Grāmatvedības pakalpojumu sniedzēja palīgs – uzskaites sistēma. Kādu un kāpēc to izvēlēties?

Ilze Palmbaha grāmatvedības pakalpojumu jomā darbojas jau kopš 1994. gada. Būdama grāmatvedības ārpakalpojumu sniedzēju asociācijas vadītāja, pašreiz darbojoties grāmatvežu asociācijas valdē, organizējot konferences un strādājot ar studentiem, viņa spēj uz nozares problemātiku raudzīties plaši un saskatīt nākotnes iespējas. Tajā pašā laikā sava grāmatvedības pakalpojumu uzņēmuma “LF Eksperts” izveidošana un apvienošana ir starptautisko kompāniju “Grant Thornton”, ir devusi lielu pieredzi darbā ar klientiem.

Tā kā vairāk nekā 10% VISMA Horizon klienti ir grāmatvedības pakalpojumu sniedzēji, aicinājām Ilzi Palmbahu uz sarunu par nozares attīstību un kritērijiem atbilstošas programmatūras izvēlei.

Grāmatvedības pakalpojumu nākotne

Tirgus neaugs

Laiks, kad uzņēmumi masveidā atteicās no grāmatvedības uzskaites pašu spēkiem, ir beidzies. Tie, kas ir nolēmuši izmantot grāmatvedības ārpakalpojumu, to jau dara un nozarē nevar gaidīt lielu klientu pieaugumu. Tāpēc grāmatvedības pakalpojumu uzņēmumiem, kas vēlas augt un attīstīties, ir jādomā par plašāku pakalpojumu klāstu. Turklāt tiem jābūt ar augstu pievienoto vērtību. Tādiem, lai klients nedomātu par pakalpojuma sniedzēja nomaiņu tikai tāpēc, ka kāds cits pakalpojumu piedāvā mazliet lētāk.

Automatizācija

Grāmatvežu ikdienu arvien vairāk maina automatizācija. Tā taupa laiku un samazina iespējas kļūdīties. Arī klienti – it sevišķi gados jaunie uzņēmēji – vairs nav gatavi maksāt par manuālu dokumentu apstrādi. Viņi sagaida, ka dokumentus varēs iesniegt elektroniski. Protams, tas ietekmē arī pakalpojuma cenu – ja dokumentu apstrādei un aprēķiniem nepieciešams mazāk laika, tad arī cena par šo pakalpojumu samazināsies. Kas, savukārt nozīmē vai nu nepieciešamību piesaistīt jaunus klientus vai arī esošajiem klientiem piedāvāt pakalpojumu, par ko tie būtu gatavi maksāt vairāk.

Grāmatvedis kā finanšu konsultants

Vai uzņēmumi ir gatavi pirkt finanšu konsultāciju pakalpojumus no grāmatvedības pakalpojumu sniedzēja? Pārsvarā – nē. Tam ir vairāki iemesli. Pirmkārt, visbiežāk grāmatvedības pakalpojumu sniedzējs šādas konsultācijas nav gatavs sniegt. Finanšu konsultāciju sniegšana ir pakalpojums ar ļoti augstu pievienoto vērtību, tomēr prasa arī iedziļināšanos attiecīgajā nozarē un konkrētā uzņēmuma specifikā. Ja grāmatvedības pakalpojumu ir iespējams sniegt 30 klientiem vienlaicīgi, nez vai tas būs izdarāms, sniedzot finanšu konsultācijas. Vienlaicīgi, runājot ar klientiem, ir redzams, ka šāds pakalpojums ir nepieciešams. Neliels uzņēmums parasti nevar atļauties algot finanšu direktoru, tāpēc, ja uzņēmuma vadības uzmanība ir vairāk vērsta uz mārketingu, produktu izstrādi vai ražošanu, finanšu jomā var rasties problēmas. Grāmatvedības nozares pasaules tendences rāda, ka brīdī, kad grāmatvedības pakalpojumu sniedzējs ir gatavs uzņemties arī finanšu palīga lomu un sāk par to aktīvi runāt, pieprasījums rodas un paveras jaunas biznesa iespējas.

Kā izvēlēties sistēmu grāmatvedības pakalpojumu sniegšanai?

Grāmatvedības uzskaites sistēma ir grāmatveža darba rīks. Pati par sevi tā negarantē kvalitatīvu pakalpojumu un izaugsmi. Toties nepiemērots darba rīks izaugsmi var kavēt. Tas nozīmē – ja sistēma neatbildīs prasībām, agri vai vēlu radīsies problēmas.

Programmatūras izvēles kritēriji

Ilze Palmbaha uzskaites sistēmu, ko izmantot sava uzņēmuma klientu apkalpošanai, izvēlējās ilgi un rūpīgi. Jau pašā sākumā tika definēti kritēriji sistēmas izvēlei:

  • Uzticamība – vissvarīgākais kritērijs. Sistēmai jābūt tādai, lai tajā veiktajiem aprēķiniem var uzticēties;
  • Drošība – grāmatvedis ir atbildīgs par klienta datiem, kam ir milzīga vērtība;
  • Augsta kvalitāte;
  • Izcils klientu serviss.

Šie bija pamatkritēriji, no kuriem tālāk izrietēja virkne citu būtisku lietu. Piemēram, ir svarīgi, lai ar sistēmas palīdzību būtu iespējams atbalstīt arī klienta pamatprocesus – ražošanu, tirdzniecību, u.c. Tas ļauj apkalpot lielākus klientus, sniegt plašāku pakalpojumu klāstu un rada lielāku vērtību klientiem.

