tas, cik noderīga un efektīvi lietojama būs programma, lielā mērā ir atkarīgs no tā, cik profesionāli notiks tās ieviešana, jo tieši tas ir posms, kurā tiek būvēts sistēmas darbības skelets. Šajā posmā pieļauto kļūdu risināšana ir smagnēja un dārga, tāpēc ir ļoti svarīgi gan pašiem aktīvi piedalīties ieviešanas procesā, gan izvēlēties pieredzējušu un profesionālu sistēmas ieviesēju.

10. Vai sistēmu būs iespējams savietot ar citām IT sistēmām?

Mūsdienās reti kura organizācija izmanto tikai vienu sistēmu, savukārt strādāt vairākās sistēmās nav ērti un efektīvi. Tādēļ ļoti būtiska ir programmatūras savietojamības iespēja ar citām sistēmām un, izmantojot šo priekšrocību, saprātīgi ir lūkoties pēc risinājuma, kas dod iespēju dažādās sistēmas savstarpēji integrēt.

 

Uzzināt vairāk par resursu vadības sistēmu VISMA Horizon

Visma ir vadošais Ziemeļvalstu biznesa IT uzņēmums. Mēs piedāvājam IT risinājumus 900 000 klientiem 9 valstīs, nodarbinot vairāk nekā 8500 cilvēkus. Latvijā ar Visma vārdu darbojas 3 uzņēmumi. SIA Visma Enterprise agrāk bija pazīstama kā SIA FMS un nodarbojas ar RVS Horizon attīstīšanu un izplatīšanu, kā arī biznesa inteliģences risinājumiem. SIA Visma Consulting rada sistēmu integrācijas risinājumus un individuāli izstrādātas sistēmas. Savukārt SIA Visma Labs sniedz augstas pievienotās vērtības pakalpojumus citiem Visma grupas uzņēmumiem Ziemeļvalstīs.
Connect with :