Ieviešanas process

Izpildītājs veic sistēmas izvietošanu Visma mākonī un nosūta pasūtītājam informāciju par pieslēgšanās iespējām. 

Ieviešot sistēmu, jau sākotnēji pasūtītāja vidē tiek uzstādīta sistēmas sākuma konfigurācija. Tā ir iepriekš sagatavota vide, kas ir veidota balstoties uz  Visma līdzšinējo sistēmas ieviešanas pieredzi un tā, lai spētu nodrošināt galveno pamata grāmatvedības funkciju izpildi. Privātā un publiskā sektora iestādēm ir izveidotas atšķirīgas un to specifikai pielāgotas sākuma konfigurācijas versijas. Sākuma konfigurācija ļauj ieviešanas procesu padarīt efektīvāku, samazināt projekta budžetu un ātrāk piegādāt lietojamu risinājumu.  Pēc nepieciešamības sākuma konfigurācija var tikt papildināta un pielāgota konkrētās organizācijas uzskaites vajadzībām. Pielāgojumu veikšana var notikt atbilstoši līgumā noteiktajam, veicot pasūtītāja procesu padziļinātu izpēti projekta sākumā, vai papildinot konfigurāciju pēc nepieciešamības jau sistēmas testēšanas posmā. 

Ja projekts paredz pasūtītāja procesu padziļinātu izpēti, tad sistēmas konfigurācija tiek veidota atbilstoši izpētes intervijās norunātajam. 

Piemēra pēc minēti biežāk projektos veiktie konfigurācijas darbi:

• sistēmas uzstādījumu konfigurēšana (dokumentu tipu, kontējumu shēmu, numeratoru, uzskaites parametru, kontroles un vides parametru konfigurēšanu);
• pamata klasifikatoru izveide (kontu plāns, dimensijas, personāla pamatklasifikatori, samaksas un ieturējumu veidi, Nomenklatūru grupas, PL nolietojuma grupas, u.c. ar klientu izpētes gaitā saskaņoti klasifikatori).

Ja līgumā paredzēts, tiek veikti arī dažādi konfigurācijas darbi (pārsvarā šie ir laika uzskaites darbi, par kuriem norēķins tiek veikts pēc faktiski patērētā laika), piemēram:

• Izdruku formu rediģēšana;
• Rīkojumu izveide;
• Lietotāju un lomu izveide;
• Administratīvo filtru izveide;
• Izskatu un filtru konfigurācija.

Ja līgums to paredz, tiek veikta pasūtītāja procesu izpēte projekta sākuma posmā, lai iepazītu uzņēmuma uzskaites procesus, uzskaites detalizācijas vajadzības, individuālas un specifiskas sistēmas konfigurācijas pielāgošanas nepieciešamību.  Izpēte tiek organizēta intervijās ar Pasūtītāja atbildīgajām personām, sadalījumā pa tēmām, kas tiek saskaņotas izpētes procesā. Lai noskaidrotu sistēmā veicamās konfigurācijas apjomu, uzskaites pamatdatu detalizāciju un nianses, izpētēs tiek pārrunāts pats process, tajā iesaistītie darbinieki, sagatavojamās informācijas detalizācijas pakāpe, rezultātā iegūstamās atskaites. Ņemot vērā līdzšinējās uzskaites sistēmas un ieviešamās uzskaites sistēmas iespējamās atšķirības, Pasūtītāja pusē ir jābūt gatavībai veikt procesu izmaiņas, lai maksimāli efektīvi ar sistēmas sniegtajām iespējām panāktu vēlamo rezultātu. 

Pēc intervijas tiek veiktas piezīmes par tikšanās reizē izrunāto un abpusēji nolemto. Šī informācija ir būtiska sistēmas konfigurācijai un vēlākai risinājuma testēšanai.

Datu pārnešana tiek veikta ar Horizon iestrādātām Excel veidnēm. Pasūtītājs ir atbildīgs par datu izguvi no iepriekšējās sistēmas un datu sakārtošanu Excel failos. Izpildītājs veic Pasūtītāja apmācību par veidņu aizpildīšanu, sniedz nepieciešamo atbalstu vai, ja par to atsevišķi vienojas, veic datu kārtošanu saskaņā ar Pasūtītāja norādēm. 

Datu sagatavošanas procesā jāņem vērā izpētes rezultātā saskaņotie klasifikatori un to vērtības, lai datu ienešana būtu tehniski iespējama.  

