AUTORS: Visma
Cik daudziem Excel failiem jābūt mūsdienīga personāla speciālista rīcībā? Ideālā gadījumā – vairs nevienam. Taču realitātē joprojām daudzos uzņēmumos cilvēkresursu dokumentēšana notiek «ekseļos» vai drukātos dokumentos ar parakstiem, kas tiek kārtoti mapēs. Uzkrātās atvaļinājumu dienas, kolēģu aizvietošana, apmācību plāns – šī un cita informācija – rūpīgā manuālā darbā tiek ievadīta un tālāk apstrādāta gluži kā pirms desmit gadiem. Lai gan par Eiropas Savienības (turpmāk – ES) grantu digitalizācijā tiek runāts daudz, tomēr biežāk dzirdams, ka to izmanto resursu vadības vai grāmatvedības procesu sakārtošanai vai e-komercijas procesa uzlabošanai. Līdz pat 2026. gada 31. martam ikvienam Latvijas uzņēmumam ir pieejams finansiāls atbalsts procesu digitalizācijai, tostarp personāla vadības rīku ieviešanai.
Līdzekļi digitāliem risinājumiem
Ikvienam personāla vadītājam vai speciālistam, kuram līdz šim digitalizācijas plānus neizdevās piepildīt finansējuma trūkuma dēļ, šī ir iespēja iegūt modernus personāla vadības rīkus. Pretendentiem pieejami divu veidu granti – mazais un lielais.
Mazais grants ir apmērā līdz 5000 eiro, un tas paredzēts mikro un mazajiem uzņēmumiem. Grants simtprocentīgā apmērā nosedz izvēlētās programmas ieviešanas izmaksas, ja vien tās nepārsniedz granta paredzēto limitu. Naudu drīkst izlietot arī konsultācijām par izvēlēto iekārtu vai programmatūru, kā arī licences apmaksāšanai.
Lielais grants ir pieejams visa veida uzņēmumiem, zemnieku saimniecībām, biedrībām, pētniecības organizācijām un pat ārvalstu uzņēmumu filiālēm. Tajā summas ir krietni lielākas, līdz pat 100 000 eiro, taču komersantam jābūt gatavam ieguldīt arī savus līdzekļus, jo atbalsta apjoms ir 30-60% apmērā no kopējās summas. Projektu īstenošana jāveic divu gadu laikā.
Daudzveidīgi personāla rīki
Pat mazajā grantā paredzētie līdzekļi ir pietiekami, lai neliels uzņēmums varētu ieviest ikdienas darba procesu ievērojami atvieglojošu digitālu risinājumu. Piemēram, šobrīd ļoti aktuālo darbinieku pašapkalpošanās platformu, kur strādājošie paši var ērti iegūt nepieciešamo informāciju par savām profesionālajām gaitām. Tādās platformās kā HoP Personāls darbinieki var paši pieteikt atvaļinājumus, aplūkot algas kartītes, iesniegt dažādus iesniegumus un saņemt atgādinājumus par veselības pārbaudēm. Ieguvums ir arī personāla speciālistiem. Samazinās manuāli ievadāmās informācijas apjoms un retāk jāgatavo darbinieku pieprasītās izziņas, jo liela daļa informācijas ir pieejama pašam lietotājam.
Maiņu darbu praktizējošos uzņēmumos un iestādēs plānošanu ievērojami atvieglo darba laika plānošanas rīks. Tāds mākoņrisinājums kā Numo sniedz iespēju pāris desmitos minūšu automātiski izveidot darba grafiku visam kolektīvam, ņemot vērā pieteiktās brīvdienas, specifiskas vēlmes un prasības. Turklāt grafiku var elektroniski saskaņot ar visiem iesaistītajiem.
Lielākiem uzņēmumiem noderīgi būs digitālie risinājumi jauno darbinieku atlasīšanai, ievadīšanai jaunajos darba pienākumos un profesionālās izaugsmes organizēšanai. No Visma produktiem tādi būs EasyCruit, Appical un Talent Solutions.
Digitālā brieduma pārbaude
Atšķirībā no citām granta programmām, atbalsts procesu digitalizācijai netiek piešķirts automātiski. Tā mērķis ir patiesi efektivizēt uzņēmuma darbību, tādēļ līdzekļu piešķiršanas pamatā ir pretendenta digitālā brieduma izvērtēšana. To veic Eiropas Digitālās inovācijas centra (EDIC) speciālisti, balstoties uz pretendenta izpildītā testa rezultātiem. Gatavojoties pārbaudei, pretendenti tiek aicināti piedalīties Kickstart digitalizācijas treniņos, kas notiek klātienē dažādās Latvijas pilsētās.
