Kāpēc personāla atlases speciālisti nedara to, ko no viņiem sagaida?

Nav noslēpums, ka mūsdienu organizācijās galvenā vērtība ir labi darbinieki. Lai cik labas iekārtas vai procesus organizācija būtu ieviesusi, ir vajadzīgi cilvēki, kas ne tikai nodrošina darbību esošajā apjomā un kvalitātē, bet spēj arī saskatīt iespējas jaunu preču un pakalpojumu radīšanai, efektīvākai darbībai un virzienu, kurā attīstīties uzņēmumam, lai arī nākotnē organizācija būtu konkurētspējīga.

Organizācijas veiksme lielā mērā balstās uz personāla cilvēkiem. Viņu uzdevums ir ne tikai domāt par esošo darbinieku labsajūtu, bet arī palīdzēt tiem ieraudzīt, ka viņu darbs tiek novērtēts un tam ir nozīme. Bet ar ko bieži personāla cilvēkiem nākas nodarboties patiesībā?

 

Personāla speciālista loma mūsdienu uzņēmumā

Laiks, kad uzņēmums izvēlējās darbiniekus, ir palicis pagātnē. Tagad darbinieks izvēlas uzņēmumu, kur strādāt, pavadīt daļu savas dzīves un just gandarījumu par sasniegto. Pirms darba uzsākšanas, uzņēmums tiek pētīts sociālajos tīklos, analizēta esošo darbinieku pieredze un atsauksmes, lai saprastu, vai atrašanās konkrētajā uzņēmumā atbilst darba meklētāja priekšstatam par labu darba vietu un rada vēlmi atrasties šajā uzņēmumā.

.
Šajā situācijā personāla speciālista loma mainās – viņi kļūst par uzņēmuma tēla pārdevējiem. Viņu uzdevums vairs nav tikai atrast piemērotus kandidātus – ir jāspēj “pārdot” potenciālajam darbiniekam vērtību – darbu konkrētā organizācijā. Taču ir būtiski šo ideju pārdot pareizajam cilvēkam! Pētījumi liecina – neveiksmīgi izvēlēts darbinieks uzņēmumam izmaksā vairāk nekā šī cilvēka pusotra gada alga. Tātad – ne tikai jāpārdod uzņēmums potenciālajam darbiniekam, bet jāatrod arī pareizais “pircējs”, kas nesīs uzņēmumam vērtību.

 

Ar ko vēl nodarbojas personāla speciālists

Bet ar ko vēl nākas nodarboties personāla speciālistam? Apskatīsim tuvāk atlases procesu, jo tas ir sākums darbinieka gaitām uzņēmumā.

Vakances izveide

Vakances apraksta izveide ir pirmais posms atlases procesā, kurā speciālists noskaidro un definē sagaidāmo atlases rezultātu. Lai to sasnie
gtu, ir jāveic saziņa ar iesaistītajiem darbiniekiem
uzņēmuma iekšienē (porenciālā darbinieka vadītājiem) un jāfiksē intervijā uzzinātais – tas notiek izmantojot ofisa programmas, papīra pierakstus, e-pastus, kompetenču tabulas; jāizveido vakances apraksti – parasti tas notiek pielāgojot iepriekšējos aprakstus; jāizstrādā pieteikuma anketa atbilstoši izrunātajiem kritērijiem; jānoorganizē un jāizkontrolē vakances saskaņošana – pārsvarā izmantojot e-pastu. Visa procesa starprezultāti jāsaglabāšana failu mapēs. Turklāt, saglabāta tiek tikai daļējā informācija, jo sarakste parasti tiek glabāta citur.

