Mēs esam pieraduši domāt, ka birokrātija jeb pārmerīgi sarežģītas administratīvās procedūras ir raksturīgas valsts iestādēm. Tomēr, papētot uzņēmumu procesus, redzams, ka gana daudz neefektivitātes atrodams arī tajos. Ja tā saucamo biznesa procesu (ražošanā, pārdošanā, u.c.) sakārtošanai parasti pievērš lielu uzmanību, tad atbalsta procesi (grāmatvedība, personāla uzskaite, lietvedība u.c.) bieži ir nevajadzīgi sarežģīti un laikietilpīgi.
Kāpēc tā notiek? Birokrātija nerodas tāpēc, ka kāds to veidotu ar ļauniem nolūkiem. Visbiežāk tās saknes ir interpretācija par novecojušiem noteikumiem un vienīgo pareizo veidu, kā darāmas svarīgas lietas. Noteikumi un likumi tiek atcelti, bet procesi paliek tādi paši kā iepriekš. To pārvaldītājiem nereti pietrūkst zināšanu, autoritātes vai gribas tos mainīt un sakārtot. Savukārt uzņēmuma vadītājs reti iesaistās to sakārtošanā, pieņemot, ka veids, kā procesi ir organizēti gadiem ilgi, ir optimāls.
Birokrātija – zaudējumi tās dēļ
Atbalsta procesi ir nepieciešami, bet tiem ir jābūt maksimāli efektīviem. Ja atbalsta procesu dēļ tiek tērēts laiks, uzmanība un darbiniekiem tiek radītas neērtības, tas rada zaudējumus uzņēmumam.
Piemēram, katrs darbinieks pāris reižu gadā piesaka atvaļinājumu. Atvaļinājumos ir jāiet, bet vai to organizēšanai birokrātijas nav par daudz? Paskaitīsim – iesnieguma uzrakstīšana, izdruka, parakstīšana, vadītāja apstiprinājuma paraksts, dokumenta aiznešana uz personāla daļu – tas viss prasa laiku. Turklāt apmēram trešdaļā gadījumu kaut kur procesa vidū atklājas, ka radusies kāda kļūda un viss jāsāk no sākuma. Nejēdzīgi pavadītais laiks ar to nebeidzas. Tālāk ar papīra lapu darbojas kāds cilvēks administrācijā, lai galu galā visu ievadītu algu sistēmā un cilvēks tiktu pie savas atvaļinājuma naudas.
Vēl viens labs piemērs ir likuma prasība nodrošināt katram darbiniekam iespēju iepazīties ar savu algas lapiņu. Kāds katru mēnesi tās drukā, nodod darbiniekiem, cenšas piekodināt, lai tās netiku kaut kur nomētātas nepiederošu personu apskatei. Tamlīdzīgas darbības šķiet sīkumi, bet parēķinot, cik tas prasa laiku uzņēmumam kopumā ilgākā periodā, zaudējumi ir vērā ņemami.
Risinājums – darbinieku pašapkalpošanās sistēmas
Tirgotāji jau sen ir sapratuši, ka izdevīgāk likt pircējam pašam noskenēt savus pirkumus pie kases. Arvien biežāk līdzīgu pieeju izmanto birokrātijas mazināšanai. Darbinieku pašapkalpošanās sistēmas parasti izskatās kā mājaslapas, kuras var atvērt no jebkuras ierīces, autorizēties un tiešsaistes režīmā veikt dažādas darbības. Tās kalpo gan kā kanāls informācijas saņemšanai, piemēram, par algu lapiņu, gan tās nodošanai, piemēram atvaļinājumu pieteikumiem, rēķinu saskaņošanai un tamlīdzīgi. Rezultāts – procesi ir ātrāki, precīzāki, patīkamāki un ievērojami lētāki.
Aisberga redzamā daļa
Pašapkalpošanās portāls parasti ir daudz lielākas uzskaites sistēmas daļa. Tas atspoguļo datus no resursu vadības sistēmas un darbinieka ievadītie dati arī uzreiz nonāk šajā sistēmā atpakaļ, kalpojot par pamatu, piemēram, algu aprēķinam. Tāpēc meklējot pašapkalpošanās risinājumu, visprātīgāk vispirms vērsties pie sava grāmatvedības sistēmas piegādātāja.
Vai izmaksas atsver ieguvumus?
Ja uzņēmumā strādā mazāk nekā 50 darbinieki, turklāt tie visi atrodas vienā birojā, visticamāk izmaksas ieguldījumus pagaidām neatsvērs. Jo uzņēmums lielāks, jo ietaupījums redzamāks. Grāmatu un kancelejas preču tirdzniecības uzņēmums “Jānis Roze” pašapkalpošanās sistēmu lieto jau vairākus gadus un nesen veica pāreju uz jauno VISMA HoP risinājumu. IT vadītājs Ainārs Batarags stāsta: “‘Mūsu kolektīvā ir varāk nekā 250 cilvēku un tie strādā 15 dažādās vietās. Kad pirms pieciem gadiem ieviesām pirmo pašapkalpošanās risinājumu, sākumā cilvēki bija jāpārliecina, kāpēc tas vajadzīgs. Tagad šķiet neiedomājami, ka varētu bez tās iztikt.”
Darbinieku pašapkalpošanās sistēma var nodrošināt:
- Algu lapiņas un IIN deklarācijas apskati.
- Atvaļinājumu, komandējumu, mācību pieteikšanu un saskaņošanu.
- Rēķinu ievadi un saskaņošanu. – Darba laika uzskaites dokumenyu aizpildīšanu.
- Dažādu atskaišu pieejamību.
- Iepazīšanos ar dažādām instruktāžām un to apstiprināšanu.
- Informāciju par kolēģiem un to prombūtnēm.
- Citas darbības.
