Doties uz galveno

Kā uzlabot darbā ievadīšanas (onboarding) procesu?

Nav noslēpums, ka labu darbinieku trūkst, tāpēc uzņēmumiem ir ļoti svarīgi, lai darbinieki vēlētos palikt strādāt tieši viņu uzņēmumā. Onboarding procesi šobrīd ir viena no aktuālākajām tēmām dažādu organizāciju vidū, jo mēs esam kandidātiem labvēlīgā darba tirgū un ikviens uzņēmums mēģina piesaistīt un noturēt talantīgākos darbiniekus. Kā izveidot veiksmīgu onboarding programmu? Kādi ir galvenie elementi, kas jāņem vērā? Šajā bloga rakstā apskatīsim 6C modeli, kas apskata sešas svarīgākās lietas, kas nepieciešamas veiksmīgam jauna darbinieka onbording procesam.

Pētījumi liecina, ka varbūtība, ka darbinieks paliks vienā darba vietā ilgāk par trīs gadiem, palielinās par 69%, ja uzņēmums strādā ar individuālu pieeju sākotnējām apmācībām un darbā ievadīšanas procesam (onboarding). Tajā pašā laikā nesakārtots darbinieku atlases process var izmaksāt ļoti dārgi

Nav noslēpums, ka labu darbinieku trūkst, tāpēc uzņēmumiem ir ļoti svarīgi, lai darbinieki vēlētos palikt strādāt tieši viņu uzņēmumā. Līdz pandēmijas atnākšanai, darbinieku sākotnējo apmācību (onboarding) process bija diez gan nepopulārs un daudzi uzņēmumi, iespējams, pat nebija neko dzirdējuši par to. Turpretī šobrīd tā ir viena no aktuālākajām tēmām dažādu organizāciju vidū, jo mēs esam kandidātiem labvēlīgā darba tirgū un ikviens uzņēmums mēģina piesaistīt un noturēt talantīgākos darbiniekus.

Kā izveidot veiksmīgu onboarding programmu? Kādi ir galvenie elementi, kas jāņem vērā? Šajā bloga rakstā apskatīsim 6C modeli, kas apskata sešas svarīgākās lietas, kas nepieciešamas veiksmīgam jauna darbinieka onbording procesam.

Darbinieku onboarding 6C modelis

Kādreiz darbā ievadīšanas procesi lielākoties sevī ietvēra vien dokumentu noformēšanu, iepazīšanos ar noteikumiem un darba pienākumiem. Tāpēc šis process netika uzskatīts par uzņēmuma konkurences priekšrocību avotu. Taču laika gaitā tas ir mainījies, un darbā ievadīšanas process kļuvis daudz komplicētāks, jo organizācijas sāka saprast, ka ir izdevīgi veikt visu procesu, lai palīdzētu jaunajiem darbiniekiem apgūt organizācijas kultūru un veidot attiecības ar saviem kolēģiem.

Pētījumos secināts, ka efektīva darbā ievadīšana un apmācība sniedz dažādas priekšrocības – ātrāku iejušanos kolektīvā un darba pienākumu apgūšanu, labāku attieksmi pret darbu, labākus rezultātus, augstāku iesaistes līmeni u.tml.

HR vidē pastāv daudz dažādi teorētiski modeļi, kas ļauj izprast darbinieku piesaistes un noturēšanas procesus. Vairāk nekā pirms desmit gadiem Talya Bauer izstrādāja labi zināmo onboarding 4 C ietvaru, kas laika gaitā papildināts. 

Darbinieku onboarding 6C modelis sastāv no šādiem elementiem: Atbilstība (Compliance), Precizēšana (Clarification), Saikne (Connection), Kultūra (Culture), Pārliecinātība (Confidence) un Atsauksmes (Checkback).

Atbilstība vajadzībām (Compliance)

Atbilstība (politikām un noteikumiem) ir katra onboarding procesa pamats, kas iekļauj visus uzdevumus, kas ir nepieciešami (un bieži vien ir obligāti), lai darbinieks varētu strādāt. Citiem vārdiem sakot, tā ir jūsu uzņemšanas programmas pamata higiēna. 

