4 iemesli pievērsties uzņēmuma rīcībā esošo datu kvalitātes uzlabošanai

Organizācijas arvien lielāku uzmanību pievērš dažādu drošības sistēmu ieviešanai savu datu aizsardzībai, tomēr ne mazāk svarīgs ir jautājums – cik kvalitatīvi ir dati, kurus tik rūpīgi cenšamies nosargāt?

Pētījumi rāda, ka nepietiekamas datu kvalitātes dēļ, ap 40% biznesa iniciatīvu cieš neveiksmi. Mūsdienās daudz tiek runāts par to, ka lēmumus prātīgāk ir pieņemt balstoties uz datiem, nevis “čuju, ņuhu un poņu”. Tā ir taisnība, tomēr tikai pie nosacījuma, ka izmantotie dati ir uzticami un kvalitatīvi.

Dati, uz kuriem nevaram paļauties, ir iemesls ne tikai kļūdainiem lēmumiem, bet arī samazinātai produktivitātei. Daudz laika un līdzekļu tiek zaudēts, nekvalitatīvos datus labojot un vēl vairāk – novēršot datu kļūdu dēļ radītās sekas. Uz datu kvalitāti tiešā veidā attiecas 1-10-100 princips – ja 1 eiro ir jāiegulda datu pareizai ievadīšanai, tad 10 eiro – kļūdu labošanai, bet 100 eiro –  kļūdu seku novēršanai. Piemēram, reģistrēt pareizus datus par klienta PVN maksātāja statusu, nav pārāk dārgi. Konstatēt kļūdu un to labot jau prasa zināmu iedziļināšanos un laika patēriņu. Savukārt, uzņemt ciemos VID darbiniekus, kas interesējas par šīs kļūdas dēļ nepareizi iesniegto PVN atskaiti, ir pavisam laikietilpīgs un dārgs pasākums.

Bez kvalitatīviem datiem neiztikt, ja organizācija vēlas attīstīties, sekojot pasaulē aktuālajām tendencēm.

  1. Pārskatu un standartu izmantošana.
    Lēmumu pieņemšanai ir nepieciešami dati, tāpēc organizācijas gatavo pārskatus gan izmantošanai iekšējām vajadzībām, gan iesniegšanai dažādām iestādēm statistikas pārskatu izveidošanai. Šie pārskati ir tieši tik kvalitatīvi, cik tajos izmantotie dati. Turklāt sakārtota datu saimniecība ir būtisks priekšnoteikums, lai pārskatus būtu iespējams izveidot ātri. Tas ir svarīgi ne tikai cilvēkresursu taupīšanas nolūkā, bet arī tāpēc, ka bieži vien ir svarīgi, lai atskaite satur nevis pāris dienas vai nedēļas vecu informāciju, bet gan šī brīža datus.
  1. Fokuss uz klientu.
    Nevienam nav šaubu, ka laiki, kad Fords varēja ražot vienu mašīnu visiem cilvēkiem, ir pagājuši un neatgriezīsies. Mūsdienās klients sagaida, ka viņa unikālās vajadzības būs organizācijas uzmanības centrā. Vēl vairāk – klients rēķinās, ka organizācija respektēs viņa laiku, neprasot iesniegt vienu un to pašu informāciju atkārtoti. Tāpēc, ja uzņēmums nevēlas sadusmot savus klientus, tam nāksies parūpēties, lai no klienta iegūtie dati tiktu glabāti veidā, kas ļauj tos nepieciešamības gadījumā izmantot.
  1. Procesu integrācija.
    Arvien mazāk kļūst uzņēmumu, kuru dažādās struktūrvienības darbojas kā atsevišķas pasaules, sazinoties tikai ar telefona zvaniem, e-pastiem vai iknedēļas sapulcēs. Tam ir pavisam vienkāršs iemesls – šāda darba organizācija izmaksā ļoti dārgi, neizbēgami radot ražošanas pārpalikumus, iztrūkumus un, galu galā, rosinot klientus izvēlēties modernākus konkurentus. Resursu vadības sistēmas ļauj dažādos procesus apvienot vienotā sistēmā, bet tās veiksmīgas izmantošanas priekšnoteikums ir laba datu kvalitāte.
  1. Sistēmu konsolidācija.
    Attīstoties tehnoloģijām, dažādiem organizācijā notiekošajiem procesu veikšanai ir ieviestas dažādas sistēmas. Grāmatvežiem ir grāmatvedības programma, kāda struktūrvienība kaut ko uzskaita Excel programmā, pārdošanas daļai ir kāds CRM risinājums. Šobrīd daudzas organizācijas ir nonākušas pie lēmuma sistēmu skaitu samazināt, tās apvienojot vai integrējot. Lai to būtu iespējams izdarīt, ir svarīgi, lai dažādu sistēmu dati būtu savietojami un sakārtoti.

Ja organizācija nesāk domāt par datu sakārtošanu savlaicīgi, agri vai vēlu pienāk brīdis, kad dzīve piespiež šo jautājumu risināt nekavējoties. Labi tas bija redzams 2013.gada beigās un 2014.gada sākumā, kad uzņēmumiem nācās pārkārtot savas uzskaites sistēmas darbam eiro valūtā. Tas bija laiks, kad parādījās ļoti daudz neprecizitātes datos, kas noveda pie problēmām, ko nācās risināt steidzamības kārtā.

Lasīt vairāk: Kā uzlabot datu uzņēmuma rīcībā esošo datu kvalitāti?