Laikā, kad attālinātais darbs kļuvis par ikdienu uzņēmumiem visā pasaulē, pašapkalpošanās sistēmas var būt atbilde problēmām, kuras darbiniekiem radušās neierasto apstākļu dēļ. Kādas tad funkcijas iespējams ērti integrēt pašapkalpošanās sistēmā, un ko tas nozīmē darbiniekam un darba devējam? To izskaidro “Visma Enterprise” produktu attīstības vadītājs Artūrs Ernštreits.
Kādos administratīvos procesos var izmantot pašapkalpošanos?
Pašapkalpošanās personāla vadības kontekstā ir sistēmas vai tehnoloģijas, kas ļauj darbiniekiem pašiem veikt ar darbu vai administrāciju saistītas funkcijas. Pašapkalpošanās pieeja var atvieglot jebkuru uzņēmuma procesu, kas tradicionāli atbalstīts ar papīra plūsmas palīdzību, iesaistot citus darbiniekus un administratīvo personālu, kas šo informāciju fiksē. Šādi procesi ir, piemēram:
- Atalgojuma informācija;
- Atvaļinājumu pieteikšana un informācija par pieejamajām atvaļinājuma dienām;
- Personāla pieteikumi (par mācībām, brillēm, kredītu izziņām, vienreizējām samaksām u.tml.)
- Atskaites un dati;
- Komandējumi;
- Pamatlīdzekļu un inventāra kustība;
- Rēķinu saskaņošana;
- Darba laika uzskaite;
- Rīkojumi (personāla izmaiņu jautājumi, piemaksas, prēmijas, izmaiņas karjerā u.c.).
Spilgts piemērs ir atvaļinājuma pieteikšana. Ko tas nozīmē darbiniekam, kurš vēlas doties atvaļinājumā? Iesākumā ar personāla departamenta vai algu grāmatveža palīdzību jānoskaidro pieejamās atvaļinājuma dienas. Nākamais uzdevums ir sagatavot iesniegumu, visbiežāk – papīra formā. Tas nozīmē, ka jāatrod papīrs, iespējams, konkrēta veidlapa, jāzina atbildīgais vadītājs, ar kuru šo iesniegumu saskaņot. Labākajā gadījumā uzņēmums piedāvā iesnieguma sagatavi, kur jāaizpilda nepieciešamā informācija, bet arī tur pastāv iespēja norādīt kļūdainu informāciju, piemēram, nezināšanas dēļ. Tad jāsaņem apstiprinājums no vadītāja. Šeit atkal nepieciešama saruna klātienē, iespējams, ar jaunu veidlapu. Situācija kļūst sarežģītāka, ja ir vairāki vadītāji un apstiprinājums nepieciešams no visiem. Vēl jāpabrīdina savi aizvietotāji. Visbeidzot, kad apstiprinājumi saņemti, sava veidlapa jānodod personāldaļai vai administrācijai. Protams, administrācijas uzdevums ir pārbaudīt šī iesnieguma datus – vai ir korektas dienas, pretī korektās vīzas, korektie datumi. Galu galā, dati manuāli jāievada sistēmā. Katrs no šiem soļiem patērē vismaz divu cilvēku laiku.
Savukārt, ja uzņēmums ieviesis pašapkalpošanās sistēmu, darbinieks pats var noskaidrot sev pieejamās atvaļinājuma dienas, pats sagatavot šo iesniegumu, kurā nav iespējams kļūdīties (piemēram, norādot dienas, kuras nav pieejamas). Elektroniski norit arī administrācijas darbs – saskaņošana, datu validēšana un prombūtnes fiksēšana algu aprēķinam.
Argumenti pašapkalpošanās sistēmu ieviešanai
Darbaspēka izmaksas Latvijā turpina pieaugt, līdz ar to aizvien aug arī spiediens domāt par savu resursu patēriņu. Galvenais izaicinājums – vairāk laika veltīt aktivitātēm ar pievienoto vērtību. Jo lielāka būs mūsu darbaspēka pašizmaksa, jo lielāks spiediens optimizēt savus administratīvos procesus. Tāpēc aizvien aktuālāks kļūst jautājums – cik varam ietaupīt, administratīvos procesus īstenojot citādāk, piemēram, ar tehnoloģiju un pašapkalpošanās sistēmu palīdzību? Galvenie argumenti pašapkalpošanās sistēmu ieviešanai būtu divi – laika ietaupījums (administrācijai un darbiniekiem) un darbinieku apmierinātība.
Statistika rāda, ka viedtālruņus izmanto 62% iedzīvotāju. Faktiski arvien vairāk cilvēku tehnoloģijas izmanto privātajā dzīvē un viņiem nebūtu nekādu pārsteigumu, ja tehnoloģijas būtu jāizmanto arī darba dzīvē. Tieši otrādi – cilvēki būs neapmierināti, ka viņiem ir apgrūtināti administratīvie procesi, kurus varētu realizēt arī vienkāršāk. Bieži izskan argumenti, ka tehnoloģiju ieviešanai varētu pretoties vecāka gadagājuma darbinieki. Lai gan sākotnēji viņi var izturēties rezervēti, pierādījies, ka arī vecāka gadagājuma cilvēki ļoti ātri apgūst un izprot tehnoloģiju priekšrocības. Pretošanās dzirdama arī no uzņēmumiem, kuru darbinieki strādā, piemēram, uz ceļiem vai būvobjektos. Tomēr jebkurā sabiedriskā vietā varam novērot, ka viedtālruņus izmanto ļoti atšķirīgi cilvēki. Turklāt, strādājot ārpus biroja, iespēja attālināti saskaņot iesniegumu vai kārtot jebkādu citu administratīvu lietu var tikt novērtēta vēl vairāk.