Padomājiet par visām likuma prasībām, darba instrumentiem, piekļuvēm sistēmās  u.c. būtiskām lietām bez kurām darbu uzsākt nav iespējams. Esiet droši, ka darbiniekiem ir sagatavots viss nepieciešamais, ir piekļuve darba kārtības noteikumiem, ir nodota ieejas karte/atslēgas iekļūšanai birojā u.tml.

Precizēšana (Clarification)

Ir svarīgi, lai jaunais darbinieks ļoti skaidri saprot savu lomu uzņēmumā, un savus darba pienākumus. Turklāt, svarīgi, lai darbinieks saprot arī citu kolēģu lomas un to, kā viņa darba pienākumi mijas ar citiem. Skaidrība par darba pienākumiem un prasībām rada drošību un uzticību, ka arī uzlabo komunikāciju, komandu efektivitāti, mazina konfliktus utt. 

Precizēšanas posms sākas jau pirms vakances izsludināšanas. Organizācijai jādefinē skaidras vadlīnijas tam, kādu pienākumu izpildei tiek meklēts darbinieks. Darba pienākumi jādefinē detaļās, kontekstā ar citu darbinieku pienākumiem un uzdevumiem.

Turklāt precizēšana attiecas arī uz citām zonām – darba vides apdzīvošanas kārtību, ģērbšanās stilu un prasībām ofisā, u.tml. Jums ir jābūt skaidrībai par visu kas ir pieņemams/nepieņemams organizācijas darba vidē. 

Saikne ar kolēģiem (Connection)

Saikne ar kolēģiem un darba vietu ir viens no svarīgākajiem faktoriem cilvēku iesaistīšanai un noturēšanai. Nekas nemudina jaunu darbinieku iejusties uzņēmumā vairāk, kā sajūta, ka viņš jau no paša sākuma ir saprasts, iesaistīts un jūtas atzīts, pieņemts un novērtēts. 

Lai gan tas var izklausīties pretrunīgi, socializēšanās darbā nāk par labu uzņēmējdarbībai! Attiecību veidošana un kopšana darba vietā, kļūst par būtisku aspektu veiksmīgai darbinieku iesaistīšanai, motivācijas celšanai un produktivitātei. Kvalitatīvas kolēģu attiecības veicina darbinieku lojalitāti uzņēmumam. Virgin Pulse veiktajā pētījumā, gandrīz 40% respondentu norādīja savus kolēģus kā galveno iemeslu, kāpēc viņi mīl savu uzņēmumu. Turklāt, prieks un pozitīvas emocijas nāk par labu arī darbiniekiem individuāli. Samazinās stresa līmenis un izdegšanas simptomi, paaugstinās apmierinātība ar dzīvi. Rezultātā paaugstinās darbinieku produktivitāte. 

Lai gan pētījumi rāda, ka socializēšanās darba vidē nāk par labu biznesam, tikai 5% darbinieku norāda, ka viņu uzņēmums veicina kolēģu attiecību veidošanu. Kā iekļaut iekļaut šo posmu savā onbording procesā? 

