Doties uz galveno

Kā tikt galā ar komunikācijas izaicinājumiem, atgriežoties darbā birojā?

Pēc Covid-19 pandēmijas klātienes darbs un tikšanās lielākajai daļai darbinieku izraisa papildu stresu un izaicinājumus. Kā darbiniekiem veiksmīgāk atgriezties darbā un uzlabot savu komunikāciju pēc pandēmijas stāsta Ilze Rassa.

Autors: Ilze Rassa

Šim attēlam ir tukšs alt atribūts; faila nosaukums ir F81A0176-1-427x425.jpg

Komunikācijas arhitekte un personīgā zīmola meistare

Pavasaris ir pilnā plaukumā. Covid-19 ārkārtas situācijas ierobežojumi ir atcelti un atkal varam aktivizēt klātienes darbu, sarunas un tikšanās. Lai gan dzirdu, ka daudzi uzņēmumi mēģina aktīvi pārliecināt kolēģus atgriezties darba vietās, dažādu iemeslu vadīti darbinieki nemaz tā nesteidz atkal iekārtoties pie biroja galda.

 Gallup 2022. gada februāra aptauja ASV parāda ka deviņi no desmit darbiniekiem vēlas turpināt strādāt hibrīdā vai 100% attālinātā darba režīmā, jo tas nodrošinot darba efektivitāti un produktivitāti, elastīgumu un labbūtību . Lai arī, uzsākot darbu no mājām, piedzīvojām neskaitāmus izaicinājumus, palielinātu stresu un samazinātu produktivitāti, esam pielāgojušies un  darbs attālināti tiek novērtēts kā tāds, kas sniedz savus labumus un ērtības, piemēram, vieglāk apvienot to ar privāto dzīvi, ietaupīt laiku un naudu uz pārvietošanās no mājām uz darbu rēķina.  Tas ir arī radījis jaunus ieradumus, no kuriem daži klātienes komunikācijā rada izaicinājumus. Kas ir šie izaicinājumi un ko ar tiem darīt? Apskatīsim katru no tiem sīkāk. 

“Uz mani skatās dučiem acu pāru”

Divus gadus mēs esam izmantojuši digitālās komunikācijas līdzekļus – telefona sarunas, epastus, Slack, Whatsapp grupu sarakstes, video konferences, dažādas programmas kopīgotam darbam utt. Bija iespēja neieslēgt kameru vai noslēpties aiz ekrāna,  kad citu kolēģu dalību vairākos desmitos vai pat simtos nebija tik draudīga kā tad, ja tiem pašiem kolēģiem būtu jāstāv priekšā un jāaizstāv savs projekts.  Divu gadu laikā esam pieslīpējuši digitālās prezentācijas prasmes, bet esam atslābuši attiecībā uz stāvēšanu priekšā lielākai vai mazākai auditorijai. Iepriekšējais rūdījums ir mazinājies. Atgriešanās klātienes auditorijas priekšā rada nedrošības un nepārliecinātības sajūtu. Kopumā stresu.  Ko darīt? Iesaku šajā gadījumā atcerēties, ka nekas nav mainījies – mēs joprojām esam cilvēki, mēs joprojām esam eksperti savā jomā neatkarīgi no tā vai komunikācijā izmantojam telefona ekrānu vai klātienē sarunājamies ar auditoriju, kuru šobrīd varam redzēt pilnā apjomā un apmērā. Spēku šādai komunikācijai var dot apziņa, ka patiesībā klātienes komunikācijai ir savi plusi, ko atkal (beidzot!)  varam izmantot, aizstāvot savu ideju, skaidrojot savu argumentāciju, veicinot kolēģu iesaisti vai pārliecinot ārējās mērķauditorijas pārstāvi. 

Pirmkārt, pirms šādām sarunām vai tikšanās reizēm ir dota klātienes iespēja izmantot  neformālo sarunu kā ledus lauzēju, lai attiecības iekustinātu un varētu sajusties drošāk. Iepazīstot cilvēku, sajūtot emocijas, attieksmi var jau uzskaņot sarunu vēlamajā vibrācijā, un tādējādi veidot veiksmīgu pasākuma atmosfēru vai noskaņu. 

Otrkārt,  mēs varam gūt pilnīgāku priekšstatu par savu mērķauditoriju. Mūsu kontaktpersonas arī vairs nav “noslēpušās” aiz labākas vai sliktākas kvalitātes ekrāna un mēs redzam ne tikai to sejas vaibstus, bet varam nolasīt pilnu ķermeņa valodu. Klātienē mums ir daudz lielākas iespējas analizēt auditorijas ķermeņa valodas reakciju uz mūsu saturu, prezentēšanas veidu. Tādējādi efektīvāk varam pielāgot savu prezentāciju  vai tās saturu. 