Kad sākotnējais izvērtējums ir veikts, jāķeras pie nākamā posma – jānoslēdz līgums ar EDIC par ceļa kartes izstrādi. Tas paredz, ka EDIC piešķir uzņēmumam savu speciālistu, kurš vada digitālās attīstības ceļa kartes izveidošanu un novērtē nepieciešamās investīcijas digitālās transformācijas veicināšanai. Proti, sadarbībā ar pretendentu tiek sagatavots skaidrs rīcības plāns. Tajā aprakstīts, kādus risinājumus komersants ieviesīs, lai stiprinātu konkurētspēju. Jāpatur prātā, ka līguma slēgšanas brīdī uzņēmumam jābūt piekļuvei de minimis atbalstam. Tam var pieteikties EDS sistēmā uz trim gadiem, un tā ietvaros uzņēmums var īstenot dažādus projektus par publisko naudu. Līdz ar to visi EDIC izdevumi tiek segti no de minimis atbalsta līdzekļiem.
Jāpaveic līdz 2026. gadam
Nākamajā solī notiek nepieciešamo risinājumu atlasīšana un cenu aptauja, kā rezultātā jau jābūt skaidram, kāda programma vai risinājums tiks iegādāti un kā tos izmantos uzņēmuma darbā. Ar šo informāciju jāvēršas pie Latvijas Investīciju un attīstības aģentūras (LIAA), iesniedzot pieteikumu caur business.gov.lv e-pakalpojumu. Būtiski, ka cenas aptauja jāveic vismaz 3 pretendentiem, kurus jānorāda pieteikumā. Pieteikumu LIAA drīkst sākt aizpildīt arī pirms ceļa kartes saņemšanas, taču bez ceļa kartes to nedrīkst iesniegt, tādēļ var saglabāt kā melnrakstu. Saņemtā ceļa karte jāpievieno pieteikumam un caur business.gov.lv jāiesniedz pieteikums izvērtēšanai LIAA.
LIAA viena mēneša laikā izvērtē pieteikumu un informē pieteicēju par gala lēmumu e-pasta vēstulē. Ja vērtējums ir sekmīgs, tiek slēgts līgums ar LIAA par līdzekļu piešķiršanu. Nelielu summu gadījumā procedūra ir vienkārša, bet ja plānotā iepirkuma summa ir virs 70 000 eiro, tad 10 darba dienu laikā pēc līguma noslēgšanas dienas LIAA jāiesniedz iepirkuma plāns. Visi ar iepirkumiem saistītie procesi jādokumentē un tie jāveic saskaņā ar publisko iepirkumu jomā esošajiem normatīvajiem aktiem.
Digitalizācijas uzlabošanas pasākumi jāpaveic 12 vai 24 mēnešu laikā, atkarībā no granta. Visām ieviešanas darbībām jābūt paveiktām līdz 2026. gada 31. martam.
Mērīs digitālo izaugsmi
Kad digitālais risinājums ieviests, komersantam jāveic atkārtots digitālā brieduma tests un jāsaņem EDIC atzinums, ka ir novērots uzlabojums. Testa rezultāts kopā ar EDIC izsniegto atzinumu par projekta izpildes atbilstību digitālās attīstības ceļa kartē noteiktajām prasībām un izmaksu pamatojošu dokumentu 30 dienu laikā pēc visu darbību sekmīgas īstenošanas jāiesniedz business.gov.lv, lai saņemtu projektā paredzēto grantu. LIAA izvērtēs iesniegtos dokumentus un izmaksās naudu.
Personāla vadības digitālie rīki galvenokārt ir gatavi, noslīpēti un klienta vajadzībām viegli pielāgojami produkti, tādēļ to ieviešana parasti notiek precīzi prognozētā laika periodā. Arī potenciālās izmaksas ir zināmas, kas atvieglo dokumentācijas sagatavošanu un atskaitīšanos granta izsniedzējiem. Minēto iemeslu dēļ personāla vadības risinājumu ieviesēji tiek pie diviem ieguvumiem ar vienu darbību – to rīcībā nonāk personāla speciālistu ikdienu atvieglojošas programmas, un vienlaikus arī tiek apgūta granta piešķiršanas procedūra, kas vēlāk var noderēt, ieviešot kādu komplicētāku risinājumu.
Vērtīgs raksts?
Vēlaties saņemt šādus rakstus katru mēnesi savā e-pastā?
Ja vēlaties uzzināt vairāk par VISMA risinājumiem personāla jomā, lūdzu apmeklējiet produktu lapas:
Visma Talent Solutions – risinājums inovatīvai talantu vadībai »
HoP – darbinieku pašapkalpošanās »
Appical – risinājums efektīvai darbinieku ievadīšanai (onboarding) darbā >>