Kad atskaišu sagatavošana aizņem pārāk daudz laika. Kā ar to cīnīties?

Tehnoloģijām attīstoties, arvien vairāk tiek runāts par efektivitāti. Gudrākie uzņēmumi ir sapratuši, ka darbinieku laiks un enerģija ir lielākā vērtība. Tādēļ svarīgi, lai tas tiktu izmantots pēc iespējas vērtīgāk un darbiem, kas ir automatizējami, izmantotu tehnoloģijas, nevis cilvēkus.

Vai Jūsu uzņēmumā ir darbinieki, kuriem vienīgajiem ir pieejama informācija grāmatvedības vai resursu vadības sistēmā, kura ik pa laikam ir nepieciešama arī citiem? Bieži dati no šīm sistēmām ir vajadzīgi vadītājiem, pārdevējiem, sadarbības partneriem, klientiem u.c. Turklāt bieži informācija nepieciešama ātri un ērti pieejama, jo uz tās pamata jāpieņem dažādi lēmumi.

Tomēr atskaišu vieglu, ātru un ērtu pieejamību bez procesu automatizēšanas nav iespējams nodrošināt.

Informācija ir vērtīgākais resurss

Iedomājieties situāciju, kad esat ceļā pie klienta un atceraties, ka noderētu dati par laikā nesamaksātajiem rēķiniem. Vairums uzņēmēju šādā situācijā zvana grāmatvedim un lūdz vajadzīgos datus, atraujot no citiem, svarīgiem darbiem.

Šādās reizēs bieži neaizdomājamies par zaudējumiem, ko uzņēmumam rada grāmatveža pārslēgšanās starp darbiem.

Vēl sāpīgākas sekas var būt līdzīgā situācijā, kad pie klienta dodas nevis vadītājs, bet, piemēram, pārdevējs. Darbinieks nav sagatavojis datus, grāmatvedi nevēlas traucēt un nolemj iztikt bez vajadzīgās atskaites. Rezultāts – lieki iztērēts laiks vai, vēl sliktāk, darbības, kas rada zaudējumus.

Nereti dati ir vajadzīgi nevis pašu uzņēmuma darbiniekam, bet klientam vai piegādātājam. Kas notiek tad? Klients zvana savai kontaktpersonai uzņēmumā, šī persona grāmatvedei, kura sagatavo datus un, kura caur šo ceļu, sūta datus atpakaļ pie klienta. Kas apmaksā visu iesaistīto cilvēku laiku? Protams, ka uzņēmums.

Viss ir grāmatvežu rokās

Parasti uzņēmumos pieeja grāmatvedības sistēmai ir tikai darbiniekiem, kuru ikdiena saistīta ar datiem – grāmatvežiem un finanšu vadītājiem. Iemesls – lietotāju licences nav lētas, turklāt programmas lietošanai nepieciešamas specifiskas iemaņas. Rezultātā grāmatvedis ir vienīgais darbinieks, kas spēj sagatvot citiem darbiniekiem nepieciešamās atskaites un ievērojamu darba laiku pavada, sniedzot informāciju kolēģiem un nodrošinot viņu dažādās vajadzības.

Ko tas nozīmē? Speciālistu atrauj no ikdienas darbiem, jo jāsagatavo dati. Kad tas ir izdarīts – dati ir pieejami uz doto brīdi. Visticamāk saņemšanas brīdī tie jau būs novecojuši. Ņemot vērā informācijas mainību – atskaites ir regulāri jāatjauno. Tas, savukārt nozīmē, ka viss process drīzumā būs atkal jāveic no jauna.

Papildu lietotāji resursu vadības sistēmai

Šis ir variants, lai nodrošinātu pieeju visiem datiem un lietotājs pats varētu eksportēt vai apskatīt sev nepieciešamos datus. Tomēr šādā variantā jārēķinās ar vairākiem ieguldījumiem – izmaksām par papildu lietotājiem sistēmā, laiku, apmācot darboties ar sistēmu, kā arī risku, ka datus nejauši sabojā.

Turklāt lietotājs būs piesaistīts resursu vadības sistēmai un datiem nevarēs piekļūt, piemēram, atrodoties pie klienta no sava viedtelefona.

Vai problēmu iespējams risināt lētāk un efektīvāk?

Labākajās resursu vadības sistēmās ir pieejamas pašapkalpošanās sistēmas, kurās no jebkuras vietas un ierīces, ja vien pieejams internets, iespējams aplūkot aktuālās atskaites.

Parasti tās ir viegli apgūstamas un lietošanu iespējams uzsākt arī bez īpašām apmācībām.

Tā kā sistēmā pieejams plašs klāsts atskaišu – tiks apmierinātas dažādu vadītāju vajadzības. Pieejamas atskaites gan par debitoriem, gan neapmaksātajiem rēķiniem, gan noliktavas atlikumiem un struktūrvienību ieņēmumiem vai izdevumiem, gan arī darbinieku uzkrātajām atvaļinājuma dienām u.c.

Ko tas nozīmē uzņēmumam?

Grāmatveži ar pieeju resursu vadības sistēmai ir apmierināti, jo viņu laiks tiek ekonomēts un nav jāapstrādā kolēģu lūgumi pēc dažādu atskaišu sagatavošanas vai datu atjaunošanas.

Ieguvumus saskata arī tie, kuri šīs atskaites parasti lūdz – tās būs pieejamas dažu klikšķu attālumā, kad un kur vien nepieciešamas.

Savukārt sadarbības partneru attiecības uzlabojas, jo dati ir pieejami ātri un precīzi. Ērti pieejama informācija par preču atlikumiem, neapmaksātajiem rēķiniem, saņemtajiem pakalpojumiem u.tml. Turklāt tie ir pieejami arī atrodoties kustībā, piemēram, pie klienta.

Kopumā informācijas apmaiņas procesi norit ātrāk un vienkāršāk – dati atjaunojas automātiski un ir pieejami, kad vien nepieciešams.

Uzzināt vairāk par pašapkalpošanās risinājumu HoP Atskaites