Jebkuram grāmatvedības pakalpojumu sniedzējam ir svarīgi arī spēt vienlaicīgi strādāt ar vairākām firmām vienā sistēmā. Jaunu firmu izveidošanai vai slēgšanai vajadzētu būt vienkāršai un neradīt lielas papildu izmaksas.

Ja esat komanda

Ja grāmatvedības pakalpojumus sniedzat kā pašnodarbinātais un neesat atbildīgs par citu cilvēku darbu, tad kontroles mehānismi nav tik svarīgi. Toties, ja uzņēmums ir lielāks vai plāno attīstīties, būtiski ir spēt kontrolēt dažādu lietotāju piekļuves tiesības dokumentiem, kā arī uzskaitīt laiku, kas tiek patērēts vienas vai otras darbības veikšanai. Svarīgi ir arī redzēt, kas veicis to vai citu darbību. Tāpēc lielākiem vai augošiem grāmatvedības pakalpojumu uzņēmumiem noteikti jāraugās pēc sistēmas, kas spēj šos kontroles mehānismus nodrošināt.

Viena vai vairākas sistēmas?

Ir grāmatvedības pakalpojumu sniedzēji, kas izmanto vairākas uzskaites sistēmas vienlaicīgi, izvēloties katram klientam piemērotāko. Ja klienti ir tikai daži, tā strādāt ir iespējams, tomēr lielākiem grāmatvedības pakalpojumu sniedzējiem Ilze Palmbaha ieteiktu mēģināt klientus pārliecināt izmantot vienu sistēmu. Lai gan prasmīgs grāmatvedis savu darbu spēs veikt jebkurā normatīvo aktu prasībām piemērotā sistēmā, pārslēgšanās starp dažādām sistēmām vienmēr prasa laiku. Rezultātā tiek veiktas liekas darbības un zūd efektivitāte. Izmantojot vienu sistēmu, vairāku firmu režīmā pārslēgties ir īpaši viegli un grāmatvedis var pilnvērtīgi koncentrēties darbam.

Pieredze ar VISMA Horizon

Ilze Palmbaha savam grāmatvedības pakalpojumu uzņēmumam pirms 15 gadiem izvēlējās VISMA Horizon grāmatvedības sistēmu, ko tolaik vēl sauca Apvārsnis. “Nekad neesmu to nožēlojusi un joprojām domāju, ka tā bija pareizā izvēle,” saka Ilze, kura šo sistēmu ieviesa arī uzņēmumā Grant Thornton. Iemesli tam ir vairāki.

Atsaucīga attieksme

“Lai gan VISMA Horizon klienti ir arī ļoti lielas organizācijas, es nekad neesmu jutusies, ka esmu mazāk svarīga kā klients. Manas idejas vienmēr ir uzklausītas un iespēju robežās arī ņemtas vērā”, stāsta Ilze. Pieeja konsultantiem ir būtisks faktors sistēmas izvēlē. VISMA Horizon atbalstu sniedz gan ražotāja konsultanti, gan arī izplatītāju tīkla konsultanti visā Latvijā – klientam ir iespēja izvēlēties sev tīkamāko apkalpotāju.

Datu uzticamība

Protams, katrai sistēmai mēdz būt kļūdas un ražotāja uzdevums ir tās savlaicīgi novērst. Arī VISMA Horizon ir bijušas probēmas, tomēr tās nekas nav bijušas tādas, kas ietekmētu aprēķinu uzticamību. It sevišķi pēdējo gadu laikā vērojams, ka sistēma ir sasniegusi augstu kvalitātes līmeni un strādāt iespējams bez problēmām.

Papildu iespējas klientiem

Viens no svarīgākajiem VISMA Horizon plusiem ir tā plašās pielāgošanas iespējas un atbalsts klienta pamatdarbības procesiem. Ja klients ir neliels un nepieciešama tikai grāmatvedības uzskaite, derēs jebkura programma. Tiklīdz uzņēmumam parādās lielāki klienti vai esošie klienti aug, rodas vajadzība pēc pilnvērtīgas noliktavas, ražošanas, tirdzniecības un citu procesu uzskaites. Ar Horizon to ir iespējams nodrošināt, turklāt grāmatvedības pakalpojumu sniedzējs, piemēram, ražošanas moduli var par to pašu cenu piedāvāt visiem saviem klientiem.

Analītika – Horizon iespējas un trūkumi

VISMA Horizon nepiedāvā analītikas jeb vizuālas datu attēlošanas iespējas sistēmas pamatkomplektācijā. Tas ir trūkums, ko iespējams kompensēt, izmantojot Excel spraudni, kas ļauj izveidot dažādas atskaties Excel vidē un atjaunot tās ar viena klikšķa palīdzību. Papildus ir iespējams iegādāties arī nopietnus analītikas rīkus, kā Cloud BI. Lielāki klienti tā iespējas noteikti novērtēs, bet mazu klientu apkalpošanai jāizvērtē izmaksu proporcionalitāte ieguvumiem.

Grāmatvedības pakalpojumu sniedzējs nav parasts grāmatvedis. Tas ir grāmatvedis ar īpašām spējām. Apkalpojot nevis vienu, bet vairākus klientus, ir jāspēj pārslēgties starp dažādiem uzdevumiem, jāprot plānot savu laiku un jābūt izcilam komunikatoram, spējot saprasties ar dažādiem klientiem. Cilvēkam ar tik plašu prasmju klāstu ir vajadzīgs labs palīgs – uzticama grāmatvedības sistēma. Lai izdodas izvēlēties labāko!

 

Uzzināt vairāk par VISMA Horizon