  • Pazīstamas sejas – darba uzsākšanas process ir baiļu un neziņas pilns. Neviens nevēlas justies vientuļš un apjucis! Ierasties telpā, kurā ir pazīstami cilvēki ir daudz patīkamāk. Sagatavojiet prezentāciju/dokumentu par tiešajiem kolēģiem, iekļaujiet fotogrāfijas, informāciju par galvenajiem pienākumiem un interesantiem faktiem par katru cilvēku. Tāpat, pārliecinieties, ka visi kolēģi ir informēti par jaunā darbinieka ierašanos, zina viņa vārdu utt.
  • Biedru sistēma (buddy system) – “piešķiriet” jaunajam darbiniekam biedru no kolēģu vidus. Kādu, kas atbildēs uz neskaidrajiem jautājumiem, parādīs telpas, paaicinās jauno darbinieku līdzi pusdienās, iepazīstinās ar kolēģiem no citām nodaļām utt.
  • Rituāli – Ieviesiet savā komandā rituālus, kas ļauj dalīties ar informāciju. Tā var būt ikrīta sapulce, kurā īsi dalīties ar aktuālajām lietām un jaunumiem, iknedēļas kopīgā kafijas pauze u.tml.
  • Draudzīga uzņēmuma kultūra – draudzības nevar izveidot mākslīgi, bet organizācijas var radīt drošu vidi, kurā darbinieki var socializēties. Tie var būt gan komandu saliedēšanas pasākumi vai kopīgas pusdienas, gan darbinieku čati u.c. komunikācijas kanāli.

Kultūra (Culture)

Gluži tāpat, kā dažādās valstīs ir atšķirīgas kultūras, tāpat arī dažādās organizācijās kultūras ir dažādas. Darba vidē kultūra ir kopīgas vērtības, attieksmes, pieņēmumi u.tml., kas visā organizācijā ir kopīgas un vispār pieņemtas. Vai cilvēki gaiteņos sasveicinās? Vai ir pieņemami darba vidē paust emocijas? Vai ir pieņemami sazināties ar kolēģiem ārpus e-pasta? 

Organizācijas kultūrai ir būtiska loma darbinieku labbūtībā. Tāpat uzstādīto mērķu sasniegšana un produktivitāte var būt tiešas sekas organizācijas kultūras uzstādījumiem. Laba un pozitīva organizācijas kultūra būs saistošs faktors jaunu darbinieku piesaistē un esošo darbinieku noturēšanā.

  • Pre-boarding – apkopojiet informāciju un reālus piemērus par savu organizācijas kultūru, lai varētu viegli dalīties ar topošajiem darbiniekiem. Kā mēs svinam svētkus un uzvaras? Kā mēs dalāmies ar atgriezenisko saiti? Kāds ir mūsu ģērbšanās stils? Vai ofisā klausamies mūziku? Utt. Turklāt, pre-boarding posms (pirms topošais darbinieks ir uzsācis darba gaitas jūsu uzņēmumā) ir lielisks brīdis, kad uzaicināt topošo darbinieku uz kādu kopīgu kolēģu aktivitāti, lai iedotu sajūtu par to, kāds uzņēmums mēs esam!
  • Onboarding – Labākais posms, kad izmantot biedru sistēmu (buddy system) par ko runājām iepriekš. Tas būs lielisks atbalsts organizācijas kultūras izprašanas procesā. Piedāvājiet atgriezenisko saiti jaunajam darbiniekiem un dodiet iespēju arī viņam izteikt savu viedokli, idejas un bažas. 

Pārliecinātība (Confidence)

Uzsākot strādāt jaunā darba vietā vaia amatā, darbiniekiem jāsaskarās ar daudzām pārmaiņām – jauni kolēģi, jauna rutīna, jauni pienākumi, jaunas ekspektācijas un prasības. Tāpēc svarīgi, lai darbinieki justos pārliecināti par sevi, jo tas palīdz ātrāk iejusties jaunajā darba vietā, pieņemt labākus lēmumus un audzēt produktivitāti.

Ko varam darīt, lai iekļautu pārliecinātības elementu savā onboarding procesā?