Izpildītājs veic iesniegto datu pārnešanu un ir atbildīgs par datu atbilstību iesniegtajām veidnēm. Ja dati veidnēs ir sagatavoti neatbilstoši uzskaites klasifikatoriem un pārnešana nav tehniski iespējama, izpildītājs iesniedz pasūtītājam atklāto kļūdu aprakstu, kādus datus nav iespējams ienest. 

Datu pārnešanas ietvaros tiek pārnesti sistēmas pamatdati un daļa sākuma atlikumu. Netiek migrēti vēsturiskie grāmatvedības dati vai dokumenti.  Datu pārnešanas/kārtošanas apjoms ir atkarīgs no attiecīgā moduļa. 

Tā kā procesā tiek izmantotas sistēmā iestrādātas datu pārnešanas veidnes, tad datu pārnešanu var veikt arī pasūtītājs patstāvīgi. Šī iemesla dēļ datu pārnešanai paredzētais  darbu apjoms no Visma konsultantu puses var būt atšķirīgs dažādos projektos, jo ir tiešā veidā saistīts ar pasūtītāja iesaisti procesā.

Atkarībā no organizācijas lieluma un ieviešanas projekta sarežģītības, projektos var tikt atsevišķi izdalīta risinājuma testēšana, lai vēl pirms sistēmas lietošanas uzsākšanas pārliecinātos par risinājuma atbilstību Pasūtītāja uzskaites prasībām. Risinājuma testēšanu Pasūtītājs veic patstāvīgi vai ar Izpildītāja atbalstu. Veicot izskatīšanu kopīgi ar Izpildītāju, tiek veikta Pasūtītāja galveno lietotāju iepazīstināšana ar sistēmas darbības principiem, kā arī nepieciešamības gadījumā tiek veikta apmācība par sistēmas administrēšanu. Risinājuma testēšanas procesā ir jāiesaista Pasūtītāja galvenie sistēmas lietotāji, kas var pieņemt lēmumu par procesu uzskaiti un vajadzības gadījumā par nepieciešamo konfigurācijas maiņu. Ja risinājuma testēšanas procesā tiek identificēta nepieciešamība mainīt konfigurāciju, izpildītāja konsultants veic izmaiņas sistēmas konfigurācijā. 

Akcepttestēšanas procesā var tikt izmantots akcepttesta protokols, ja līgums paredz tāda sagatavošanu un projektā ir veikta pasūtītāja procesu padziļināta izpēte.

Projekta ietvaros risinājuma testēšanas procesā veicamo izmaiņu apjoms nav neierobežots. Galvenā šī procesa nozīme ir pārliecināties par to, ka veiktā sistēmas konfigurācija spēj nodrošināt izpētē pārrunātos procesus. Tiek pieņemts, ka izpētes rezultātā pastāv iespēja informāciju interpretēt atšķirīgi, tāpēc testēšanas procesā šīs neatbilstības tiek identificētas un novērstas. Tomēr gadījumā, ja izskatīšanas procesā pasūtītājs maina iepriekš pārrunāto procesu vai kādu no iepriekš izteiktajām prasībām, tad šādas izmaiņas ir izvērtējamas kā izmaiņu pieprasījums, par kura realizāciju lemj atsevišķi projekta vadības līmenī.

Apmācību ir iespējams organizēt situācijai atbilstošākajā formā – specializēti apmācības kursi, mācību semināri pa tēmām vai individuāla lietotāju apmācība konsultāciju veidā.
Dažādās apmācību iespējas viena otru papildina, un atkarībā no situācijas var tikt sekojošas apmācības: 

1. Lietotāju apmācība kursos (grupās pa 10 cilvēkiem, klātienē klasē vai attālināti virtuālā vidē ar dalībnieku līdzdarbošanos sistēmā). Ar semināru tēmām un mācību grafiku iespējams iepazīties Visma mājas lapā.
2. Piekļuve lietotājiem video apmācību platformai, kurā iespējams apgūt sistēmas lietošanas nianses patstāvīgā ceļā.
3. Lietotāju konsultācijas un atbalsts. Pēc sākuma konfigurācijas uzstādīšanas vai individuālas konfigurācijas pabeigšanas tiek uzsākta lietotāju apmācība par pamatdatu ievadi, dokumentu izveidi, ikmēneša procesiem, pārskatiem utt. Apmācību procesā vēlams iesaistīt sistēmas galvenos lietotājus, kas var sniegt atbalstu arī citiem sistēmas lietotājiem. 
4. Instrukciju izveide lietotājiem atsevišķu procesu ievadei sistēmā.
5. Publiskā sektora iestādēm ir iespēja abonēt piekļuvi vienotajām publiskā sektora vadlīnijām, kas apraksta dažādu procesu uzskaites labāko praksi sistēmā (kas tiek ņemtas par pamatu arī pašā sistēmas ieviešanas procesā). Privātā sektora iestādēm kā apmācību materiāls ir izmantojams arī sākuma konfigurācijas apraksts, kas tiek nodrošināts līdz ar sistēmas uzstādīšanu.