 

Sludinājuma publicēšana

Lai potenciālie kandidāti uzzinātu par jaunu vakanci, to ir nepieciešams izplatīt. Atlases speciālists organizē sludinājuma publicēšanu mājaslapā, darba sludinājumu portālos, uzņēmuma sociālajos profilos. Ne vienmēr šos uzdevumus var veikt atlases speciālists, tāpēc iesaistīti tiek arī citi uzņēmuma darbinieki – mārketinga speciālisti, sistēmu administratori, datorspeciālisti, kuriem tas nav vienīgais vai svarīgākais uzdevums. Informācija pārsvarā tiek nodota caur e-pastiem.

 

Ienākošo pieteikumu apstrāde

Jāizskata ienākošie pieteikumi – ienākošo e-pastu šķirošana, pieteikumu pārsūtīšana iesaistītajiem ekspertiem/vadītājiem, viedokļu apkopošana par kandidātu izvēli uz atlases kārtām, kalendāru salāgošana, atlases aktivitāšu organizēšana, progresa fiksēšana. Pārsvarā šie uzdevumi tiek veikti izmantojot e-pastu, progresu atzīmējot excel tabulās vai dokumentu/statusu mapēs.

 

Komunikācija ar kandidātiem

Katra no aktivitātēm atlases procesā ir saistīta ar komunikāciju ar kandidātu – aptaujājot darba meklētājus secinām, ka visaugstāk tiek novērtēta uzņēmuma cieņa pret kandidāta laiku, sniedzot atbildi par atlases procesa gaitu. Kandidāta acīs uzņēmuma reputācijai vislielāko ļaunumu nodara atbildes trūkums ja kandidāts nav izvēlēts tālākai virzībai atlases procesā. Piedevām, no uzņēmuma puses šis ļaunums bieži ir nepietiekami novērtēts. Negatīvais priekštats par uzņēmumu var ietekmēt ne tikai konkrētā indivīda vēlmi vēl kādreiz pieteikties darbam šajā uzņēmumā, bet arī kā klientam, izvēlēties citus piegādātājus. Diemžēl daudzi uzņēmumi nenovērtē postu, ko nodara atlases speciālistu lielās aizņemtības dēļ nesniegta atbilde kandidātam.

Informācijas apkopošana un izvērtēšana

Atlases gaitā personāla speciālisti apkopo daudz papildus informācijas par kandidātu. Tie ir gan interviju protokoli/piezīmes, gan prasmju pārbaužu un testu rezultāti, gan iesaistīto ekspertu vērtējumi un atsauksmes. Visa šī būtiskā informācija ir nepieciešama lēmuma pieņemšanai un pārsvarā tā tiek glabāta e-pastos, mapēs vai arī papīra formā pie kandidātu lietām. Lai visi iesaistītie spētu piekļūt visiem materiāliem, personāla speciālistam tie ir jāapkopo un jānosūta – tas prasa daudz laika. Lielākā daļa uzņēmumu pat neaizdomājas, kā šādā procesā nodrošināt personas datu aizsardzības likuma noteikumus.

Atlases procesa administrēšana

Atlases gaitā tiek veiktas daudzas aktivitātes – kandidātu uzrunāšana, telefonintervijas, grupas intervijas, pirmā un otrā intervēšana, kandidāta zināšanu, prasmju, kompetenču pārbaude. Visas šīs darbības pārrauga personāla atlases speciālists – daži to dara, izmantojot mapes, citi iekrāso pieteikumus dažādās krāsās, vēl tiek pielietotas excel piedāvātās iespējas.
No kopējā atlases laika 49% tiek tērēti administrēšanai.

Atlases procesa gaitas analīze

Jebkuras profesijas būtisks aspekts ir spēt ātri iegūt informāciju par darbu statusu – cik daudz ir vakanču, cik kandidātu pieteikušies, cik izskatīti, kādas aktivitātes paredzētas šajā nedēļā, kuri vakanču izplatīšanas kanāli darbojas labāk un daudzi citi jautājumi. Ja process ir organizēts ar tam neparedzētiem rīkiem, tad atbildēt uz šiem jautājumiem dažkārt ir neiespējami vai ļoti laikietilpīgi. Var izrādīties, ka Jūsu uzņēmumā ir pat speciāls darbinieks, kurš tikai gatavo pārskatus vadībai par atlases procesa rādītājiem.

