Sākot ceļu uz jaunas grāmatvedības un resursu vadības sistēmas iegādi, ikviens potenciālais pircējs nonāk sarežģītas izvēles priekšā. Kā izvēlēties atbilstošāko produktu starp šķietami vienādiem produktiem? Kā atpazīt programmu, kas būs vispiemērotākā ilgtermiņā?
Kā sākt izvēles procesu?
Tāpat kā uzņēmumiem, arī valsts sektora iestādēm (tostarp pašvaldībām) būtiski ir ikdienas darbi un īstermiņa mērķi, taču tikpat svarīga ir arī nākotnes vīzija, kura nosprausta vidēja un ilgtermiņa mērķos. Tieši tāpat būtu jāraugās arī uz potenciālo pakalpojuma sniedzēju – vai tas nemitīgi attīstās un pilnveido programmatūru, lai tā būtu piemērota ne tikai īstermiņā, bet spētu pildīt mērķus arī pēc pieciem gadiem?
Vairums pakalpojumu sniedzēju piedāvā programmas, kuru mērķi saskan ar pašvaldību nospraustajiem, kas visbiežāk būtu kopumā uzlabot pašvaldības pārvaldību, uzlabot finanšu plūsmas uzraudzību, mazināt komunikācijas un uzturēšanas izmaksas, u.c.
Lai pēc iespējas skaidrāk būtu iespējams nospraust savus mērķus un saprast, ko tieši sagaidīt no jaunas sistēmas, būtu vēlams veltīt laiku gan skaidrai savu vajadzību definēšanai, gan arī pamatīgam izpētes un salīdzināšanas darbam. Tāpēc rekomendējam darba procesu dalīt vairākos posmos – plānošana, izpēte, izvēle, izmaksas, atjauninājumi.
1. Plānošana
Šajā posmā būtu jānodefinē darba vēriens jeb, kuras nodaļas un departamenti lietos jauno sistēmu. Lieliski, ja uzreiz iespējams atlasīt ieviešanas procesa komandu. Kad tas paveikts, var ķerties pie detalizētas gaidāmo rezultātu definēšanas un mērķu apraksta. Protams, mērķiem būtu jāizriet no precīzas līdzšinējās darba procesa analīzes.
Mērķu nospraušana ir obligāta, sākot jebkuru jaunu projektu. Šis solis var palīdzēt atklāt trūkumus darba organizācijā, kurus vēlams novērst pirms jaunās sistēmas ieviešanas. Arī prasībām pret jauno sistēmu būtu jābūt definētām pēc iespējas detalizētāk, jo tas palīdzēs radīt pēc iespējas precīzus kritērijus sistēmas izvēlei.
Universāli mērķi pašvaldībām būtu, piemēram, padarīt datus vieglāk pieejamus to lietotājiem, ar mērķi uzlabot analīzes un atskaišu izveidošanas iespējas iesaistītajām pusēm, uzlabot iekšējos procesus ar jaunu tehnoloģiju palīdzību, ieskaitot mobilu pieeju, u.tml. Labākie risinājumi palīdzēs sasniegt šos mērķus, vienlaikus taupot ieguldītos finanšu un darbinieku laika resursus. Turklāt skaidri nosprausti mērķi kalpos kā kritēriji, salīdzinot sistēmas.
2. Izpēte
Nereti pašvaldības izpēti uzsāk apzinot, kādu pakalpojumu noteiktajām funkcijām izmanto citas pašvaldības. Lai gan tas nekad neradīs precīzu ainu par to, kā šī produkta lietošana darbosies ieviešot to sev, tas dos skaidru izpratni par to, kura sistēma ir lietotājam ērtāka u.tml. Vislabākā izvēle ilgtermiņā būs pakalpojuma sniedzējs, kuram ir padziļināta, pieredzē balstīta izpratne par pašvaldību darbu, kā arī skaidri definēta produkta attīstības stratēģija.
Ja izvēle jāizdara starp vairākiem šķietami līdzvērtīgiem pakalpojumu sniedzējiem, būtiski izvērtēt arī to, ko piegādātājs var piedāvāt kā papildu vērtību tradicionālajām finanšu pārvaldības sistēmām. Jautājumi, ko šādā gadījumā uzdot ir, piemēram, šādi:
- Cik lielu uzsvaru uzņēmums liek uz procesu automatizāciju?
- Kā tiek virzīta bezpapīru grāmatvedības attīstība?
- Vai tiek nodrošināta platforma pašapkalpošanās funkcijām?
- Kāda ir uzņēmuma pieredze ar biznesa inteliģences rīku izstrādi un ieviešanu?
Protams, nepieciešamo var palīdzēt nodrošināt arī mazi nišas risinājumi, taču finansiāli izdevīgāk ilgtermiņā būs izvēlēties risinājumu, kurš jau piedāvā visu nepieciešamo. Turklāt jābūt iespējai sistēmu savietot ar citām sistēmā.
Ikvienai pašvaldībai par pamatkritēriju sistēmas izvēlē būtu jāizvirza tās spēja nodrošināt integrāciju ar VID EDS, Centrālās statistikas pārvaldes sistēmu, Internetbanku, VIIS, kā arī ieteicama integrācija ar LR Uzņēmumu reģistra datu bāzi, kurai piekļuvi nodrošina “Firmas.lv”.
3. Izvēle
Ceļā uz jaunas sistēmas izvēli, noslēdzošais posms ir potenciālo risinājumu salīdzināšana. Veiciet atbildīgu izvēli par labu sistēmai, kura palīdzēs sasniegt gan šī brīža, gan nākotnes mērķus, un izvērtējiet tās, balstoties uz savām unikālajām vajadzībām. Tāpat šajā izvēles fāzē pašvaldībai būtu jāveic izmaksu vērtējums, īpaši uzmanību pievēršot slēptajām izmaksām, kas var rasties laika gaitā.