Treškārt, mums ir daudz lielākas iespējas veicināt iesaisti un interesi, jo, atkal izvērtējot uz vietas auditorijas vai sarunas biedru reakciju, varam daudz vieglāk izprast, kuru no instrumentiem vai metodēm komunikācijā izmantot. Kopumā – komunikācija klātienē mūs apbruņo labākai saskarsmei un to noteikti vajag uztvert kā vērtību un izmantot. 

No “casual” atpakaļ uz “business casual” vai “business comfort”?

2020. gada martā NPD Group aptaujā ASV noskaidroja, ka attālinātā darba laikā 48% respondentu bija pārgājuši uz sporta vai mājas apģērbu, 46% strādāja pidžamā un 31% dāmu atzina, ka viņas mazāk lietoja krūšturus. Vēl viens vizuālās komunikācijas izaicinājums, atgriežoties klātienes darbā  – nomainīt ierasto “mājas” darba apģērbu, kur šajā laikā esam iekļāvuši kādus ērtākus (bet ne tik biznesa videi piedienīgus) apģērba elementus, piemēram, treniņbikses, čības, džemperus utml., jo tos neredz kolēģi vai sarabības partneri, pret biznesa videi piemērotāku apģērbu. Tas nozīmē, ka atkal ir jāvelta vairāk laika izplānojot savu garderobi darbam klātienē, kur mūs redzēs no galvas līdz papēžiem. Turklāt, tas arī nozīmē mainīt ieradumu, ka no gultas izveļamies ārā pāris minūtes pirms pirmā video zvana, jo vairāk ir jāvelta laiks arī personīgajai higiēnai – dušai, sievietēm  – dekoratīvās kosmētikas uzlikšanai.  

Runājot par “casual” (ikdienišķu) stilu, darbam klātienē tas vairs nederēs. Bet vai ir jāatgriežas ierastajā “business casual” stilā?  Izrādās, ka arī šeit ienāk pārmaiņas. Ģērbšanās stilos ir parādījies jauns termins – “business comfort”, kas nozīmē, ka cilvēki (īpaši mileniāļi) uzvalku vai kostīmu vietā izvēlas elastīgus džemperus, adītus topus.  Ir palielinājusies interese oficiālo darba apģērbu sabalansēt ar komfortu. Vairāki apģērbu ražotāji, atsaucoties uz šo pieprasījumu un tendenci, piedāvā ērtas biznesa kolekcijas (piemēram Milliken & Company).  Ko tas nozīmē no vizuālās komunikācijas viedokļa? Pirms savā darba vidē izvēlies ierasties komfortablākā apģērbā, pārliecinies vai tava darba vieta un vide tam ir gatava. Iespējams, ka konservatīvākas nozares kā finanses, jurisprudence ērtākam biznesa izskatam tomēr nav gatava. Bet iedvesmai un izpratnei, kas tad ir “business comfort” stils un vai tu varētu to piemērot savā ikdienā, pameklē Pinterest, Google vai TikTok #businesscasual vai #workoutfits. Iespējams atradīsi jaunas idejas, ko varēsi iekļaut savā ērtākā biznesa garderobē.

Attiecību restarts ar kolēģiem un sadarbības partneriem, ar kuriem ir bijis maz kontakta

2021. gadā Microsoft veiktā Outlook e-pastu un Microsoft Teams sanāksmju anonīmā analīze atklāja interesantu tendenci. Mūsu profesionālais tīkls attālināta darba apstākļos sarūk. Palielinās saskarsme tuvākajā lokā, bet samazinās – tālākajā. Tātad šajā laikā mūsu saziņa ir vairāk vai mazāk notikusi ar tiem kolēģiem, ar kuriem mums profesionāli ir bijis visciešāk jāsadarbojas. Tā rezultātā mēs esam pazaudējuši līdz pandēmijai stiprinātas attiecības ar citiem kolēģiem un, iespējams, ar citām ietekmes pusēm. Bet tīklošanās ir sociālais kapitāls, kurš mums kā cilvēkiem ir ļoti svarīgs. Tāpēc, atgriežoties klātienes darbā, ir iespēja šīs attiecības atjaunot. Viens ieteikums būtu:  katru nedēļu ieplāno satikties ar trīs sen neredzētiem (nedzirdētiem) kolēģiem vai sadarbībās partneriem uz kafiju vai uz pastaigu. Pārrunājat ne tikai profesionālās aktivitātes un intereses, bet tā ir iespēja saprast, kā šajos divos gados ir gājis. Neformāls saturs ļaus jums izveidot raportu (saikni), kas savukārt rada uzticēšanos.  