 

Zaudējumi no zaudētā laika

Apskatot atlases procesu, redzam, ka atlases speciālistiem ir ļoti daudz pienākumu un tikai neliela daļa no tiem ir saistīti ar svarīgāko uzdevumu – labākā darbinieka izvēli. Liela daļa no tiem ir šī procesa atbalsta darbi. Ja mēs vēl pieskaitām laiku, kas nepieciešams, lai pārslēgtos starp tiem, tad “produktīvais laiks” ir visnotaļ mazs.

Ja uzdotu jautājumu atlases speciālistam, kad pēdējo reizi ir padomāts, kā uzlabot atlases procesu vai kādus jaunus atlases paņēmienus izmantot, visticamākā atbilde būtu – tam neatliek laika, jo ir tik daudz darāmo darbu. Pēc būtības cilvēki, no kuriem vistiešāk ir atkarīga uzņēmuma nākotne, tikai nelielu daļu sava darba laika velta tiešajiem pienākumiem – atbilstoša kandidāta atrašanai un pieņemšanai darbā. Tas būtu tas pats, kas prasīt grāmatvedim uzņēmuma finanšu situācijas caurspīdīgumu, ja visa grāmatvedība tiek nodrošināta, izmantojot exceli vai pierakstus kladēs.

 

Ko izvēlas nozares līderi

Daudzi nozaru līderi jau ir sapratuši atlases procesa nozīmi un apzinājušies šī procesa nesakārtotības smagās sekas. Lai to risinātu, tiek izmantoti automatizēti atlases procesa rīki, kas lielā mērā atbrīvo atlases speciālistus no atlases dokumentu un procesa administrēšanas, ļaujot viņiem koncentrēties uz būtisko – atrast īstos cilvēkus uzņēmumam. Pateicoties šī procesa sakārtošanai, beidzot ir laiks, kurā viņi var izstrādāt jaunu atlases politiku, pārbaudīt jaunus atlases veidus un kanālus. Ir iespēja, balstoties uz objektīviem datiem, pieņemt pārdomātus lēmumus par dažādu sludinājumu kanālu izmantošanu efektīvai kandidātu uzrunāšanai un darbinieku atlasei.

Arī Latvijā lielākās kompānijas izmanto speciālas personāla atlases tehnoloģijas. Viena no populārākajām ir Skandināvijā ražotā EasyCruit, ko izmanto vairums Ziemeļvalstu uzņēmumi – Swedbank, DND Nord, Statoil un citi.

 

Uzzināt vairāk par EasyCruit

Visma ir vadošais Ziemeļvalstu biznesa IT uzņēmums. Mēs piedāvājam IT risinājumus 900 000 klientiem 9 valstīs, nodarbinot vairāk nekā 8500 cilvēkus. Latvijā ar Visma vārdu darbojas 3 uzņēmumi. SIA Visma Enterprise agrāk bija pazīstama kā SIA FMS un nodarbojas ar RVS Horizon attīstīšanu un izplatīšanu, kā arī biznesa inteliģences risinājumiem. SIA Visma Consulting rada sistēmu integrācijas risinājumus un individuāli izstrādātas sistēmas. Savukārt SIA Visma Labs sniedz augstas pievienotās vērtības pakalpojumus citiem Visma grupas uzņēmumiem Ziemeļvalstīs.
Connect with :

Izvēlieties – kuru personāla atlases procesa daļu Jūs labprāt padarītu efektīvāku?

Darba sludinājuma publicēšana (uzņēmuma mājas lapā, CV Online un citur) Saņemto CV un pieteikumu apkopošana Informācijas nosūtīšana kandidātam (atteikuma vēstules, uzaicinājumi, u.c.) Kandidātu datu bāzes uzturēšana (atlases projekta laikā un pēc tā)