Kā veiksmīgi ievadīt jaunos kolēģus darbā, strādājot attālināti? 5 mācības no “Visma” pieredzes

Šis gads nesis ne vienu vien izaicinājumu darba organizēšanai attālināti. Turklāt tas licis nostiprināt prasmes arī attālinātai jauno darbinieku atlasei un uzņemšanai kolektīvā. Ar jauno darbinieku onbordinga pieredzi attālinātā režīmā dalās “Visma” programmatūras izstrādes vadītājs Edmunds Ķikuts un komandas vadītāja Elīna Kokoreviča.

Kopš darba ikdienu esam pielāgojuši attālinātam režīmam, mūsu kolektīvam pievienojušies gan jauni darbinieki, gan arī praktikanti. Protams, tas licis pārdomāt to, kā palīdzam jaunajiem kolēģiem iejusties kolektīvā, neatrodoties birojā.

Uzsākot darbu attālināti, jaunajam kolēģim nav iespēju ierastajā veidā iepazīt kolēģus, iekļauties uzņēmuma procesos un kultūrā, tāpēc šādos apstākļos labi organizēts onbordings ir īpaši būtisks.

Dalīsimies ar mūsu gūtajām mācībām, apmācot jaunos darbiniekus attālinātā režīmā.

Kā veiksmīgi ievadīt jaunos kolēģus darbā attālināti?

Attālinātais onbordings būtībā nozīmē tieši to pašu procesu, ko klātienē, taču attālinātā darba faktors pieprasa  atšķirīgu pieeju. 

Jaunajam darbiniekam šis  laiks dod iespēju aprast ar jauno darba vidi un nostiprināt attiecības ar komandu. Tieši tāpēc ir būtiski izplānot šo procesu un pārliecināties, ka jaunais darbinieks jūtas pieņemts, ieraudzīts un, protams, neapmaldās jaunās informācijas lavīnā.

Piedāvājam soļus, kas palīdzēs jaunajiem kolēģiem veiksmīgi iejusties jaunajā amatā un uzņēmumā kopumā.

1.  Sagatavošanās

Organizējot onbordingu attālināti, ļoti būtiska ir sagatavošanās. Tāpat kā gatavojoties darbinieka uzņemšanai klātienē, sagatavojamies, lai pirmajā dienā būtu veikti visi priekšdarbi, ko organizēHRM Aicinājums Visma Blog mūsu IT daļa (e-pasta uzstādīšana, pieeju atvēršana iekšējām sistēmām un rīkiem). 

Jāņem vērā, ka jaunais kolēģis tiks apbērts ar lielu gūzmu informācijas par darba procesu, rīkiem, nepieciešamajiem resursiem utt. Protams, to nav iespējams atcerēties pēc viena stāstījuma. Iespējams, ka jaunas darbinieks uzreiz var nesaprast kādu uzdevumu un cilvēcīgi var justies neērti uzdot jautājumu rakstiski vai video sapulcē. Tāpēc ļoti svarīgi ir sagatavoties, lai visa informācija ir apkopota arī pēc tam pieejamā veidā – uzskatāmi apraksti par visiem procesiem un rīkiem, kas nepieciešami ikdienas darbā.

2.  Iepazīšanās

Kaut nelielu daļu no kolēģiem vēl paguvām uzņemt birojā, onbordingu pabeidzām jau attālinātā režīmā. Savukārt ar pēdējiem jaunpienācējiem attālināti noticis viss process, sākot no atlases un intervijām, beidzot ar onbordingu

Esam sapratuši, ka, atbildīgi ievērojot sociālās distancēšanās prasības, pirmā diena jaunajam darbiniekam ir jāpavada birojā. Tas palīdz izveidot cilvēcīgu saikni ar tuvākajiem kolēģiem un rada lielāku piederības sajūtu arī uzņēmumam. Turklāt, arī darbiniekam, kurš strādā attālināti, ir sava konkrēta darba vieta birojā, kuru viņam pirmajā darba dienā ierādām. 

Viennozīmīgi pierādījies, ka klātienes iepazīšanās ir abpusēji ļoti vērtīga, turklāt pēc tam jaunais darbinieks jūtas daudz drošāk pats uzsākt komunikāciju arī attālināti.

  3. Darbu plānošana

HRM Aicinājums Visma BlogAttālināts darbs no visiem prasa spēju strādāt daudz patstāvīgāk nekā ierasts klātienē. Tāpēc jaunajiem darbiniekiem, kuri vēl nav apguvuši visus pienākumus un iespējams vēl nevar paši plānot savus uzdevumus, iesakām sagatavot vismaz nedēļas darbu plānu. 

