Arvien vairāk progresīvi domājoši uzņēmumi izvēlas darbinieku pašapkalpošanās sistēmas. Tās nodrošina ātrākus un pārskatāmākus personāla procesus, kā arī uzlabo darbinieku apmierinātību. Tomēr būtiskākais ieguvums ir tieši procesu efektivizācija, pārejot no papīra dokumentu plūsmas uz elektronisko vidi, tādējādi taupot uzņēmuma resursus.
Ieguvumi, īpaši lielos uzņēmumos, ir skaidri, tomēr bieži no klientiem dzirdam šaubas par to, kā jauno sistēmu uztvers darbinieki, kuru ikdiena nav saistīta ar datoru.
Savā pieredzē dalās uzņēmums Clean-R, vides pakalpojumu sniedzējs ar 1300 darbiniekiem, kam ir darbinieku pašapkalpošanās sistēma VISMA HoP.
Darbinieku pašapkalpošanās sistēma – kāpēc izvēlēties?
Galvenais iemesls uzņēmumā Clean-R bija milzīga papīra dokumentu plūsma, ko vēl vairāk sarežģīja fakts, ka lielākā daļa darbinieku atrodas nevis centrālajā birojā, bet dažādās Latvijas vietās.
Iesniegumi galapunktā nokļuva dažādos formātos un bieži novēloti, vai saskaņošanas procesā vispār pazuda. Savukārt, personāla un grāmatvedības nodaļai bija liels slogs šos dokumentus reģistrēt un uzglabāt personāla vadības sistēmā. Arī darbiniekiem bija neērti, ka iesniegumu aizvešana un saskaņošana ir īpaši jāplāno.
Kādā brīdī kļuva skaidrs, ka pie šāda darbinieku skaita ir vai nu jānodrošina milzīgs administratīvais atbalsts, kas ir dārgi un neefektīvi, vai jādomā par alternatīviem risinājumiem. Piemēram, darbinieku pašapkalpošanās sistēma, kas ir savienota ar uzņēmumā izmantoto personāla uzskaites sistēmu.
Kā pārvarēt bailes par to, kā darbinieki pieņems jauno sistēmu?
Lai gan vairumam Clean-R darbinieku pienākumi nav saistīti ar tehnoloģijām, lielākā daļa ikdienā izmanto viedtelefonus un datorus.
“Mūsdienās viņiem nemaz nav vairs citu iespēju, jo, piemēram, internetbanku lielākoties izmanto caur viedierīcēm, vai, lai iesniegtu algas grāmatiņu, ir jāiet VID sistēmā caur datoru. Ja darbinieks spēj tikt galā ar to, tad VISMA HoP ir tiešām vienkāršs un intuitīvs risinājums.” Elita Tīlīte, Clean-R personāla un administrācijas departamenta vadītāja.
Kā darbiniekiem prezentēt pašapkalpošanās risinājumu?
Clean-R ar jauno sistēmu darbiniekus centās iepazīstināt pamazām un nesteidzīgi. Kad darbinieki vēlējās noskaidrot informāciju, kas pieejama arī VISMA HoP, vai nogādāt pieteikumu, viņus aicināja izmēģināt jauno tiešsaistes sistēmu.
Priekš visiem tika izveidota arī instrukcija papīra veidā, kā ar sistēmu darboties. Materiālus izdalīja, lai cilvēki mājās varētu to izmēģināt mierīgi un bez stresa.
Darbu vadītājiem, savukārt, bija jāizdala viņu atbildībā esošo darbinieku pieejas lietotājvārdi un paroles (katram savā, aizlīmētā aploksnē).
Galvenais iemesls, kādēļ uzņēmums šo informāciju neizplatīja centralizēti, piemēram, e-pastā, jo tad to var arī neizlasīt. Savukārt, ja par jauno sistēmu pastāsta vadītājs, to pieņem labāk.
Kopš VISMA HoP ieviešanas brīža darbinieki joprojām var droši vērsties pēc palīdzības pie darbu vadītājiem vai personāla nodaļas jebkurā brīdī.
Uzņēmumā šobrīd tiek plānots arī speciāls dators, kuru darbinieki varēs izmantot, lai ieietu VISMA HoP sistēmā un, ar citu darbinieku palīdzību, iemācītos to lietot.
Kāda bija darbinieku reakcija uz jauno sistēmu?
“Kā ar visām jaunām sistēmām, protams, sākotnēji bija jūtama pretestība. Pirmo reizi darbinieks atnāk un pūš un elš, ka ieviesta jauna sistēma. Savukārt, kad to parāda darbībā, ir pat pārsteigti par to, cik viegli tas ir,” tā par sākumu ar VISMA HoP Elita Tīlīte.
Iesniegumu rakstīšana brīvā formā noteikti ir sarežģītāka uz papīra, nekā elektroniskā pieteikuma formā, īpaši darbiniekiem, kuru dzimtā valoda nav latviešu. No darbiniekiem šobrīd ir ļoti labas atsauksmes un arī jūtama interese. Arī informācija pieejama daudz ātrāk.
Darbiniekiem vairs nav jāplāno braucieni uz centrālo biroju, lai nodotu iesniegumu, vai jāzvana, lai noskaidrotu savu atvaļinājuma dienu atlikumus.
Kādus uzlabojumus uzņēmums jūt pēc VISMA HoP ieviešanas?
Personāla un grāmatvedības nodaļā jūtams liels atslogs no papīra dokumentu apstrādes. Vairs sistēmā nav jāievada papīru kaudze, pieteikumi tiek saņemti laicīgi un arī kļūdu ir mazāk, jo viss tiek veidots pēc vienotas sistēmas. Ņemot vērā, ka pašapkalpošanās sistēma ir savienota ar Horizon personāla uzskaiti, visi tālāk nepieciešamie dokumenti ģenerējas automātiski.
Savukārt, darbiniekiem ilgtermiņā uzlabojas attieksme pret administratīvajām procedūrām, jo informāciju var iegūt ātrāk un ērtāk, bet pieteikumus izveidot elektroniski.
Ieteikumi citiem uzņēmumiem
Galvenais ieteikums no Elitas Tīlītes ir:
“Būt atvērtiem un apmācīt cilvēkus – lai viņiem ir iespēja nākt un lūgt palīdzību.
Jaunā sistēma ir labāka un vienkāršāka, kādēļ darbiniekiem ir ļoti daudz ieguvumu. To, manuprāt, arī ir svarīgi uzsvērt.
No mūsu pieredzes – darbinieks pamēģina vienu reizi un nākamreiz jau tiek galā pats, jo VISMA HoP veidots tik vienkāršs, ka sajaukt veicamās darbības ir grūti.”