4. Izmaksas
Ikvienā iepirkumā būtisks kritērijs ir cena. Tomēr lētāka sākumcena nebūt nenozīme, ka pirkums būs finansiāli izdevīgs ilgtermiņā. Līdz ar to, būtiski ir noskaidrot arī slēptās izmaksas, kas var rasties risinājuma lietošanas laikā. Kopējās programmas izmaksas veido daudz dažādi aspekti, un tie visi būtu jāņem vērā, salīdzinot risinājuma cenu.
- Licences iegāde vai nomas maksa – Cena, ko visbiežāk uzrāda reklāmu piedāvājumos un prezentācijās, taču visbiežāk tā neiekļauj neatņemamus pakalpojumus, kuri būs obligāti papildu pirkumi.
- Sistēmas ieviešanas maksa – Šīs izmaksas atkarīgas no organizācijas specifikas un nepieciešamajiem pielāgojumiem. Jāņem vērā, ka izmaksas veidos arī pašu darbinieku patērētais laiks.
- Uzturēšanas maksa – Jebkurai IT sistēmai ir jāparedz uzturēšanas maksa – tā jāpielāgo tehnoloģiskām izmaiņām, piemēram, jāuztur tās operētājsistēma, jānovērš kļūdas, jāpielāgo likumdošanai. Izvēloties abonēšanas jeb nomas pakalpojumu, sistēmas uzturēšana parasti ir iekļauta nomas maksā. Savukārt, iegādājoties licences, ir jārēķinās ar ikgadējām papildu izmaksām.
- Infrastruktūras izmaksas – Ja vien sistēma nav mākoņpakalpojums, tā kaut kur jāglabā – uzņēmumam piederošā serverī, kādā datu centrā vai pie sistēmas piegādātāja. Šīs izmaksas ir jāparedz, salīdzinot dažādu sistēmu cenas.
- Apmācību un konsultāciju izmaksas – Jārēķinās, ka arī pēc uzskaites sistēmas ieviešanas, darbiniekiem būs nepieciešams atbalsts. Salīdzinot sistēmas, svarīgi saprast, cik šis atbalsts izmaksās.
- Izmaiņu izmaksas – Ja uzņēmums ir izvēlējies resursu vadības sistēmu, ar lielu ticamību var apgalvot, ka lietošanas laikā radīsies vēlēšanas tajā veikt kādas izmaiņas. Iespēja veikt konfigurācijas jāizrunā jaupirms iegādes.
Kad izmaksas ir apjaustas, pašvaldība var uzsākt sarunu vešanu ar pakalpojumu sniedzēju un censties vienoties par sev izdevīgiem nosacījumiem programmatūras un apkalpošanas izmaksām.
5. Atjauninājumi
Atjauninājumiir ļoti būtisks aspekts, kam pievērst uzmanību sarunās ar pakalpojuma sniedzēju. Pamatjautājumi, kuri jānoskaidro ir:
- Cik bieži un par kādu maksu tiek nodrošināti sistēmas atjauninājumi?
- Ko ietver sistēmas atjauninājumi?
- Kā notiek atjauninājumu (jauno versiju) uzstādīšana? Vai tā notiek automātiski? Vai to iespējams izdarīt pašu spēkiem vai jāpiesaista konsultants?
- Kā atjauninājumi ietekmēs pašu veidotos papildinājumus un sistēmas konfigurāciju?
“Visma” gadiem uzkrātā pieredze, strādājot ar valsts un pašvaldības iestādēm, radījusi pārliecību, ka vislabākā pieeja, salīdzinot potenciālās grāmatvedības un resursu vadības sistēmas, ir nevis atsevišku funkciju salīdzināšana, bet produkta, kā vienota veseluma analizēšana. Kāpēc? Lielākā daļa šo sistēmu spēs veikt lielāko daļu no pašvaldībai nepieciešamajiem uzdevumiem. Taču nepastāv tāda lieta kā ideāla sistēma – jo īpaši tāpēc, ka ikvienai organizācijai vai iestādei irspecifiskas un unikālas vajadzības. Tāpēc daudzu sistēmu vājāpuse ir tieši nepietiekas elastīgums un nespēja pielāgoties. Nav iespējams precīzi prognozēt visas nākotnes vajadzības, līdz ar to, ir ļoti svarīgi izvēlēties sistēmu, kura var piedāvāt elastību un pielāgojamību.
Tas jo īpaši būtiski ir valsts sektora, tostarp pašvaldību gadījumā. Tādi ārēji faktori kā ekonomika un likumdošana nozīmē, ka nepārtraukts pārmaiņu process un pielāgošanās tam ir neizbēgams. Ja izvēlētā sistēma nebūs elastīga un viegli pielāgojama, darbs ar to būs izaicinājumiem pilns.
Ņemot vērā visus aprakstītos faktorus, rekomendējam izvēlēties sistēmu, kura ir elastīga un viegli adaptējama izmaiņām un atbilst visiem nospraustajiem mērķiem.
Raksta pilna versija atrodama “Visma” izstrādātajā rokasgrāmatā pašvaldībām “Efektīva pašvaldības līdzekļu uzskaite, pārvaldība un kontrole jeb kā nodrošināt, ka pašvaldības līdzekļi tiek apsaimniekoti pareizi”. Rokasgrāmata veidota kā visaptverošs ceļvedis pašvaldību vadītājiem un grāmatvežiem, lai palīdzētu izdarīt izvēli par labu visefektīvākās un sev piemērotākās resursu vadības sistēmas ieviešanai.