  • Iepazīstināšana ar telpām – Darbiniekam uzsākot darba attiecības, svarīgi iepazīstināt viņu ar darba telpam (darba vieta, virtuve, labierīcības utt.). Tas ļauj darbiniekiem justies drošāk un pārliecinātāk par sevi – ir vismaz dažas lietas, ko es zinu un man tās nevienam nav jājautā! 
  • Viss nepieciešamais – Jau iepriekš minējām, ka svarīgi, lai jau pirmajā dienā darbinieku sagaida viss darbam nepieciešamais. Tas ir jautājums ne tikai par darba devēja tēlu, bet arī par darbinieka sajūtām. 
  • Nododiet informāciju – Jebkuram jaunajam darbiniekiem radīsies dažādi jautājumi. Svarīgi, lai ir skaidri zināms, kru meklēt atbildes vai pie kura kolēģa griezties konkrētos jautājumos. Varbūt vērts izveidot dokumentu ar biežāk uzdotajiem jautājumiem? Tāpat svarīgi pārliecināties, ka jaunajam kolēģim nododamie faili un informācija ir sakārtota skaidrā un saprotamā veidā. 
  • Sasniedzami mērķi – Jau pirmajā nedēļā dodiet jaunajam darbiniekiem skaidras norādes par ekspektācijām un sasniedzamajiem mērķiem. Pārliecinieties, ka tie ir reālistiski! Ņemiet vērā, ka sākumā darbiniekiem jāapgūst ļoti daudz informācijas, kas liedz pilnvērtīgi strādāt ar galvenajiem darba pienākumiem. Dodiet atgriezenisko saiti par darbinieka veikumu.

Atsauksmes (Checkback)

Jau runājām par atgriezenisko saiti – svarīgi darbiniekiem nodot informāciju par viņa progresu un rezultātiem. Taču tik pat svarīgas ir arī jaunā darbinieka atsauksmes! 

Dodiet iespēju jaunajam darbiniekam dot atsauksmes par onboarding procesu. Tas  ļaus darbiniekiem justies uzklausītam, palīdzēs uzlabot konkrētā darbinieka onboarding procesu, kā arī dos iespēju uzlabot onboarding procesu uzņēmuma ietvaros! Tas ir jūsu labākais mērījums, kas ļauj saprast procesa efektivitāti! Tāpat, arī konkrētā darbinieka kontekstā, tas ļaus pamanīt problēmas jau saknē un rast risinājumu laicīgi. Atsauksmes variet iegūt klātienes sarunās vai izsūtot online aptauju.

Vērtīgs raksts?
Vēlaties saņemt šādus rakstus katru mēnesi savā e-pastā?

Pierakstieties šeit

Raksts ir autordarbs un atspoguļo autora viedokli par doto tēmu, kas var nesakrist ar HRM Idea izdevēja SIA Visma Enterprise viedokli. Par rakstā minēto faktu pareizību atbild raksta autors. 

Ja vēlaties uzzināt vairāk par VISMA risinājumiem personāla jomā, lūdzu apmeklējiet produktu lapas:

Visma Talent Solutions – risinājums inovatīvai talantu vadībai »

HoP – darbinieku pašapkalpošanās » 

Appical  risinājums efektīvai darbinieku ievadīšanai (onboarding) darbā >>

EasyCruit – personāla atlasei »

Populārākie

  • Kādi personāla lietvedības dokumenti nepieciešami?

    AUTORS: Inese Sila mg.hr, LPVA valdes locekle ar praktisko pieredzi personāla vadībā un lietvedībā no 1995. gada. Personāla dokumentu pārvaldība (personāla lietvedība) ir svarīga personāla vadības sastāvdaļa, no kuras neviens darba devējs ikdienā nevar atteikties. Darbinieki ir jāpieņem darbā, jāizbeidz ar kādu darba tiesiskās attiecības, jānosaka mēnešalga, jānosūta komandējumā, jānosaka iekšējā darba kārtība, jādeleģē uzdevumi un […]

  • Parādu piedziņa tiesvedības un ārpustiesas procesā (I daļa)

    Katrs uzņēmums vai fiziskā persona var saskarties ar situāciju, kurā saistību neizpildes rezultātā ir izveidojies parāds. Šajā rakstā aplūkosim iespējamos tiesiskos risinājumus parāda atgūšanai, priekšnoteikumus un kārtību, lai parādu nodotu piespiedu izpildei valsts amatpersonai – Latvijas Zvērinātam tiesu izpildītajam.