Lai nodrošinātu sekmīgu sistēmas ieviešanu, darbu process, iesaistītās puses un to gaidas ir jāvada. Izvēloties katram projektam piemērotāko projekta pārvaldības metodi - klasisko ūdenskrituma (Waterfall) vai spējo iteratīvo (Agile) - piedāvājam sekojošus projekta vadības posmus: 

• Inicializācijas procesi – pēc līguma parakstīšanas tiek formāli atzīts jauns projekts, kā arī tiek dota atļauja gan Izpildītāja, gan Pasūtītāja puses resursu izmantošanai projekta ietvaros, tiek formēta komanda un uzstādīts sasniedzamais rezultāts.
• Plānošanas procesi – tiek definēts, kas būs jāizdara, kā tiks sasniegti mērķi, kurš un kad veiks nepieciešamās aktivitātes. Informācija par plānoto projekta gaitu tiek apkopota projekta plānā. Plāns var tiks sastādīts kā visam projektam kopumā, tā katram atsevišķam etapam - tas atkarīgs no metodes, kāda tiek izvēlēta projekta pārvaldībā. Plānošanas process neapstājas brīdī, kad tiek uzsākta darbu realizācija, plānošana notiek nepārtraukti, jo ārējie faktori, kā arī projekta iekšējā vide var mainīties. 
• Realizācijas procesi – tiek organizētas un koordinētas sistēmas ieviešanas aktivitātes.
• Kontroles procesi – tiek mērīta un kontrolēta atbilstība starp plānoto un realizēto darba apjomu. Pasūtītājs apstiprina nodevumu piegādi.
• Noslēgšanas procesi – tiek slēgta un saglabāta projekta dokumentācija. Pasūtītājs apstiprina projekta beigas.

Atbilstoši projekta saturam un sarežģītībai ir jāizvēlais optimālais projekta pārvaldības modelis un veicamo aktivitāšu kopums, lai tas būtu samērojams ar ieviešamo darbu apjomu un kalpotu galvenajam mērķim - nodrošināt, ka tiek sasniegts projekta uzstādītais mērķis. 

Projekta vadība ir process, kas tiek veikts gan no Visma puses, gan no pasūtītāja puses, un veiksmīga projekta rezultāta sasniegšanai projekta vadība un uzraudzība pasūtītāja pusē ir izšķiroši svarīga. Īpaši svarīga tā ir projektos, kad sistēmas ieviešana var būt saistīta arī ar uzskaites procesu maiņu un ir nepieciešama arī pārmaiņu vadība organizācijā. Šādos gadījumos ir būtiska pasūtītāja vadības iesaiste projekta pārraudzībā. 

Projekta gaitas pārraudzībai tiek piedāvāts izveidot šādu projekta organizatorisko struktūru:

Vadības komiteja – vadības komitejā ietilpst Pasūtītāja vidējā un augstākā līmeņa vadītāji, kuru uzdevums ir pārraudzīt projekta gaitu un pieņemt lēmumus, kas saistīti ar budžeta, laika vai apjoma izmaiņām. Vadības komitejai ir jānodrošina lēmumu pieņemšana, kas tieši attiecas uz Pasūtītāju un tādējādi ietekmē projekta gaitu.

Projekta vadītājs – Pasūtītāja pusē ir jābūt projekta vadītājam, kurš koordinē, organizē un kontrolē projekta aktivitātes, kuras ir jāveic Pasūtītāja pusei.

SIA Visma Enterprise projekta vadītājs – projekta vadītāja uzdevums ir realizēt līguma nosacījumus, plānot un koordinēt projekta aktivitātes, lai sasniegtu kopējos projekta mērķus. Projekta vadītājs ziņo vadības komitejai par projekta progresu un atbild par ieviešanas procesu kopumā.