Lieliski, ja ir iespēja uzreiz nospraust arī mēneša un ilgāka laika posma mērķus. Taču darbu plāns pat nedēļas ietvaros ļauj jaunajam kolēģim justies daudz drošāk un ar lielāku konkrētību pieiet saviem veicamajiem darbiem un laika plānošanai.  Protams, tas veiksmīgi realizējams, ja darbiniekam ir pieeja visai nepieciešamajai informācijai un zināšanu bāzei.

4.  Komunikācija

Uzņemot komandā jaunu kolēģi, komunikācija ir ļoti būtiska un sākumposmā prasa vairāk laika gan strādājot uz vietas, gan attālināti. Tomēr šā brīža situācijā, darba vadītājs nevar ieraudzīt rūpes kolēģa sejā un nojaust par neizteiktu problēmu. Līdz ar to, jaunajam darbiniekam ir jājūtas brīvi uzrunāt kolēģus, lai noskaidrotu sev neskaidros jautājumus. Svarīgi jaunajam kolēģim sniegt uzticēšanos un drošības sajūtu. Ideāli, ja pieejams ir gan darbu vadītājs, gan mentors, taču visu sākuma laiku noteikti ir jābūt kādam kolēģim, pie kura var vērsties ar jebkuru jautājumu. Šim mērķim ir jābūt skaidriem visiem komunikācijas kanāliem, kuros var uzdot jautājumus, kas prasa ātras atbildes – vai tas būtu darba čats, Whatsapp vai jebkas cits. Paši izmantojam Google kalendāra iespējas citiem kolēģiem padarīt redzamu savu kalendāru, lai varam ērti plānot sapulces visiem iesaistītajiem izdevīgos laikos.

Jāuzsver, ka sākumposmā ļoti svarīgi būtu katru dienu plānot laiku arī individuālai sarunai ar jauno kolēģi. Sarunas laikā ir daudz vieglāk definēt neskaidros jautājumus, kas var būt apgrūtinoši, ja vadītājs atvērts tikai sarakstei. Turklāt saruna arī darba vadītājam ļaus vieglāk novērtēt, cik labi kolēģis saprot un spēj izpildīt uzdoto. HRM Aicinājums Visma Blog

5.  Darbs komandā

Būtisks izaicinājums, uzsākot darbu attālināti, ir sadraudzība ar komandu. Komandas attālināta saliedēšana ir izaicinājums arī stabilā kolektīvā, kas darba gaitas pārceļ attālināti (jau iepriekš esam dalījušies ar metodēm, ko izmantojam, lai uzturētu komandas garu pandēmijas laikā). 

Ierasti jaunajam darbiniekam ir iespēja ar kolēģiem iepazīties un dibināt kontaktu klātienē, kas palīdz pēc tam justies drošāk un brīvāk izteikt viedokli sapulcēs. Tagad šim procesam jānotiek tikai attālināti. Lai jaunajam darbiniekam palīdzētu iejusties,  iesakām organizēt arī grupu video tikšanās, kurās veltīt laiku  neformālām sarunām, kas veicinātu jaunā kolēģa iejušanos komandā.

Arī paši esam guvuši rūgtu pieredzi, ka nepietiekami ievadīts komandā, tāpat kā sasteigti atlasīts darbinieks, kas pēc gada atkal jāmaina, var izvērsties ļoti nepatīkamā un dārgā procesā. Tieši tāpēc arī uz attālināto onbordingu raugāmies kā uz procesu, pret kuru izturēties ar lielu atbildību un meklēt labākos veidus, kā jaunajam darbiniekam palīdzēt iejusties darbā un komandā. Atcerieties, ka uzsvars vienmēr jāliek uz cilvēku un pozitīvas pieredzes veidošanu jaunajā darba vietā.

Vērtīgs raksts? Pieraksties saņemšanai arī turpmāk!

Raksts ir autordarbs un atspoguļo autora viedokli par doto tēmu, kas var nesakrist ar HRM Idea izdevēja SIA Visma Enterprise viedokli. Par rakstā minēto faktu pareizību atbild raksta autors. 

Ja vēlaties uzzināt vairāk par VISMA risinājumiem personāla jomā, lūdzu apmeklējiet produktu lapas:
EasyCruit – personāla atlasei »
Comenius – talantu vadībai »
HoP – darbinieku pašapkalpošanās » 

3