Pirmā tikšanās klātienē ar “digitālajiem kolēģiem”

Divu gadu laikā ir izveidojusies interesanta situācija – mums ir jauni kolēģi, ar kuriem esam sarakstījušies, runājuši pa telefonu, redzējuši ekrānā, bet nekad neesam tikušies dzīvē. Es tos saucu par “digitālajiem kolēģiem”. Mūsu iespaids par cilvēkiem (arī šajās attiecībās par mums pašiem) ir izveidojies digitālo tehnoloģiju rādītajā ietvarā. Dzīvē tiekoties, var izrādīties, ka šis kolēģis ir tiesu garāks par mani, īsts basketbolists, vai šim kolēģim ir pasākuma vadītāja talants, ko diemžēl mēs attālināta darba apstākļos neesam varējuši uzzināt.  Daudz pilnīgāku iespaidu par cilvēku mēs varam veidot klātienes saskarsmē. Un te lielu lomu spēlē pirmā pozitīvā iespaida veidošana. Tāpēc jo svarīgāk ir apzināties, ka šo pirmo iespaidu mēs jau esam radījuši digitāli, lai arī kontakts ir bijis ierobežots. Nosūtīts epasts no mums vai par mūsu darbu, redzēta mūsu fotogrāfija vai video materiāls, lasīts kāds mūsu raksts intranetā vai iepazīts mūsu viedoklis Slack darba grupas sarakstē. Līdz ar to šī pirmā tikšanās klātienē ir mūsu otrā iespēja nostiprināt pozitīvu  iespaidu, ko esam digitāli jau radījuši. Tā kā tu nezini, kāds varētu būtu izveidojies jaunā kolēģa iespaids par tevi no digitālās komunikācijas, šo pirmo klātienes saskarsmi uztver kā jūsu pirmo tikšanos, kuras laikā tu apzinies, ka ne tikai ATSTĀJ, bet arī RADI iespaidu par sevi. To radot,  vari pārdomāti ietekmēt, bet uzmanies – esi autentisks, patiess, dabisks.

Klusums kā daļa no komunikācijas

Un pēdējais ieradums, par kuru komunikācijas kontekstā noteikti ir jārunā, klusums kā daļa no komunikācijas. Esmu no vairākiem cilvēkiem dzirdējusi, ka atgriežoties viena no raizēm ir ieņemt savu vietu atvērtajā birojā, kur mudžēs ikdienas darba sarunas un būs grūtības koncentrēties uz darbu. Uzmanību novērsīs blakustrokšņi, citu kolēģu vēlme šeit un tagad iesaistīt jautājumu risināšanā, kas būs pretrunā ar saplānotajiem tā brīža darbiem un galu galā konfliktēs ar pēdējo gadu izkopto praksi, pašam plānot un vadīt savu darbu asinhronas komunikācijas plūsmā. 

Esmu personīgi bijusi situācijās, kad no darba savā kabinetā, esmu nonākusi atvērtā birojā, un zinu to stresu un darba produktivitātes krišanos. Bet tāpat zinu, cik man ātri vienmēr ir izdevies šai jaunajai situācijai pielāgoties. Bet ne visiem šīs pārmaiņas var būt tik vieglas. Šeit arī ir jārēķinās, ka kolēģi, kas ir intraverti, mājas darba apstākļos ir baudījuši klusumu, iespēju koncentrēties uz savu darbu, tagad tiek aicināti atgriezties atpakaļ skaļajā pasaulē. Ko darīt? Atgriežoties birojā, uzskatīt to kā jaunas sadarbības posmu. Pēc līdzšinējās pieredzes, kad katrs ir izveidojis savu efektīva un produktīva darba režīmu,  vajadzētu kopīgi komandas ietvaros izlemt par turpmākajiem darba vides noteikumiem. Katram darbiniekam ir tiesības šo jautājumu pacelt, lai rastu vienošanos par klusumu kā daļu no komunikācijas (iespējams kā atgādinājumu tajās komandās, kur tas bija noteikts jau pirms pandēmijas).  Tas var būt konkrēts dienas laiks darbam klusumā, iespējams tās ir konkrētas telpas, kas piedāvā kluso vidi. Svarīgi ir izprast darbinieku vajadzības un tās respektēt. 

Nobeigumā vēlos atzīmēt, ka pēdējie gadi parāda, ka ieradumi nāk un mainās, mēs spējam pielāgoties un galvenais, ka to komunikācijas  pieredzi, ko esam guvuši dažādajos darba apstākļos, mēs neaizmirstam un labāko turpinām izmantot gan klātienes, gan attālinātā, kā arī hibrīdā saskarsmes režīmā. 

Vērtīgs raksts?
Vēlaties saņemt šādus rakstus katru mēnesi savā e-pastā.

Pierakstieties šeit

Atsauces

Return to Office & the Future of Hybrid Work | Gallup’s Latest Study https://www.youtube.com/watch?v=VSKufxssJXg

Does “business comfortable”:  have staying power? https://www.glossy.co/fashion/does-business-comfortable-have-staying-power/

Our First-Ever Style Forecast Predicts Style and Shopping trends for 2022 https://newsroom.stitchfix.com/blog/stitch-fix-style-forecast-2022/

https://www.microsoft.com/en-us/worklab/work-trend-index/hybrid-work

Populārākie