Lai pieņemtu lēmumu par pašapkalpošanās sistēmas ieviešanu, ieteicams izsvērt divus galvenos kritērijus – darbinieku skaitu un struktūrvienību izvietojumu. Liela iespēja, ka uzņēmumā līdz 20 darbiniekiem, iespējams veiksmīgi tikt galā ar darbu plūsmu. Savukārt, uzņēmumos ar 20 un vairāk darbiniekiem ir pamatoti apsvērt, vai noteiktas funkcijas nebūtu efektīvāk veikt ar pašapkalpošanās sistēmu palīdzību. Turpretī struktūrvienības jāizvērtē no izvietojuma aspekta. Ja visas uzņēmuma struktūras atrodas vienā ēkā, tad saskaņošanas procesam ar vadītājiem būtu jānorit samērā vienkārši. Taču, ja uzņēmuma struktūrvienības atrodas dažādās ēkās vai pat pilsētās, komunikācijas procesi var notikt lēnāk un līdz ar to – izmaksāt dārgāk. Tad būtu jāapsver iespēja ieviest pašapkalpošanās risinājums.
Kādi ir galvenie pašapkalpošanās risinājumu tipi?
Domājot par pašapkalpošanās risinājumu ieviešanu, būtiski zināt, ka pamatā pieejami divu veidu risinājumi. Pirmkārt, tās var būt atsevišķi stāvošas sistēmas, kas būvētas tieši uzņēmuma vajadzībām, vai būvētas izmantojot noteiktas platformas, piemēram, “Share Point” vai “Lotus notes”. Otrkārt, šīs sistēmas var būt produkta sastāvdaļa vai produkta modulis personālvadības, algu vai grāmatvedības sistēmā.
Abiem šiem scenārijiem ir plusi un mīnusi. Atsevišķi stāvošu risinājumu iespējams elastīgāk pielāgot sava uzņēmuma vajadzībām. Turpretī, izmantojot produkta moduli, kaut kādas pielāgošanas iespējas būs pieejamas, bet ne tik plašā mērogā, kā pirmajam variantam. Svarīgi domāt arī par informācijas apriti. Atsevišķi stāvošam risinājumam uzreiz jādomā par to, kā notiek informācijas aprite jūsu grāmatvedības vai personālvadības sistēmā, lai nebūtu tā, ka pašapkalpošanās plūsma notiek šajā portālā, bet administrācijai dati tāpat jāapstrādā manuāli. Ja šī sistēma ir kā produkta sastāvdaļa, tad visticamāk, ka integrācija jau ir nodrošināta – lietotāji ir pieejami, struktūrvienības ir pieejamas un dati jau savstarpēji apmainās.
Kritēriji sistēmas ieviešanai
Kad pieņemts lēmums par labu pašapkalpošanās sistēmu ieviešanai, būtiski saprast, vai noskatītais pakalpojums tiešām optimizēs resursus un uzlabos darbinieku pieredzi uzņēmumā. Tāpēc noderīgi atbildēt uz šiem jautājumiem:
- Cik viegli šo pašapkalpošanās platformu vai risinājumu iespējams integrēt ar uzņēmuma grāmatvedības vai personālvadības un lietotāju pārvaldības sistēmām?
- Vai šīs sistēmas piedāvātās iespējas darbiniekiem būs pieejamas no jebkuras vietas? (Sistēmai jāstrādā tīmekļa pārlūkā vai kā mobilajai aplikācijai).
- Cik vienkārša ir šī risinājuma lietojamība? Vai darbinieks to sapratīs, bez papildu apmācības?
- Kādi būs finansiālie ieguvumi no pašapkalpošanās sistēmas ieviešanas?
Protams, ikvienam uzņēmumam ļoti būtiskas ir finanses. Lai saprastu, vai risinājuma cena un ieviešanas izmaksas būs mazākas par potenciālajiem ietaupījumiem, iespējams izmantot pavisam vienkāršu formulu –
“Stundas pašizmaksa X Darbinieku skaits X Mijiedarbību skaits X Mijiedarbības ilgums = Esošās izmaksas”
Piemēram, 12,50 EUR (stundas pašizmaksa darbiniekam) X 20 (darbinieku skaits) X 6 (mijiedarbības gadā) X 0,25h (laiks, ko darbinieks un kolēģi administrācijā patērē, lai šo interakciju vai mijiedarbību apstrādātu) = 187,50 EUR/gadā (esošās izmaksas par noteikta iesnieguma apstrādi). Protams, lai būtu ekonomisks pamatojums domāt par sistēmu iegādi, ieviešanas, iegādes, palaišanas vai pakalpojuma saņemšanas izmaksām ir jābūt mazākām, nekā esošajām izmaksām.
Ja vēlies uzzināt, kā pašapkalpošanās sistēmas pielieto Latvijā pazīstamas organizācijas un uzņēmumi, lasi:
